Zakelijke betaalkaarten - Alles over het beheer en gebruik

Waar hebben bedrijven een creditcard voor nodig?

Er zijn meerdere situaties denkbaar waarbij een zakelijke creditcard uitkomst biedt. Bijvoorbeeld als er uitgaven nodig zijn die voor medewerkers te groot zijn om voor te schieten en te declareren, wanneer medewerkers regelmatig zakelijke uitgaven doen of als ze snel moeten handelen en geen tijd hebben om een financieel goedkeuringsproces te doorlopen. Het beschikbaar stellen van een zakelijke creditcard kan zowel via de bank als via een creditcardmaatschappij. Ook is het mogelijk om als organisatie zelf creditcards uit te geven. Het beschikbaar stellen van een bedrijfscreditcard levert diverse voordelen op.

Meer vrijheid voor werknemers om aankopen te doen

Een bedrijfscreditcard geeft werknemers de vrijheid om noodzakelijke aankopen te doen zonder dat hier vooraf een financieel goedkeuringsproces voor nodig is. Als je het op de juiste manier aanpakt, kan een zakelijke creditcard veel processen soepeler laten verlopen en frustraties wegnemen. Medewerkers die de beschikking krijgen over een bedrijfscreditcard voelen bovendien meer vertrouwen en waardering, wat ervoor zorgt dat ze graag voor je organisatie willen (blijven) werken.

Ideaal voor terugkerende abonnementen zoals softwarelicenties

Creditcards zijn bijzonder handig bij het afsluiten van terugkerende abonnementen, zoals softwarelicenties. In het huidige digitale landschap zijn veel bedrijven afhankelijk van softwareoplossingen en online services, vaak via abonnementen. Voor veel van deze diensten geldt dat het alleen mogelijk is om het abonnement met een creditcard te betalen. Creditcards vereenvoudigen het afsluiten, opzeggen en wijzigen van deze abonnementen. Zo kunnen bedrijven hun abonnementen efficiënt beheren, onnodige kosten vermijden en controle houden over hun softwaregebruik.

Cruciaal voor reiskosten in het buitenland

Een bedrijfscreditcard maakt het leven van medewerkers die voor hun werk veel in het buitenland moeten zijn een stuk makkelijker. Denk bijvoorbeeld aan het boeken van vliegtickets of hotelovernachtingen of het huren van een auto, wat vaak alleen met een creditcard mogelijk is, maar ook ‘normale’ uitgaven in het buitenland zoals maaltijden. In plaats van alle kosten uit eigen zak voor te moeten schieten en deze vervolgens te declareren, kunnen werknemers vertrouwen op hun door het bedrijf uitgegeven creditcard. Zo kunnen zij zich concentreren op hun werk en het doel van hun reis zonder zich zorgen te hoeven maken over directe financiële lasten, wat hun zakelijke trip efficiënter en minder stressvol maakt.

Wat zijn de verschillende typen betaalkaarten die bedrijven kunnen kiezen?

Bedrijven kunnen tussen verschillende typen betaalkaarten kiezen, elk met unieke kenmerken en voordelen. Om te bepalen of je gaat voor een debitcard of creditcard, een virtuele of een fysieke creditcard en van welk betaalnetwerk je gebruik wil maken, is het goed om de diverse opties en functionaliteiten op een rij te zetten.

Debitcard vs creditcard vs prefundkaart

Veel bedrijven gebruiken zowel debitcards als creditcards. Een debitcard is rechtstreeks gekoppeld aan de bankrekening van het bedrijf. Het biedt real-time tracking van uitgaven en helpt om kosten onder controle te houden. Sommige bedrijven vinden het fijn om een debitcard te gebruiken, zodat medewerkers alleen geld uitgeven dat er daadwerkelijk is. Aan de andere kant stelt een creditcard bedrijven in staat om aankopen op krediet te doen, waarbij de betaling op een later tijdstip wordt voldaan. Dit is bijvoorbeeld handig bij terugkerende licentiekosten en wanneer medewerkers vaak naar het buitenland gaan en op plekken komen waar betalen met een pinpas niet altijd mogelijk is. Bij een creditcard is het belangrijk om de juiste kredietlimiet in te stellen, zodat medewerkers niet te veel uitgeven. Een derde optie is de prefundkaart. Dit is een kaart die je van tevoren ‘oplaadt’ met een bepaald tegoed, maar die in tegenstelling tot een debitcard niet gekoppeld is aan een bankrekening. Hierbij is het risico nog kleiner, maar kan het wel gebeuren dat het tegoed op een onhandig moment op is.

Virtuele creditcard vs fysieke creditcard

Met de opkomst van digitale betalingen neemt ook de populariteit van virtuele creditcards toe. Een virtuele creditcard is een digitale betaalmethode die bestaat uit kaartgegevens (kaartnummer, CVV en vervaldatum) zonder dat daar een fysieke kaart bij hoort. Aanbieders van virtuele creditcards stellen deze altijd beschikbaar in een app, waardoor je via je telefoon ook face-to-face transacties kunt doen. Bovendien kun je de virtuele creditcard net als je fysieke creditcard vrijwel altijd toevoegen aan diensten als Google Pay of Apple Pay, waardoor je de kaart via je smartphone kan gebruiken. Een virtuele kaart biedt vaak verbeterde beveiliging door voor elke transactie unieke kaartgegevens te genereren. Omdat er geen fysieke kaart nodig is, is de virtuele optie duurzamer en is er een kleinere kans op verlies, diefstal of fraude door het kopiëren van de kaart. Fysieke creditcards zijn traditionele kaarten die worden uitgegeven door banken of kaartaanbieders. Deze creditcards kan je zowel voor persoonlijke transacties als voor online aankopen gebruiken. Fysieke kaarten bieden een tastbare betaalmethode en zijn geschikt voor situaties waarin face-to-face transacties noodzakelijk zijn, zoals tijdens zakenreizen of aankopen bij een fysiek verkooppunt.

Eenmalige kaart

Een eenmalige kaart, ook wel een wegwerpkaart genoemd, is een tijdelijke betaalkaart die wordt gegenereerd voor een specifieke transactie of een beperkte periode. Deze kaart biedt extra veiligheid door ervoor te zorgen dat de kaartgegevens alleen geldig zijn voor eenmalig gebruik of binnen een vooraf bepaalde periode. Eenmalige kaarten zijn handig voor bedrijven bij het doen van aankopen bij onbekende of minder vertrouwde leveranciers, en verkleinen zo het risico op frauduleuze activiteiten of ongeautoriseerde afschrijvingen. Zodra de transactie is voltooid of de geldigheidsperiode is verstreken is de eenmalige kaart direct inactief en de kans op misbruik daarmee geminimaliseerd. Ook kan een dergelijke kaart worden uitgegeven aan nieuwe medewerkers, bijvoorbeeld voor het eenmalig inrichten van hun thuiswerkplek.

Mastercard, VISA, American Express

Bedrijven hebben de keuze tussen verschillende betaalnetwerken en uitgevers van creditcards, waarvan Mastercard, VISA en American Express (Amex) de meest bekende zijn. Mastercard en VISA creditcards worden algemeen geaccepteerd en bieden uitgebreide wereldwijde dekking, wat ze voor de meeste bedrijven tot een zeer geschikte optie maakt. Ze bieden een breed scala aan kaartopties met verschillende functies en voordelen. American Express, hoewel minder algemeen geaccepteerd, biedt premium services en staat bekend om zijn uitstekende klantenondersteuning en beloningsprogramma's. De keuze tussen deze kaartnetwerken hangt af van specifieke factoren zoals acceptatiepercentages, geprefereerde beloningsprogramma's en andere bedrijfsvoorkeuren.

Hoe bepaal je het aantal benodigde creditcards en de bijbehorende limieten?

Om te bepalen hoeveel creditcards je bedrijf nodig heeft, welke medewerkers ze moeten hebben en wat de juiste limieten zijn, is het belangrijk om bij een aantal punten stil te staan.

Inventariseren uitgaven en terugkerende kosten

Een goede stap om te bepalen hoeveel creditcards je bedrijf nodig heeft, is het inventariseren van je uitgaven en terugkerende kosten als abonnementen en softwarelicenties. Door dit goed in beeld te krijgen, is het eenvoudiger om ervoor te zorgen dat je voor elke noodzakelijke uitgave over de geschikte betaalmethode beschikt.

Factuurkosten overzetten naar creditcards

Overweeg of kosten die momenteel via facturen lopen, over zijn te zetten naar creditcards. Dit stroomlijnt het betalingsproces en vermindert de administratieve lasten. Om te bepalen of dit inderdaad voordelig is voor jouw bedrijf, is het uiteraard belangrijk om te kijken in hoeverre de aanbieders van de diensten en oplossingen die je afneemt creditcards als betaalmiddel accepteren.

Individuele of gedeelde kaarten

Evalueer of het binnen jouw bedrijf handiger is voor werknemers om individuele creditcards te hebben of dat het ook een goede optie is om een kaart te delen. Individuele kaarten bieden autonomie en gemak voor het bijhouden van uitgaven voor elke werknemer. Het delen van kaarten kan een goede optie zijn wanneer creditcarduitgaven niet vaak voorkomen of beperkt zijn tot specifieke teams of afdelingen. Het is goed om te beseffen dat het delen van kaarten het bijhouden en nauwkeurig toewijzen van onkosten kan bemoeilijken. Bepaal daarom de beste aanpak op basis van de aard van de te verwachten uitgaven en de interne processen van je bedrijf.

Hoe sterk verschillen de maandelijkse uitgaven en kostenplaatsen?

Het analyseren van de fluctuaties in maandelijkse uitgaven en kostenplaatsen helpt om te bepalen wie binnen het bedrijf een creditcard moet krijgen en wat hun kredietlimiet moet zijn. Als er medewerkers zijn die veel voor het bedrijf reizen waardoor kostenplaatsen variëren, kan het bijvoorbeeld handiger zijn om individuele creditcards uit te geven met hogere limieten om hun kosten in het buitenland te dekken.

Evenwicht tussen financiële ruimte voor medewerkers en kostenbeheersing

Bij het bepalen van kredietlimieten is het zaak om een evenwicht te vinden tussen het bieden van voldoende financiële ruimte aan werknemers om hun rol goed te vervullen en tegelijkertijd de kosten beheersbaar te houden. Houd daarom rekening met factoren zoals de functie en verantwoordelijkheden van werknemers, hun uitgavenpatroon en de financiële draagkracht van het bedrijf. Het instellen van individuele limieten op basis van onkostenprognoses en historische uitgaven kan helpen om al te hoge uitgaven te voorkomen en tegelijkertijd tegemoet te komen aan de behoeften van werknemers.

Wat zijn de grootste uitdagingen op het gebied van creditcardbeheer?

Creditcardbeheer kan bedrijven voor verschillende uitdagingen stellen, maar gelukkig zijn er verschillende manieren om het beheer efficiënter in te richten of zelfs te automatiseren.

Gebrek aan grip op uitgaven door gedeelde kaarten

Een uitdaging waar veel bedrijven mee te maken hebben: meerdere medewerkers of afdelingen die de zakelijke creditcard delen. Vaak gebeurt dit om kosten te besparen, maar er zijn ook nadelen aan verbonden. Denk aan bonnen die verloren gaan, of onduidelijkheid over wie precies welke uitgave heeft gedaan. In deze situatie loop je dan ook het risico dat je de grip op je uitgaven verliest. En dat het matchen van transacties met de juiste bonnen, wat op zichzelf al een hele uitdaging kan zijn, nóg lastiger wordt.

Gebrek aan controle en inzicht

Door gebruik te maken van slimme software voor creditcardbeheer is het mogelijk om real-time inzicht te krijgen in de transacties die medewerkers met hun zakelijke creditcard maken. Creditcardsoftware biedt daarnaast vaak gedetailleerde transactiegegevens, uitgavenanalyses en diverse rapportage-opties om de grip op creditcarduitgaven te vergroten en je onkostenbeheer verder te optimaliseren.

Gedoe met creditcardbeheer

Van het aanmaken van nieuwe kaarten en het blokkeren van bestaande kaarten tot het wijzigen van limieten: het beheer van zakelijke creditcards kan tijdrovend en omslachtig zijn. Overweeg daarom het beheer van kaarten in-house te gaan doen en al deze processen te vereenvoudigen. Op deze manier maak je het niet alleen mogelijk om zelf creditcards uit te geven, te blokkeren en limieten (tijdelijk) aan te passen, maar heb je ook nog eens real-time inzicht in alle transacties die met de zakelijke creditcards worden gedaan.

Matchen van creditcardtransacties

Het handmatig matchen van creditcardtransacties met onkostendeclaraties of bonnetjes kan omslachtig en foutgevoelig zijn. Door creditcardsoftware met je boekhoudsysteem te integreren, is het mogelijk om dit proces te stroomlijnen. Deze integratie maakt geautomatiseerde afstemming van transacties met onkostenposten mogelijk, waardoor handmatige verwerking niet langer nodig is. Dit bespaart niet alleen tijd, maar minimaliseert ook de frustratie die gepaard gaat met het handmatig matchen van creditcardtransacties.

Klantcase: Zo heeft Circula het declaratiebeheer van ABOUT YOU naar een hoger plan getild

ABOUT YOU werd in 2014 opgericht als dochteronderneming van Otto en is een van de snelst groeiende e-commercebedrijven in Europa. In het boekjaar 2021/22 genereerde ABOUT YOU een omzet van liefst 1,73 miljard euro. En inmiddels telt het bedrijf 1.500 medewerkers uit 77 landen die zich inzetten om klanten een gepersonaliseerde winkelervaring op hun smartphones te bieden.

Als het gaat om medewerkerstevredenheid staat voor ABOUT YOU het gebruik van moderne technologieën centraal. Als onderdeel van de digitale transformatie binnen het bedrijf was de online retailer dan ook op zoek naar een oplossing die de boekhouding van reiskosten en onkosten zou vereenvoudigen. Er was behoefte aan een moderne tool die perfect past in het systeemlandschap, continu wordt geoptimaliseerd door de provider en het makkelijk maakt om aanpassingen aan te brengen.

Al snel bleek dat de toenmalige declaratieoplossing onvoldoende gebruiksvriendelijk was en zorgde voor frustratie bij alle betrokkenen: het hele proces was enorm omslachtig en tijdrovend. In de zoektocht naar een innovatieve oplossing voor het onkostenbeheer viel de beslissing uiteindelijk op de declaratiesoftware van Circula. De gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers speelde hierbij een grote rol. Zij kunnen hun bonnetjes onderweg eenvoudig scannen met de smartphone-app of deze met één klik per e-mail verzenden. Daarnaast past de nieuwe tool perfect in het systeemlandschap van ABOUT YOU en communiceert vlot met alle interfaces.

ABOUT YOU ziet de beslissing om samen te werken met Circula bij de introductie van een nieuwe tool voor declaratiebeheer als een groot succes. Ook door medewerkers is de tool goed ontvangen. Inmiddels maken 639 van de 1.500 medewerkers van het bedrijf gebruik van de nieuwe oplossing. Hun feedback is steevast positief, want het indienen van bonnetjes via de app is nu heel eenvoudig.