Tim Haver Droeze
Automatisering in de boekhouding is ook mogelijk zonder een duur ERP-systeem: als bedrijven de juiste tools slim aan elkaar koppelen.
Tim Haver DroezeIs je boekhouding traag, vergt ze veel middelen en legt ze werktijd in beslag die medewerkers voor belangrijkere zaken kunnen gebruiken? Dan behoor je wellicht tot de groep bedrijven die hun boekhouding op een klassieke, analoge manier doen.
Maar als je nieuwe digitale tools slim combineert en automatisering invoert, kun je de inspanning en de kosten van de boekhouding vele malen verlagen.
De klassieke boekhouding bestaat uit veel afzonderlijke handmatige processen. In het tijdperk van digitalisering kun je terecht stellen: klassieke boekhouding is traag en inefficiënt. Laten we enkele van de processen van Boekhouding 1.0 doornemen.
Inkomende facturen komen in gedrukte vorm binnen en worden doorgestuurd naar de financiële afdeling. Daar maken medewerkers een kopie voordat ze het origineel per post en met een stempel van de rekeningtoewijzing doorsturen voor interne verificatie.
Dan moet de medewerker die de bestelling deed de feitelijke en professionele juistheid bevestigen. Afhankelijk van het factuurbedrag moet de directeur of leidinggevende de factuur ook nog goedkeuren.
Het fysieke document gaat dus door verschillende handen en mappen voordat deze wordt betaald en in de boekhouding is verwerkt en gearchiveerd.
Voor reiskostendeclaraties van medewerkers is de procedure niet minder papier- en arbeidsintensief. Eerst betaalt de medewerker uit eigen zak de hotel- en vervoerskosten die hij tijdens zijn zakenreis maakt.
Na terugkeer verzamelt hij alle bonnen, voert de kosten via een reiskostenformulier op en stuurt deze samen met de bewijsstukken naar de boekhoudafdeling. Uiteraard per interne post.
Bij de boekhouding worden de documenten aan elkaar gekoppeld. In geval van verschillen wordt het bonnetje teruggestuurd naar de betrokken medewerker. Die moet het overzicht corrigeren en opnieuw naar de boekhouding sturen.
In sommige bedrijven biedt de werkgever ook fysieke creditcards aan voor reiskosten. In veel gevallen kost het veel moeite om de afgeschreven betalingen toe te wijzen aan de bonnen en ontvangstbewijzen.
Hoewel de handmatige inspanning voor uitgaande facturen beperkt is, legt het ook beslag op de werktijd van medewerkers van de boekhoudafdeling. Zij voeren de uitgaande facturen meestal in een lijst in, bijvoorbeeld in Microsoft Excel. Dat is voor dit doel echter geen optimale oplossing.
Op gezette tijden moeten zij handmatig controleren of ze een betaling hebben ontvangen en zo nodig een herinnering versturen. Alle facturen moeten ze maandelijks doorsturen naar de belastingadviseur. Deze boekt ze in en verstuurt pas na enkele weken het bedrijfsmanagementverslag.
Deze processen zijn veel efficiënter en kosteneffectiever af te handelen met behulp van professionele software.
ERP-systemen zijn de meest holistische oplossing voor het optimaliseren van de boekhouding. Zij combineren alle essentiële bedrijfsprocessen in een uniforme toepassing. Interfaceproblemen en discontinuïteit vermijd je hier grotendeels mee.
Maar deze toepassingen zijn complex, duur en te groot. Vooral voor starters en kleine ondernemingen. Moeten zij het dan stellen zonder de voordelen van gedigitaliseerde processen? Nee, want door verschillende hulpmiddelen te combineren en dankzij automatisering en slimme proceskoppeling, bespaar je met minimale inspanning maximaal op de boekhouding.
Het is realistisch om 80% van het werk te beheren met 20% van de vroegere inspanning. Om een dergelijke Boekhouding 2.0 te implementeren, moet je wel de juiste digitale tools kiezen.
De volgende toepassingen zijn nodig:
Meer belangrijke boekhoudkundige onderwerpen vind je in onze whitepaper serie. Lees bijvoorbeeld meer over uitgaande en inkomende facturen, automatisering in de boekhouding en controlling.
Op zoek naar eenvoudige en een financieel platform om te beheren? Sluit vandaag nog een af!
