Declaratiebeheer - Alles wat je moet weten

Wat zijn declaraties en waar komen deze vandaan?

Vrijwel elke organisatie heeft te maken met onkosten door werknemers. Deze uitgaven hebben vaak betrekking op activiteiten die werknemers namens hun werkgever ontplooien of die bijdragen aan hun functioneren.

Door werknemers gemaakte onkosten die vergoed moeten worden

Er zijn tal van onkosten denkbaar die werknemers maken en die vervolgens door hun werkgever vergoed worden. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, het volgen van trainingen of conferenties, of het aanschaffen van apparatuur of kantoorbenodigdheden. Door het vergoeden van deze kosten goed te organiseren, vergroot je de tevredenheid van je medewerkers. Welke onkosten je als werkgever allemaal dient te vergoeden, hangt af van de geldende wet- en regelgeving en de regels die je zelf opstelt.

Eenmalige kosten en terugkerende kosten

Voor een gedegen financiële administratie wordt vaak onderscheid gemaakt tussen eenmalige kosten en terugkerende kosten. Eenmalige kosten – de term zegt het al – draaien om kosten die zelden of eenmalig worden gemaakt. Voorbeelden hiervan zijn de aanschaf van een bureaustoel om vanuit huis te werken, bepaalde apparatuur of een eenmalige training of opleiding. Bij dit type kosten is het doorgaans goed mogelijk om ze van tevoren te plannen.

Bij terugkerende kosten gaat het om kosten die periodiek of regelmatig terugkeren. Daarmee maken ze deel uit van de dagelijkse bedrijfsvoering van een bedrijf. Voorbeelden zijn onder meer zakenlunches, reiskosten, kantoorbenodigdheden of software-abonnementen. Medewerkers maken deze kosten regelmatig, en ze zijn daarmee vaak belangrijk voor het algehele functioneren van de organisatie.

Waar hebben werknemers wettelijk recht op?

Waar werknemers wettelijk recht op hebben, hangt af van het land waarin ze werken en de interne richtlijnen die een bedrijf opstelt. In de regel kunnen werknemers de volgende kosten bij hun werkgever declareren: reiskosten, kantoorbenodigdheden, maaltijden en representatiekosten, hotel- en accommodatiekosten en relevante trainingen en cursussen. De regels en limieten die hiervoor gelden, kunnen per land, sector en werkgever verschillen. Met de werkkostenregeling (WKR) kunnen werkgevers zelf bepalen welke onkosten zij belastingvrij of met belastingvoordeel vergoeden. Het is voor werkgevers belangrijk om hier helder over te communiceren en voor werknemers zaak om zich goed op de hoogte te stellen van wat er allemaal mogelijk is.

Wil je meer weten over het berekenen van je reiskostenvergoeding? Check dan deze blog.

Het vergoeden van deze onkosten heeft een positieve impact op werknemers

Buiten de hierboven genoemde onkosten die werknemers in de regel kunnen declareren, is het via de WKR mogelijk te bepalen welke aanvullende uitgaven je wil vergoeden. Dit heeft vaak een positieve impact op werknemers. Denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar stellen van een budget dat zij kunnen inzetten voor hun professionele en persoonlijke ontwikkeling. Of aan het aanbieden van het lidmaatschap van een sportschool om een gezonde levensstijl te promoten. Ook kan je ervoor kiezen om een fietsplan op te tuigen waarmee werknemers voordelig een fiets kunnen aanschaffen voor woon-werkverkeer.

Hoe kunnen organisaties declaraties beheren?

Het beheren van onkosten vereist een goed gedefinieerd beleid, duidelijke communicatie met medewerkers en een robuuste boekhouding. Door dit in acht te nemen, kunnen organisaties onkosten efficiënt beheren, zorgen voor financiële transparantie, en wet- en regelgeving naleven.

Hoe bepaal je wat werknemers mogen declareren?

Om grip te houden op wat je werknemers aan onkosten declareren, is het belangrijk om heldere richtlijnen op te stellen en duidelijke regels voor uitgaven en declarabele kosten te scheppen. Hou hierbij rekening met zaken als kostensoorten, maximale bedragen en uitzonderingen. Definieer wat werknemers mogen declareren en via welke processen dit dient te gebeuren. En zorg ervoor dat je richtlijnen in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving en arbeidsvoorschriften.

Hoe informeer je werknemers over je declaratieprocessen?

Communiceer je richtlijnen en declaratieprocessen helder aan al je medewerkers. Dit kan via interne communicatiekanalen zoals e-mails, intranet of door het makkelijk vindbaar te maken in centraal opgeslagen handboeken. Zorg ervoor dat medewerkers goed op de hoogte zijn van processen, deadlines, en eventuele vereiste documentatie. Ook kan het goed zijn om via eenmalige of periodieke trainingen medewerkers te ondersteunen in het correct doen van declaraties en wat hier allemaal bij komt kijken.

Waar moeten medewerkers rekening mee houden?

Werknemers moeten zich bewust zijn van het belang van geldige bonnen en facturen voor hun uitgaven. Moedig hen aan om bonnen te bewaren en de vereiste informatie zoals bedragen, datums en btw-vermeldingen correct vast te leggen. Wijs medewerkers daarnaast op eventuele uitzonderingen of limieten die van toepassing zijn op bepaalde uitgaven.

Waar moet de boekhouding rekening mee houden bij declaratiebeheer?

Zorg ervoor dat de boekhouding een systeem heeft om uitgaven te categoriseren en toe te wijzen aan specifieke projecten of kostensoorten. Dit vergemakkelijkt het bijhouden van uitgaven en biedt inzicht in de financiële situatie van het bedrijf. Uiteraard is het ook van belang dat de boekhouding op de hoogte is van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van declaratiebeheer. Denk hierbij onder meer aan belastingaftrek, rapportagevereisten en eventuele btw-verplichtingen.

Hoe kan je je declaratiebeheer automatiseren?

Bedrijven kunnen hun onkostenbeheer aanzienlijk stroomlijnen door gebruik te maken van declaratiesoftware.

Een centrale plek om uitgaven te verwerken

Geautomatiseerde declaratiesoftware zorgt voor een gecentraliseerd platform waar werknemers hun onkosten kunnen indienen. Door hier gebruik van te maken, verdwijnt de noodzaak van handmatig papierwerk en creëer je een digitale opslagplaats voor alle documenten en informatie die met onkostenvergoeding te maken hebben. Dat alles op één plek te vinden is, helpt zowel je medewerkers als je financiële afdeling.

Eenvoudige goedkeurings- en controleprocessen

Automatisering maakt het mogelijk om de goedkeurings- en controleprocessen voor onkostenvergoeding beter  in te richten, bijvoorbeeld door de workflows te vereenvoudigen. Managers of medewerkers van je financiële afdeling kunnen gedeclareerde onkosten hierdoor digitaal bekijken en goedkeuren. Geautomatiseerde workflows zorgen zo voor een snellere verwerking van onkosten, verminderen knelpunten en de kans op fouten en verbeteren de algehele efficiëntie van je financiële administratie.

Automatisch bonnetjes herkennen en verwerken

Het integreren van geavanceerde technologieën zoals Optical Character Recognition (OCR) in declaratiesoftware maakt het mogelijk om automatisch relevante informatie van bonnen te herkennen en te extraheren. Het enige wat medewerkers dan hoeven te doen is het bonnetje scannen en indienen. Door dit proces zo veel mogelijk te automatiseren, is het niet langer nodig om gegevens handmatig in te voeren. Dit bespaart tijd en frustratie en vermindert de kans op fouten aanzienlijk.

Kostencategorieën binnen één systeem

Om goed inzicht te hebben in de verschillende onkosten die binnen je bedrijf worden gemaakt, is het belangrijk om declaraties goed te categoriseren. Declaratiesoftware maakt het mogelijk om dit proces te automatiseren en verschillende kostencategorieën binnen één systeem te integreren. Door dit proces zo veel mogelijk te automatiseren, vergroot je de nauwkeurigheid van je declaratiebeheer. Dit helpt om de kwaliteit van je rapportages, analyses en budgetten naar een hoger plan te tillen.

Geautomatiseerde matching van bonnen op creditcarduitgaven

Slimme declaratiesoftware kan bonnen automatisch matchen aan de creditcarduitgaven die erbij horen. Zo verminder je de administratieve rompslomp in de boekhouding en kan je efficiënter gebruikmaken van budgetten.

Integratie met bestaande ERP-, HR-, en Payrolling-systemen

De integratie van geautomatiseerde declaratiesoftware met bestaande tools voor Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR) en Payroll-systemen zorgt voor een verdere stroomlijning van je administratieve processen. Je verbetert zo de nauwkeurigheid van je declaratiebeheer, elimineert dubbel werk en vergroot je inzicht en daarmee de controle over je onkosten en uitgaven. De integratie met bestaande systemen komt bovendien de gebruiksvriendelijkheid voor je medewerkers ten goede, omdat je procesflows zo automatisch op elkaar afstemt.

Waarom zou je je declaratiebeheer optimaliseren?

Het optimaliseren van onkostenbeheer door middel van declaratiesoftware biedt bedrijven verschillende voordelen.

Eenvoudige processen vergroten de werknemerstevredenheid

Het via automatiseringstools stroomlijnen van je declaratieproces verbetert de ervaring die werknemers hebben bij het indienen van hun declaraties. Gebruiksvriendelijke tools zorgen ervoor dat medewerkers eenvoudig hun onkosten kunnen indienen en vergoed krijgen, waardoor ze minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken. De tijd die medewerkers hierdoor besparen, kunnen ze besteden aan taken die van toegevoegde waarde zijn voor het bedrijf én levert hen doorgaans meer werkplezier op.

Automatisering zorgt voor tijdsbesparing en efficiëntie

Door je declaratiebeheer te automatiseren, elimineer je handmatige taken en daarmee de tijd die medewerkers besteden aan het verwerken van onkosten. Werknemers kunnen bonnetjes eenvoudig scannen en indienen, en de financiële afdeling kan deze efficiënt beoordelen en doorvoeren. Ook ben je als bedrijf hierdoor in staat om gedetailleerde onkostenrapportages te genereren, waardoor je uitgavenpatronen kan analyseren en beter inzicht krijgt in je onkosten. Dit draagt weer bij aan het opstellen van realistische budgetten en het maken van financiële prognoses.

Minder handmatige stappen = minder fouten

Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Wie onkostendeclaraties handmatig blijft invoeren, loopt daarmee het risico dat er weleens iets fout gaat – met alle gevolgen van dien. Door je declaratiebeheer te automatiseren, kan je de kans op fouten en onregelmatigheden – van kwijtgeraakte bonnetjes tot onjuiste categorisering – tot een minimum beperken. Zo zorgt automatisering voor een grotere nauwkeurigheid binnen je declaratiebeheer en verbetert de kwaliteit van je administratie.

Naleven van wet- en regelgeving

Een cruciaal aspect van declaratiebeheer is het naleven van geldende wet- en regelgeving. Declaratiesoftware kan hierbij helpen door het mogelijk te maken om vooraf gedefinieerde regels en veiligheidscontroles in te stellen. Ook is het mogelijk om documentatie zoals ontvangstbewijzen en facturen op te slaan om er zeker van te zijn dat je declaratiebeheer voldoet aan wet- en regelgeving.

Klantcase: Zo heeft Circula het declaratiebeheer van ABOUT YOU naar een hoger plan getild

ABOUT YOU werd in 2014 opgericht als dochteronderneming van Otto en is een van de snelst groeiende e-commercebedrijven in Europa. In het boekjaar 2021/22 genereerde ABOUT YOU een omzet van liefst 1,73 miljard euro. En inmiddels telt het bedrijf 1.500 medewerkers uit 77 landen die zich inzetten om klanten een gepersonaliseerde winkelervaring op hun smartphones te bieden.

Als het gaat om medewerkerstevredenheid staat voor ABOUT YOU het gebruik van moderne technologieën centraal. Als onderdeel van de digitale transformatie binnen het bedrijf was de online retailer dan ook op zoek naar een oplossing die de boekhouding van reiskosten en onkosten zou vereenvoudigen. Er was behoefte aan een moderne tool die perfect past in het systeemlandschap, continu wordt geoptimaliseerd door de provider en het makkelijk maakt om aanpassingen aan te brengen.

Al snel bleek dat de toenmalige declaratieoplossing onvoldoende gebruiksvriendelijk was en zorgde voor frustratie bij alle betrokkenen: het hele proces was enorm omslachtig en tijdrovend. In de zoektocht naar een innovatieve oplossing voor het onkostenbeheer viel de beslissing uiteindelijk op de declaratiesoftware van Circula. De gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers speelde hierbij een grote rol. Zij kunnen hun bonnetjes onderweg eenvoudig scannen met de smartphone-app of deze met één klik per e-mail verzenden. Daarnaast past de nieuwe tool perfect in het systeemlandschap van ABOUT YOU en communiceert vlot met alle interfaces.

ABOUT YOU ziet de beslissing om samen te werken met Circula bij de introductie van een nieuwe tool voor declaratiebeheer als een groot succes. Ook door medewerkers is de tool goed ontvangen. Inmiddels maken 639 van de 1.500 medewerkers van het bedrijf gebruik van de nieuwe oplossing. Hun feedback is steevast positief, want het indienen van bonnetjes via de app is nu heel eenvoudig.