Boekhouding19 jul 2023

De juiste zakelijke betaalkaart voor iedere situatie

Tim Haver Droeze

Tegenwoordig kunnen bedrijven niet meer om zakelijke betaalkaarten heen. Of dit nou één gedeelde kaart is of meerdere kaarten voor verschillende medewerkers en afdelingen, veel betalingen moeten nu eenmaal lopen via een zakelijke betaalkaart. Daarbij is er wel altijd de vraag voor welk type kaart je nou moet gaan, en hoeveel je er nodig hebt. Daarom nemen we je in dit artikel mee voor een rondje langs de verschillende opties en wanneer deze nou het beste van pas komen voor jouw bedrijf.

Bedrijfscreditcard

Om te beginnen is er natuurlijk de bedrijfscreditcard of zakelijke creditcard. De meeste bedrijven hebben er in ieder geval een, maar vaak ook meerdere. De bedrijfscreditcard komt goed van pas voor maandelijks terugkerende kosten, bestellingen met lage kosten (tot €1.000), en voor reizend personeel. Zo vereisen softwarelicenties en bijvoorbeeld advertentiekosten voor Google en social media vaak betaling via een creditcard, willen leveranciers voor bestellingen met lagere waardes het liefst geen factuur gebruiken, en wordt jij geacht ervoor te zorgen dat medewerkers in het buitenland niet zonder geld komen te zitten.

Een belangrijk aandachtspunt voor de bedrijfscreditcard is de limiet en door hoeveel personen en afdelingen een enkele kaart wordt gebruikt. Als het gaat om de limiet wil je niet dat betalingen worden geweigerd, maar je wil ook voorkomen dat er te veel geld wordt uitgegeven. Daarom komt het voor veel bedrijven van pas als ze de limieten zelf eenvoudig kunnen aanpassen. Daarnaast wil je ook het aantal personen en afdelingen dat een kaart deelt beperken: hoe meer mensen de kaart delen, hoe minder grip jij hebt op de uitgaven.

Zakelijke debitcard

Als je liever niet op krediet wil uitgeven, kun je ook kiezen voor de debitcard. Het voornaamste verschil met een creditcard is dat een debitcard is gekoppeld aan een bankrekening en uitgaven direct worden afgeschreven van die rekening. Sommige bedrijven vinden dit fijner dan het gebruik van een limiet op een creditcard, zodat ze echt zeker weten dat er niet meer wordt uitgegeven dan dat er daadwerkelijk is. Waarom bedrijven vaak toch voor een creditcard kiezen, is omdat ze daarmee makkelijker grote uitgaven kunnen doen en omdat debitcards niet overal worden geaccepteerd.

Waar creditcards over het algemeen wereldwijd worden geaccepteerd, is dit voor debitcards niet het geval en is dit vaak beperkt tot (enkele landen binnen) Europa. Ook is het bij veel webshops niet mogelijk om te betalen met een debitcard. Een debitcard komt dus vooral van pas als je bang bent dat je met een creditcard limiet toch te veel uitgeeft en als je niet naar het buitenland hoeft. Anders is het advies toch vaak om voor een zakelijke creditcard te kiezen.

Prepaid creditcard

Dan is er ook nog de . Deze kaart is niet gekoppeld aan een bestaande bankrekening en is ook niet te gebruiken met een factuur achteraf. Je laad de kaart op met een prepaid saldo alvorens je geld kunt uitgeven. Afhankelijk van de aanbieder heeft de prepaid creditcard dezelfde kenmerken als een normale creditcard, en kun je deze dus wereldwijd gebruiken voor vrijwel alle uitgaven. Je bent er alleen zeker van dat je niet over het tegoed heen gaat dat je er van tevoren op hebt gezet.

De prepaid creditcard is multifunctioneel, maar wordt door bedrijven vaak gezien als een situationele kaart. Zo kun je de kaart bijvoorbeeld opladen en aan een medewerker meegeven die gaat reizen, of een kaart beschikbaar stellen aan een nieuwe medewerker voor de inrichting van zijn of haar thuiskantoor. Toch wordt er ook wel eens voor gekozen om de prepaid creditcard te gebruiken als normale creditcard, en daar de maandelijks terugkerende licenties bijvoorbeeld mee te betalen. De reden hiervoor is dat een normale zakelijke creditcard vaak een ‘minimaal spend’ heeft, waar niet iedereen aan komt. Voor de prepaid creditcard is dit bedrag lager en dus makkelijker te halen, zeker voor de wat kleinere bedrijven.

Fysieke- of virtuele creditcard

Tegenwoordig is de keuze niet alleen beperkt tot het type kaart, maar ook hoe je deze uitgeeft. De traditionele banken geven meestal nog steeds fysieke creditcards uit als enige optie, maar er zijn ook aanbieders met creditcard software die je in staat stellen om een . De kaart heeft nog steeds alle eigenschappen van een normale bedrijfscreditcard, inclusief een kaartnummer, kaarthouder en CVC nummer, maar staat simpelweg op de smartphone van de gebruiker. Dit wordt gebruikt om te voorzien in de behoeften en gewoontes van de moderne medewerker, is een extra stap naar meer duurzaamheid door het overbodig maken van de fysieke kaart, verhoogt de veiligheid omdat deze moeilijker te kopiëren is dan een fysieke kaart, en kan binnen enkele klikken worden uitgegeven waardoor je niet meer hoeft te wachten tot de fysieke kaart per post arriveert.

Er is in ieder geval genoeg om uit te kiezen. Ben je benieuwd welke kaart het beste past bij jouw bedrijf? Bekijk dan eens ! We helpen je graag bij het maken van de juiste keuze.

De juiste zakelijke betaalkaart voor iedere situatie

Bedrijfscreditcard

Zakelijke debitcard

Prepaid creditcard

Fysieke- of virtuele creditcard

More from Circula

SaaS fintech Circula schaalt directieteam op

Do's en don'ts van het opleidingsbudget

De beste werkomgeving, ook vanuit huis

Bedrijfscreditcard

Zakelijke debitcard

Prepaid creditcard

Fysieke- of virtuele creditcard