Geschäftsreisen22. Feb. 2024

Geschäftsreise planen: Praktische Tipps und Checklisten

Anna Lischke

Alle, die schon einmal eine Geschäftsreise von A bis Z organisiert haben, wissen, dass es dabei ganz schön viel zu bedenken gibt. Aber keine Sorge: Wenn Sie ein paar Tipps beherzigen, können Sie das nächste Mal ganz entspannt auf Reisen gehen.

Wir haben Ihnen die wichtigsten Punkte rund um die Planung in diesem Artikel zusammengefasst und geben Ihnen dabei auch Checklisten an die Hand, damit Sie an alles denken können, wenn mal wieder eine Geschäftsreise ansteht.

Diese Fragen beantworten wir Ihnen

Inhalt

Eine Geschäftsreise ist oft gut fürs Geschäft

Kund:innen oder Geschäftspartner:innen persönlich zu besuchen oder ein Projekt im Team vor Ort zu besprechen, kann aus vielerlei Gründen sinnvoll für Sie sein. Der direkte Austausch unter den Beteiligten stärkt das Vertrauensverhältnis untereinander, und mögliche kritische Punkte können Sie unmittelbar im Dialog klären.

Darüber hinaus ist es auch ein Zeichen von Wertschätzung, wenn Sie sich „auf die Reise“ machen, um Dinge zu besprechen und weiter voranzutreiben. Damit Sie sich auch voll auf den Anlass Ihrer Geschäftsreise konzentrieren können, ist jedoch eine gute Planung essentiell. Andernfalls kann schnell unnötiger Stress entstehen, den Sie sicher nicht gebrauchen können, wenn Sie sich auf Ihren Businesserfolg fokussieren möchten.

Klar ist auch: Geschäftsreise ist nicht gleich Geschäftsreise. Es ist ein großer Unterschied, ob Sie allein unterwegs sind und beispielsweise einen Kunden besuchen oder an einer Konferenz teilnehmen – oder ob Sie als Team reisen. Im letzteren Fall müssen alle Details gut aufeinander abgestimmt sein, wenn Sie die Geschäftsreise planen beziehungsweise Ihr Büromanagement damit beauftragen.

Dienstreisen sind nach wie vor ein elementares Mittel für den Geschäftserfolg.

Ihre Checkliste für die Planung einer Geschäftsreise

Eine erfolgreiche Geschäftsreise beginnt immer mit der richtigen Planung. Nehmen Sie sich also stets die nötige Zeit, um zunächst die wichtigsten Fragen rund um Ihren Auswärtstermin zu klären. Mit dieser Top-10-Checkliste für sind Sie bestens vorbereitet – stellen Sie sich einfach diese Fragen:

Zum Schluss sollten Sie sich noch einmal bewusst machen, welches Ziel die Geschäftsreise verfolgt und Ihre Planung entsprechend danach ausrichten. Erstellen Sie am besten einen konkreten Ablaufplan für die einzelnen Reisetage und ordnen Sie die benötigten Reiseunterlagen übersichtlich in der zeitlichen Abfolge an. So eine detaillierte Reiseplanung dabeizuhaben, gibt einem immer ein gutes Gefühl.

Machen Sie sich mit der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens vertraut

Zu einer eingehenden Vorbereitung einer Geschäftsreise gehört es auch, Ihre konkreten Reiseplanungen mit der geltenden Ihres Unternehmens – auch „Travel Policy“ genannt – abzugleichen und ggf. anzupassen. Unter anderem finden Sie darin Vorgaben für diese Themen:

Auch zu Reisekostenabrechnungen finden Sie darin meist wichtige Vorgaben. erfahren Sie mehr darüber, was zu beachten ist, wenn Sie Ihre Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommen möchten.

Die Kosten für Essen, Getränke und Snacks, die während einer Geschäftsreise anfallen, können Mitarbeitende mit einer Verpflegungspauschale geltend machen.

Ihr Unternehmen nutzt eine rund um die Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen, um die Abläufe schneller, effizienter und komfortabler für Geschäftsreisende und Buchhaltung zu machen?

Dann sind die Reisekostenrichtlinien meist direkt im System hinterlegt und jederzeit für Sie abrufbar. Eine digitale Lösung für die Abwicklung Ihrer Geschäftsreisen ist aber auch noch aus vielen anderen Gründen für Sie sinnvoll.

Diese wichtigen Vorteile bietet digitales Reisekostenmanagement

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre gesamten Prozesse rund um Geschäftsreisen zu digitalisieren – und das aus vielen guten Gründen. Eine spart nicht nur Zeit und Aufwände, sondern macht auch wesentlich effizienter, da Sie sämtliche Ausgaben bereits während der Geschäftsreise erfassen und ganz einfach an die Buchhaltung übermitteln können.

Circula bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit für digitales Kartenmanagement: Lassen Sie sich einfach vor Ihrer Geschäftsreise eine ausstellen, und Sie behalten unterwegs alle Transaktionen im Blick. Private Ihrerseits sind dann nicht mehr nötig – aber natürlich nach wie vor möglich und von uns erfassbar. Auch Belege können Sie mit Circula ganz unkompliziert hinzufügen.

Über Circula können Sie Belege einfach per Smartphone scannen, auslesen lassen und einreichen.

Sie möchten nicht nur Ihren Abrechnungsprozess in sicheren digitalen Händen wissen, sondern auch Ihre gesamte Reiseplanung mit einbeziehen? Auch das ist bei Circula dank der Schnittstellen zu und kein Problem.

Geschäftsreisen buchen: Diese häufigen Fehler sollten Sie vermeiden

Im beruflichen Alltag geht es häufig stressig zu. Da kann es schon einmal passieren, dass bei der Planung und Buchung einer Geschäftsreise etwas schiefgeht. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir Ihnen hier die häufigsten Fehler aufgelistet. Sozusagen die „Klassiker“, die immer wieder vorkommen. Viele davon sind einfach nur ärgerlich – einige haben aber zum Teil auch gravierende Folgen:

KUNDENSTIMME

„Der Arbeitsaufwand der Mitarbeitenden für die Abrechnung hat sich signifikant reduziert, von weit über 30 auf jetzt 5 Minuten pro Reise.“

Christian Ehrling, Director Operations – Futurice

Fazit: Bei der Planung von Geschäftsreisen gibt es einiges zu bedenken.

Mit den Informationen in diesem Artikel haben Sie aber alle Möglichkeiten, sich gut darauf vorzubereiten. Gerade beim Thema „Spesenabrechnung“ können Ihnen digitale Tools das Leben noch wesentlich einfacher machen.