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Wir verraten Ihnen zehn Anzeichen, an denen Sie erkennen, dass Sie ein modernes Reisekosten-Tool benötigen.

Bedeutung von effizienter Reisekostenabrechnung für Unternehmen

Anzeichen #4: Fehlende oder komplizierte Reiserichtlinien

Anzeichen #5: Verzögerung bei der Erstattung

Anzeichen #10: Komplexe Mehrwährungsabrechnung

Fazit: Der Nutzen einer Reisekostensoftware

Reisekostenabrechnungen sind komplex. Nicht nur das Sammeln von Belegen ist wichtig, auch müssen sämtliche Pauschalen, Steuersätze und die fristgerechte Erstattung beachtet werden. Manuelle Freigaben zwischen den Abteilungen und ein hoher Kommunikationsaufwand sind nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig.

All diese Herausforderungen können jedoch deutlich minimiert werden, indem Unternehmen auf ganzheitliche Expense-Management-Plattformen zurückgreifen, die eine Reihe von Business-Funktionen aufweisen, alle wichtigen Ausgaben bündeln und Compliance-Prozesse beachten. So wird Ihr Finance-Team nicht nur entlastet, sondern der gesamte Prozess vor, während und nach der Geschäftsreise effizienter.

Muss Ihr Finance-Team sämtliche Belege und Quittungen von Mitarbeitenden in Papierform sammeln und einzeln in eine Excel-Tabelle eintragen? Durch das manuelle Eintippen der Daten besteht die 

Gefahr von Tippfehlern und Unklarheiten – insbesondere bei der Pauschalberechnung

. Dies verzögert die Abrechnung enorm und andere Aufgaben bleiben länger auf dem Tisch liegen.

Tagespauschale Verpflegungspauschale Reisekosten-Software

 hingegen ermöglicht eine automatische Erfassung aller Belege, reduziert das Fehlerpotenzial erheblich und beschleunigt den gesamten Prozess für Ihre Finanzabteilung.

Als CFO fällt es Ihnen schwer, den gesamten Überblick über alle Ausgaben der Mitarbeitenden während einer Geschäftsreise zu behalten? Ohne klare Transparenz über Reiseausgaben kann es schwierig sein, das vorgegebene Reisebudget im Auge zu behalten und weitere finanzielle Entscheidungen zu treffen. 

 schon während der Dienstreise, die es Ihnen und Ihrer Finanzabteilung ermöglichen, Ihre Ausgaben vollständig nachzuverfolgen. Durch diese Transparenz können Sie alle anfallenden Kosten besser nachvollziehen, prüfen und optimieren.

Die Mitarbeitenden sind von der Reise zurück und reichen alle Belege in Papierform bei Ihnen in der Buchhaltung ein. Allerdings sind diese unvollständig – beispielsweise fehlt der Beleg von der Taxifahrt. Ohne diesen Beleg kann die Erstattung für den Reisenden nicht erfolgen, was dementsprechend für Frustration sorgt. 


Würden die Kosten trotzdem erstattet, müssten diese als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben deklariert werden. Software-Lösungen ermöglichen das Hochladen von Belegen direkt über die mobile App, wodurch die Compliance erleichtert und der Papieraufwand erheblich reduziert wird.

Für Mitarbeitende gibt es während der Reise einige 

 zu beachten. Darunter fallen zum Beispiel das festgelegte Gesamtbudget, Vorgaben bei der Buchung einer Unterkunft und Hinweise zu erstattungsfähigen Reisemitteln. Wenn keine Richtlinien vorhanden sind oder aufgrund schwieriger Formulierungen nicht eingehalten werden, müssen Sie am Ende entstandene Fehler korrigieren und Lösungen finden. Schließlich liegt die Kommunikation und Einhaltung der Reisekostenrichtlinien in Ihrer Verantwortung.

 lassen sich in Reisekosten-Software problemlos hinterlegen und mithilfe automatisierter Prozesse transparent für jede:n Reisende:n abbilden: So kann Ihre Finanzabteilung zum Beispiel ein Maximalbudget für Unterkünfte hinterlegen. Die Software weist bei der Einreichung automatisch darauf hin, falls das Budget überschritten wurde.

Die manuelle Kontierung und Verbuchung beansprucht viel Zeit in Ihrem Finance-Team und Mitarbeitende sind frustriert, weil sie 

? Dann ist das ein Indiz dafür, dass die Reisekostenabrechnung zu lange dauert.


Verzögerungen bei der Erstattung von Reisekosten können nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen, sondern auch die finanzielle Belastung für diejenigen erhöhen, die persönliche Mittel für Geschäftsreisen aufbringen.  Durch manuelle Prozesse in Ihrer Finanzabteilung kann es Wochen dauern, bis die Erstattung der Auslagen erfolgt. Die Mitarbeitenden fühlen sich dann zu Recht so, als würden sie ihrem Arbeitgeber einen zinslosen Kredit geben.


Automatisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung mithilfe unser preisgekrönten App und einem Hauch künstlicher Intelligenz.

Die Software für Ihre Reisekosten und Auslagen

Mit einem Reisekosten-Tool wird die Bearbeitung beschleunigt, was nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert, sondern auch mögliche finanzielle Engpässe minimiert.

Die Reisedaten müssen von einem in das andere Dokument übertragen werden, Abrechnungen werden zur Kontrolle über verschiedene Wege Buchhalter:innen geschickt und die Reisekostenrichtlinien stehen auf einem ganz anderen Blatt Papier. Eine fehlende All-in-one-Lösung, die 

alle Buchhaltungsprozesse miteinander verbinden

 kann, kostet Sie nicht nur Zeit, sondern dem Unternehmen auch Geld.

zahlreicher Schnittstellen und Integrationen

 problemlos in die bereits bestehende Systemlandschaft Ihrer Finanzabteilung integrieren. Hierzu gehören DATEV, das Reisebuchungstool TravelPerk, die HR-Software Personio sowie ERP-Systeme wie Microsoft Business Central und SAP. So können Buchhalter:innen einfach auf alle Daten zugreifen und Mitarbeitende ihre Reisedaten und -kosten sofort an der richtigen Stelle eintragen.

Hat Ihre Finanzabteilung oftmals mit unvorhersehbaren Ausgaben von Reisenden bei der Reisekostenabrechnung zu kämpfen? Wenn ja, ist eine unklare Budgetierung oftmals Schuld.

Bei manuellen Abrechnungsprozessen fehlt oft eine klare Überwachung und Kontrolle über Reiseausgaben. Ohne die Möglichkeit,

, besteht das Risiko unvorhersehbarer Kosten, die das Gesamtbudget schnell übersteigen können.

Die Reisekostenmanagement-Software Circula bietet Ihnen die Möglichkeit, eigene 

 an Ihre Mitarbeitenden auszustellen. Damit können Sie ein fixes Reisebudget festlegen, Ihrer Finanzabteilung eine effiziente Verwaltung der Ausgaben ermöglichen und insgesamt die 

 oder bereits während der Reise den anstehenden Papierkram fürchten, kann das ein Anzeichen dafür sein, dass Ihr Reisekostenprozess optimierungsbedürftig ist.



Beschweren sich Reisende über den Aufwand der Spesenabrechnung oder fehlende Möglichkeiten zur Selbstbuchung, sollten Sie eine Software in Erwägung ziehen. Diese 

erleichtert Mitarbeitenden das Einreichen von Spesen

Während der Reisen häufen sich oft Rechnungen, Quittungen und Kassenbons an. Nachträglich müssen alle diese Dokumente gesammelt, sortiert, manuell geprüft und abgeheftet werden.


Dies resultiert letztendlich in erhöhten Verwaltungskosten und zusätzlichem Aufwand für die Reisenden und die Finanzabteilung. Die Kosten können mithilfe Circula enorm reduziert werden, da die 

 aus dem In- oder Ausland anstreben, sehen sich häufig einem umfangreichen bürokratischen Aufwand gegenüber. Obwohl die Mehrwertsteuer grundsätzlich in über 40 Ländern weltweit erstattungsfähig ist, variieren Steuersätze, Fristen, Prozesse und Richtlinien. Dies erfordert eine Menge Zeit für die Reisekostenabrechnung für Ihre Finanzabteilung und führt oft dazu, dass sich Unternehmen die Mehrwertsteuer, die bei Geschäftsreisen anfällt, nicht zurückholen und auf den Kosten sitzen bleiben.

Mit einem modernen Tool für die Reisekostenabrechnung sparen Sie sich die komplexen Vorgänge und den aufwendigen Behördengang. Circula ist mit der Lösung 

 verbunden und bietet Unternehmen mit Geschäftsausgaben im In- und Ausland eine effiziente Lösung für die automatisierte Mehrwertsteuerrückerstattung. Gescannte Belege von globalen Geschäftsausgaben werden über die 

 übertragen und nach automatisierter Prüfung samt Antrag an die ausländischen Steuerbehörden gesendet. Weniger Arbeit für Ihre Finanzabteilung, mehr Geld zurück für das Unternehmen.

„Der Arbeitsaufwand der Mitarbeitenden für die Abrechnung hat sich signifikant reduziert, von weit über 30 auf jetzt 5 Minuten pro Reise.“

Reisekosten-Software bringt viele Vorteile

 mit sich. Automatisiertes Reisekostenmanagement trägt entscheidend zur Effizienzsteigerung der Finanzprozesse bei. Durch die Beseitigung manueller Dateneingabe reduziert sich nicht nur der administrative Aufwand erheblich, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler.

Ihre Finanzabteilung profitiert von einer gesteigerten Transparenz in Echtzeit, was eine 

präzisere Budgetierung und Kostenkontrolle

 ermöglicht. Sie sparen sich sämtliches Papierchaos und brauchen sich den Kopf nicht mehr über die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften zerbrechen.

Für die Mitarbeitenden bedeutet eine Reisekosten-Software eine 

erhebliche Erleichterung im Spesenmanagement

. Der gesamte Prozess, von der Erfassung von Belegen bis zur Erstattung, wird transparent, intuitiv und zeitsparend gestaltet. Belege können sofort hochgeladen werden und dank der eigenen Firmenkreditkarte gehört das Auslegen von Kosten der Vergangenheit an. Der Mehrwert, den eine solche 

 mit sich bringt, ist um einiges höher als der Implementierungsaufwand. Letztendlich schafft die Nutzung einer Software eine nachhaltige Zeitersparnis von 80 Prozent.

Die Implementierung einer Reisekosten-Software ist somit nicht nur eine Investition in die Effizienz und Genauigkeit der Finanzprozesse, sondern auch in die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden. Der digitale Wandel im Bereich der Reisekostenabrechnung trägt dazu bei, Unternehmensressourcen optimal zu nutzen und einen zeitgemäßen, transparenten und benutzerfreundlichen Ansatz im Spesenmanagement zu etablieren.

Es gibt mehrere Apps für die Reisekostenabrechnung. Die Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen eines Unternehmens ab. Die App sollte Funktionen wie digitale Belegerfassung, automatisierte Transferprozesse, Integration von Kreditkartentransaktionen, Online-Buchung, Einbindung von Reiserichtlinien, automatische Währungsumrechnung, Compliance-Sicherheit und Genehmigungsworkflows  bieten.

Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

 lässt sich ganz einfach in sieben einfachen Schritten erstellen:

 Klären Sie, ob die Reise geschäftlich motiviert und außerhalb der regulären Arbeitsstätte ist.

 Unterscheiden Sie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, und Reisenebenkosten voneinander.

 Dokumentieren Sie alle Ausgaben mit Belegen und laden Sie diese über die mobile App hoch.

 Nutzen Sie die aktuellen Pauschalsätze für Kilometer, Verpflegung und Übernachtung.

 Füllen Sie das Reisekostenformular mit allen notwendigen Angaben wie Name, Datum, Reiseziel und Kosten aus.

 Legen Sie klare Unternehmensrichtlinien für Budgets und Erstattungen fest.

Welche Belege für die Reisekostenabrechnung?

Für eine Reisekostenabrechnung benötigt man folgende Belege:

Tickets für Zug, Bus oder Flugzeug, Tankquittungen und Co. für die Erstattung der Kilometerpauschale beim Privatfahrzeug

Rechnung des Hotels oder anderer Unterkünfte

Belege für Mahlzeiten während der Reise, Bewirtungsbelege für Geschäftsessen

Die Auszahlung von Reisekosten erfolgt üblicherweise durch den Arbeitgeber. Sie werden in der Regel durch Überweisung auf das Bankkonto der Mitarbeitenden erstattet. Alternativ kann eine Firmenkreditkarte genutzt oder ein Reisekostenvorschuss gewährt werden.

Erhöhtes Fehlerrisiko, fehlende Belege, gefrustete Mitarbeitende: 10 Anzeichen, die zeigen, dass Sie ein Reisekosten-Tool brauchen.

10 Gründe für ein Reisekosten-Tool im Unternehmen

10 Anzeichen dafür, dass Sie ein Reisekosten-Tool brauchen

Anna Lischke

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Der bürokratische Aufwand bei der Reisekostenabrechnung kann kräftezehrend sein. Komplexe Reisekostenrichtlinien, fehlende Transparenz über Belege und Chaos im Erstattungsprozess sorgen in vielen Unternehmen für Kopfschmerzen in der Finanzabteilung.

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So setzt die doctari group Circula ein

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Alles, was Sie zu Benefits wissen müssen: Unsere YouGov-Studie mit 1.000 Arbeitnehmenden

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Circula ist die einzige von DATEV empfohlene und genutzte Software für Reisekosten.

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