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Anna Lischke
Jedes Jahr gehen in Deutschland Millionen von Mitarbeitenden auf Geschäftsreise. In der Regel ist diese mit verschiedenen Arten von Kosten verbunden, die die Beschäftigten zunächst verauslagen – und sich dann per Spesenabrechnung vom Arbeitgeber zurückholen können. In diesem Artikel beleuchten wir alle wichtigen Themen rund um Spesen und deren Abrechnung für Sie.
Anna LischkeDiese Fragen beantworten wir Ihnen
Sie haben sicherlich schon von „Spesen“ gehört. Aber was ist damit eigentlich genau gemeint? Die Antwort: Dieser Begriff umfasst alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise – oder auch „Dienstreise“ – anfallen.
Per Definition muss diese außerhalb des üblichen Arbeitsortes stattfinden. Je nach Länge, Art und Ziel kann eine beruflich bedingte Reise ganz schön ins Geld gehen. Vielleicht kennen Sie in diesem Zusammenhang auch den Spruch „Außer Spesen nichts gewesen“.Das soll dann so viel heißen wie: Außer den Unkosten ist bei dieser Geschäftsreise nichts herausgekommen.
Sofern diese einen rein dienstlichen Hintergrund haben, übernimmt der Arbeitgeber meist diese Kosten.
Es gibt verschiedene Arten von Spesen, da im Zuge einer Geschäftsreise auch unterschiedliche Kosten entstehen können. Hier haben wir Ihnen die wichtigsten aufgeführt:
Damit Mitarbeitende diese Kosten nicht aus eigener Tasche zahlen müssen, gibt es die Möglichkeit für eine . Für welche dieser Kosten schlussendlich eine Erstattung erfolgt, hängt vom jeweiligen Land und Unternehmen ab. In der Regel werden die o.g. Spesen in Deutschland aber vom Arbeitgeber ersetzt.
Von selbst kommen entstandene Kosten während einer Geschäftsreise nicht zu den Mitarbeitenden zurück. Anders gesagt: Wer sein Geld bekommen möchte, muss eine Spesenabrechnung machen. Diese sollte stets genau und korrekt sein. Ist sie das nicht, können sich Rückerstattungen verzögern oder ganz ausbleiben.
Kann der Arbeitgeber einen Spesenbetrug nachweisen, ist sogar eine fristlose Kündigung möglich. Die rechtliche Voraussetzung ist dafür im geregelt. Sie möchten wissen, worauf Sie bei Ihrer Spesenabrechnung achten müssen? Dann haben wir hier einige wichtige Tipps für Sie:
Zunächst einmal ein wichtiger Grundsatz: Wenn Ihnen ein Arbeitgeber die Spesen überweist, sind diese Beträge steuerfrei. Empfehlenswert ist es jedoch, die entsprechenden Abrechnungen bei Ihrer Steuererklärung miteinzureichen, damit eine Prüfung seitens der Finanzämter stattfinden kann.
Sie haben keine Spesenabrechnung bei Ihrem Arbeitgeber für Ihre Geschäftsreisen durchgeführt? Zum Beispiel weil Sie selbständig oder freiberuflich tätig sind? In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, die Reisekosten über Ihre Steuererklärung abzurechnen – und zwar als „Werbungskosten“. Setzen Sie in diesem Fall die aktuell geltenden Pauschalbeträge an, um sich Ihre verauslagten Kosten vom Staat wiederzuholen.
Jeder, der schon einmal eine Spesenabrechnung gemacht hat, weiß, dass das Zusammentragen der Belege und das händische Ausfüllen von Formularen ganz schön viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Trotz aller Akribie können aus Versehen Fehler passieren, die im Zweifel eine Nichterstattung nach sich ziehen können. Umso wichtiger ist es, die Spesenabrechnung möglichst zeitnah nach der Durchführung einer Geschäftsreise durchzuführen, weil der konkrete Ablauf dann noch gut zu erinnern ist.
Hier haben wir Ihnen die 10 häufigsten aufgelistet, damit Sie nicht in diese Fallen tappen und eventuell auf Kosten von Ihren Geschäftsreisen sitzenbleiben.
Die Erstellung der Reisekostenabrechnung und die Beantragung der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand ist für viele Mitarbeitende eine zeitraubende Aufgabe. Das muss allerdings nicht so sein, denn mithilfe einer lassen sich die Abläufe erheblich vereinfachen.
Dabei lassen sich mithilfe der App Pauschalbeträge, Barauslagen, sowie andere Ausgaben ganz einfach und mobil per Smartphone einreichen. Auf diese Weise können die Reisenden schon von unterwegs aus die Abrechnung und die Beantragung der Reisekostenpauschale für den Verpflegungsmehraufwand mit wenigen Klicks erledigen und per E-Mail absenden.
Die von den Mitarbeitenden eingereichten Belege müssen zudem nicht aufgehoben werden, sondern können nach dem Scannen entsorgt werden.
Die innovative von Circula extrahiert die Belegdaten umgehend nach ihrem Eingang und prüft zugleich die Ausgaben auf ihre Richtigkeit. Für zusätzlichen Komfort und Präzision sorgt die automatische Berechnung der jeweiligen und des Verpflegungsaufwands im In- oder Ausland durch die von Circula bereitgestellte App.
Überdies können Unternehmen die Genehmigungsverfahren nach ihren Bedürfnissen einstellen oder automatisieren. Auch dies trägt dazu bei, den administrativen Aufwand der Finanzabteilung um bis zu 80 % zu senken.
Die Umsetzung des Reisekosten-Tools von Circula gestaltet sich für Unternehmen dabei sehr unkompliziert. So ist die digitale Lösung ebenso mit Personio, SAP, MS Dynamics sowie Travelperk, Comtravo und vielen anderen Softwarelösungen integrierbar.
Die Plattform für Ausgabenmanagement ist zudem ein weiterer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro: Durch den digitalen Prozess fällt das umständliche manuelle Drucken und Versenden der Dokumente weg. Damit gehört die Einreichung des Verpflegungsmehraufwands in Form eines gedruckten PDFs endgültig der Vergangenheit an.
Fazit: Bei Spesenabrechnungen müssen Arbeitnehmende auf einiges achten. Immer mehr Unternehmen bieten daher die Möglichkeit, Spesenabrechnungen digital – und damit wesentlich komfortabler – durchzuführen. Ein solcher Prozess bringt aber auch noch viele weitere Vorteile mit sich: Die Abrechnung ist schneller erledigt, weniger fehlerbehaftet und es kommt zügiger zu Auszahlungen an die Mitarbeitenden. Auch für den Arbeitgeber ergeben sich daraus viele Vorteile. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über digitale Reisekostenabrechnungen.
Sie haben Fragen zu Spesen oder möchten mit uns Kontakt aufnehmen, um über die Möglichkeit von digitalisierten Spesenabrechnungen zu sprechen?
Es gibt bestimmte Informationen, die in jede Spesenabrechnung gehören. Dazu zählen die konkreten Reisedaten, der Zweck der Reise, die jeweiligen Kostenarten und der Gesamtkostenbetrag. Halten Sie sich unbedingt an diese Dokumentationspflichten – andernfalls erhalten Sie ggf. keine Kostenerstattungen.
Christian Ehrling, Director Operations
Automatisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung mithilfe unser preisgekrönten App und einem Hauch künstlicher Intelligenz.
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