Rechtliches Buchhaltung Geschäftsreisen08. Apr. 2020

GoBD – So erfassen Sie Ihre Reisekosten ganz einfach mobil

Greta Pfiz

Unternehmen profitieren von digitaler Buchhaltung. GoBD-konforme Reisekosten-Apps reduzieren den Aufwand sowohl für Geschäftsreisende als auch Buchhalter.

Komplizierte und langwierige Abrechnungsprozesse waren gestern. Nun ermöglichen Mobile Apps die Reisekostenabrechnung auf schnelle und effiziente Weise. Geschäftsreisende, Unternehmer und Buchhalter werden deutlich entlastet und die Reisekostenabrechnung kann so sogar Spaß machen. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung und wie sie die richtige Wahl für ihre GoBD-konforme Reisekosten-App treffen.

Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung

Warum Unternehmen von einer digitaler Reisekostenabrechnung profitieren? In der traditionellen papiergebundenen Buchhaltung verbringen Sachbearbeiter jedes Jahr viele Stunden damit, Reisekostenabrechnungen zu sichten, zu ordnen und zu verarbeiten. Zusätzlich fluchen viele Geschäftsreisende, weil sie Quittungen aufheben und auf Papierblätter aufkleben, Kreditkartenabrechnungen ausdrucken und Excel-Tabellen ausfüllen müssen, wenn sie die Kosten erstattet bekommen wollen.

Die digitale Buchführung macht sowohl Geschäftsreisenden als auch Unternehmen das Leben leichter. Für den Mitarbeiter reduziert sich der Aufwand für seine Spesenabrechnung spürbar, wenn er mit Hilfe einer mobilen App Quittungen bereits während der Reise einscannen kann und sich Belege mit wenigen Klicks zur Spesenabrechnungen hinzufügen lassen. Nutzt er eine GoBD-konforme App und erfüllt der Belegscan die rechtlichen Anforderungen, muss er das physische Dokument nicht einmal aufheben.

Für Unternehmen wiederum bieten Reisekosten Apps handfeste. Sachbearbeiter in der Buchhaltung benötigen mit der richtigen Software nur noch einen Bruchteil der Zeit für die Weiterverarbeitung von Reisebuchungen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Gleichzeitig gewinnen die Sachbearbeiter Zeit, um sich strategisch wirklich wichtigen Aufgaben zu widmen. Aufgaben, die das Unternehmen im Wettbewerb nach vorne bringen.

Vorteile von GoBD-konformen Reisekosten-Apps:

Die Wahl der passenden Reisekosten-Software

Das Angebot an Reisekosten-Anwendungen ist groß. Für Unternehmen ist es nicht immer leicht zu erkennen, wo die genauen Unterschiede liegen. Sie sollten sich unbedingt Zeit nehmen, um die Funktionen, die Eignung für Ihr Unternehmen und den Service im Detail zu vergleichen. Folgende Merkmale sollte eine Applikation aufweisen, wenn Unternehmen nicht nach kurzer Zeit frustriert den Anbieter wechseln wollen.

Merkmale einer guten Reisekosten-Anwendung:

Mobile Anwendung: Um die Abläufe effektiv zu vereinfachen, sollte die Software das mobile Erfassen von Reisekostenbelegen ermöglichen. Mitarbeiter sollten Belege mit dem Smartphone scannen und direkt aus der mobilen App ihre Spesenabrechnungen erstellen und einreichen können.

Abbildung des gesamten Unternehmensprozesses: Die Software sollte ausreichend Schnittstellen anbieten und sich mit weiteren Finanzanwendungen problemlos integrieren lassen. Unternehmen, die DATEV Unternehmen Online nutzen, sollten auch hier darauf achten, dass die Anwendung eine Anbindung unterstützt.

Prüfbericht von Wirtschaftsprüfer: Nicht jede Buchhaltungsanwendung erfüllt die strengen Anforderungen der GoBD an Nachvollziehbarkeit und unveränderliche Archivierung. Einige Anbieter schmücken sich mit Zertifizierungen, doch sofern diese die GoBD-Anforderungen nicht erfüllen, sind sie für deutsche Unternehmen wertlos. Hier gilt es einen kritischen Blick zu bewahren.

Usability: Die beste Anwendung nützt nichts, wenn sie von Mitarbeitern nicht (ausreichend) genutzt wird. Haben Sachbearbeiter Schwierigkeiten, sich auf der Oberfläche der Applikation zurecht zu finden, werden die Abläufe nicht schneller und das Potenzial der Software versandet. Jeder seriöse Anbieter wird Unternehmen die Möglichkeit geben, die Anwendung für einen Testzeitraum kostenlos kennenzulernen. Hierbei kann geprüft werden, ob die Usability den eigenen Anforderungen entspricht. Außerdem bietet es sich an, Sachbearbeiter in den Auswahlprozess einzubeziehen.

Internationalität: Unternehmen mit vielen Auslandsreisen sollten darauf achten, dass die Reisekosten-Anwendung Währungen in der Reisekostenbearbeitung automatisch in Euro umrechnet und Anwendern die Verwendung von Drittanbieter-Tools erspart. Außerdem sollte die Software die für das Unternehmen relevanten Sprachen unterstützen.

Alle wichtigen Informationen zur Neufassung der GoBD können Sie in unserem neuen zusammengefasst erhalten. Darin erläutern wir unter anderem, wie ihr Unternehmen Bücher und Geschäftsunterlagen in elektronischer Form rechtskonform führen sollte und stellen Ihnen eine GoBD Checkliste zur Verfügung.

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