Tim Haver Droeze
Leer hoe je de kilometervergoeding voor 2023 berekent en zorg dat je klaar bent voor de nieuwste fiscale regels. Krijg duidelijkheid en zekerheid over de juiste verwerking van je kilometers.
Tim Haver Droeze
Tim Haver Droeze
Tim Haver DroezeDe fiscale regels omtrent de kilometervergoeding wijzigen met enige regelmaat. Ook bij gewijzigde regelgeving geldt dat duidelijkheid en zekerheid fijn is. Daarom lees je in dit artikel alles over de kilometervergoeding 2023, zodat je ook in 2023 zekerheid hebt dat je gedeclareerde kilometers fiscaal juist verwerkt en uitkeert.
De kilometervergoeding is een vergoeding die de medewerker ontvangt voor elke gereisde kilometer. De hoogte van de kilometervergoeding is niet afhankelijk van het gebruikte vervoermiddel. Of de medewerker nu reist met de fiets, het openbaar vervoer, carpoolt of met de auto gaat. Als werkgever kun je in 2023 maximaal € 0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden.
De enige uitzondering op deze regel zijn kilometers die de medewerker maakt met het openbaar vervoer. In dat geval mag je als werkgever ook belastingvrij de werkelijke reiskosten vergoeden.
Niet alle door de medewerker gemaakte kilometers komen in aanmerking voor de belastingvrije reiskostenvergoeding. Uitsluitend de gereisde kilometers voor woon-werkverkeer en dienstreizen komen in aanmerking voor de belastingvrije kilometervergoeding. Er is geen sprake van een maximale reisafstand.
Medewerkers kunnen dus zowel voor dienstreizen als voor woon-werkverkeer een belastingvrije kilometervergoeding ontvangen. Hierbij geldt dat je alleen de werkelijk gemaakte kilometers onbelast mag vergoeden.
Het is dan ook van belang om bij een reiskostendeclaratie gelijk de onderbouwing te registreren, oftewel een specificatie van de gedeclareerde kilometers. Door het aantal gedeclareerde kilometers te vermenigvuldigen met de belastingvrije kilometervergoeding bereken je vervolgens de kilometervergoeding.
Er is één uitzondering op de regel dat alleen de werkelijk gemaakte kilometers onbelast vergoed mogen worden. Deze uitzondering bestaat sinds 2022 en bepaalt dat de medewerker ook een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag ontvangen op het moment dat hij minimaal 76 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist.
Deze vaste reiskostenvergoeding ontvangt de medewerker dan voor het gehele jaar, ook voor de dagen dat hij thuiswerkt. Voor medewerkers in deeltijd geldt hetzelfde aantal van 76 dagen, maar dan naar rato van het aantal werkdagen per week.
Lees hier meer over .
Een kort rekenkundig voorbeeld. Een medewerker reist naar zijn vaste werkplek met de trein, een enkele reis is 20 kilometer. De werkgever kan dan kiezen om of 40 x €0,21 = €8,40 te vergoeden, of de werkelijk gemaakte kosten (de kosten van het treinkaartje).
Voor de medewerker is het gunstig om de hoogste van de twee vergoedingen te ontvangen. Reist dezelfde medeweker met de auto, dan kan deze ook €8,40 belastingvrij ontvangen. Ook is het mogelijk dat deze medewerker er voor kiest om te carpoolen. De hoogte van de belastingvrije vergoeding is in dit geval afhankelijk van degene die het carpoolen organiseert.
Wordt dit door de werkgever georganiseerd, dan kan de chauffeur ook een belastingvrije vergoeding ontvangen voor de kilometers die hij omrijdt. Organiseren verschillende medewerkers zelf het carpoolen, dan heeft iedere medewerker apart recht op een belastingvrije kilometervergoeding van €0,21. De chauffeur krijgt geen extra vergoeding voor de extra kilometers die hij mogelijk maakt.
Een kilometervergoeding is niet wettelijk verplicht. Dit betekent dat iedere medewerker recht heeft op de kilometervergoeding die is opgenomen in zijn contract. Of die in de cao is opgenomen.
Is in het contract of cao van de medewerker niks opgenomen over een kilometervergoeding, dan is deze dus niet verplicht. Dan is het een secundaire arbeidsvoorwaarde die onderhandelbaar is.
Het feit dat de maximale belastingvrije vergoeding €0,21 per kilometer bedraagt, betekent ook niet dat de werkgever verplicht is dit bedrag te vergoeden. Dit is wederom afhankelijk van de cao of het contract. Het bedrag van €0,21 is echter wel een maximum.
Vergoed je als werkgever meer dan deze €0,21, dan wordt dit fiscaal aangemerkt als loon. Dit betekent dat je als werkgever loonheffing bent verschuldigd over het gedeelte van de vergoeding dat hoger is dan de €0,21 per kilometer.
Ook hier is echter een uitzondering op. Via de werkkostenregeling kun je als werkgever de hogere vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. Zo blijft ook het bedrag dat hoger is dan €0,21 onbelast.
Ondanks dat een kilometervergoeding niet wettelijk verplicht is, is het voor medewerkers wel in alle gevallen gunstig om hun gemaakte zakelijke kilometers te registeren en te declareren bij de werkgever. Oók als zij hiervoor geen afzonderlijke vergoeding ontvangen. Dit komt doordat de medewerker wel recht heeft op de belastingvrije vergoeding.
Keer je deze vergoeding niet uit, dan kun je de kilometers ‘uitruilen’. Dit betekent dat je minder loonheffing over het loon van de medewerker inhoudt, omdat hij recht heeft op een belastingvrije vergoeding. Het is dan ook een goed idee om hierover afspraken te maken met medewerkers. Dit uitruilen kost jou als werkgever namelijk niks, terwijl de medewerker er wel een fiscaal voordeel mee heeft.
Je kunt dus een keuze maken over de hoogte van de kilometervergoeding op het moment dat de medewerker (gedeeltelijk) met het openbaar vervoer reist. Hierbij kun je kiezen om de reisafstand te vermenigvuldigen met de kilometervergoeding. Of je kiest ervoor om de werkelijke kosten van het openbaar vervoer te vergoeden.
Deze keuzemogelijkheid is een politieke beslissing. Door de werkelijke kosten van het openbaar vervoer volledig te vergoeden, hoopt de politiek het gebruik van het openbaar vervoer te stimuleren.
Op het moment dat je als werkgever de werkelijke kosten van het openbaar vervoer vergoedt, dan mag je daarnaast ook de reis van de medewerker van en naar het openbaar vervoer vergoeden. Oftewel, de reis van de medewerker naar het station, de tram- of bushalte vanaf huis mag je onbelast vergoeden tegen €0,21 per kilometer. Hetzelfde geldt voor de reis van het station, tram- of bushalte naar de werkplek.
Voor de kilometervergoeding voor de eigen auto geldt de hoofdregel van €0,21 per kilometer, zowel voor woon-werkverkeer als voor dienstreizen. Het aantal kilometers bestaat uit wat de Belastingdienst omschrijft als ‘de gebruikelijke route’.
De gebruikelijke route voor de fiets is de kortste route, in tegenstelling tot vervoer per auto. In dat geval is de snelste route de gebruikelijke route.
Meer weten over declaraties en zakelijke kosten?
Op zoek naar eenvoudige en een financieel platform om te beheren? Sluit vandaag nog een af!