Geschäftsreisen15. Okt. 2020

10 meist vergessenen Reisenebenkosten – Tipps für die perfekte Reisekostenabrechnung

Greta Pfiz

Reisenebenkosten, die man in der Regel vergisst, abzurechnen, können steuerlich erstattet werden.

Reisenebenkosten gehören zu jenen Reisekosten, die steuerlich erstattet werden können, sofern sie nicht durch den Arbeitgeber erstattet wurden. Oftmals werden sie jedoch bei der Reisekostenabrechnung nicht mit eingereicht, weil vielen Geschäftsreisenden nicht bewusst ist, dass ihre Reisenebenkosten ebenfalls erstattet werden können.
Bei Geschäftsreisen stehen üblicherweise die Kosten für Unterkunft und Transport im Vordergrund. Kleinere Beträge wie Park- und Mautgebühren werden dabei oft vergessen, obwohl sie erstattungsfähig sind.

Welche Reisekosten können erstattet werden?

Zu den drei meist erstatteten Reisekosten gehören:

1. Fahrtkosten mit dem Taxi, Zug, Bahn, Flugzeug, Auto oder öffentlichen Nahverkehr

2. Verpflegungsmehraufwand im In- oder Ausland

3. Übernachtungskosten im In- oder Ausland

Bei Fahrtkosten differenziert man zwischen der Nutzung eines Dienstwagens und der Nutzung des privaten PKWs. Wenn ein privater PKW genutzt wird, berechnet man die Ausgaben mittels der Kilometerpauschale. Die Pendlerpauschale wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen bestimmt und aktualisiert. Lesen Sie mehr zu den aktuellen Sätzen. Alternativ kann ein detailliertes Fahrtenbuch geführt werden, um die gesamten Kosten erstattet zu bekommen.

Der Verpflegungsmehraufwand setzt sich von der Dauer und Ort des Aufenthalts (In- oder Auslandsreisen) sowie der gesetzlich verpflichtenden Pauschalbeträge zusammen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen bestimmt werden. Das Bundesfinanzministerium hat eine ausführliche Tabelle von 180 Ländern zur Verfügung gestellt, die Pauschalbeträge vom Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten differenziert umfasst. Lesen Sie in unserem die aktuellen Pauschalbeträge nach.

Die Übernachtungskosten werden pro Nacht berechnet und differenzieren sich je nach In- oder Auslandsreise. Die Übernachtungspauschale setzt voraus, dass man mindestens 24 Stunden vom Arbeitsplatz abwesend ist. Auch diese Pauschalen werden jährlich angepasst und müssen immer wieder neu in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden, wenn sie manuell bzw. konventionell auf Papier erstellt wird. Lesen Sie mehr zu den aktuellen Pauschalbeträgen für Übernachtungskosten.

Welche sonstigen Kosten können bei einer Geschäftsreise anfallen?

Nach einer Erhebung von der Geschäftsanalyse des Verband Deutsches Reisemanagement e.V (VDR,2020) machen die Reisenebenkosten 2018 in deutschen Unternehmen einen beachtlichen Anteil mit 5,6 Mrd. € der Gesamtkosten aus. (ggf. Dunkelzahl deutlich höher, da oft bei der Reisekostenabrechnung vergessen, mit einzureichen). Jedoch wird häufig vergessen, sie mit in die Reisekostenabrechnung aufzunehmen. Aus diesem Grund listen wir die häufigsten, erstattungsfähigen Reisenebenkosten einmal für Sie auf.

Die 9 meist vergessenen Reisenebenkosten:

1. Parkgebühren
2. Öffentliche Verkehrsmittel
3. Mautgebühren
4. Telefon und Internet
5. Privates PKW
6. Eintritte für berufsbedingte Seminare oder Workshops
7. Gepäckaufbewahrungsgebühren
8. Reisegepäckschäden
9. Trinkgeld

Parkgebühren, Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel und Mautgebühren werden meistens bar und ohne Belege am Automaten bezahlt. Viele Einreichende vergessen deshalb, diese Kosten später mit in die Reisekostenabrechnung einzureichen. Daher achten Sie darauf, stets die Belege mitzunehmen.

Telefon- und Internetkosten sind meist private Mobilfunkverträge, die der Einreichende schon im Voraus eingeht. Einreichende denken nicht daran, den Teil des privat zu zahlenden Betrages für die berufliche Nutzung mit einzukalkulieren und mit der Reisekostenabrechnung einzureichen. Unter Umständen kann sich dieser Aufwand allerdings lohnen, wenn das Telefon und Internet in besonderem Maße - gerade im Ausland - genutzt wurde. Auch in diesem Fall sind die Aufwände per Beleg nachzuweisen.

Die Nutzung des privaten PKWs für Dienstreisen wird durch eine gesetzlich festgelegte Kilometerpauschale gezahlt. Viele Einreichende kennen sich mit den gesetzlichen Gegebenheiten nicht genügend aus und geben diese Kosten nicht oder falsch an. Das führt zu Unstimmigkeiten in der Abrechnung, welche den Prozess der Erstattung verzögern. Als verantwortungsbewusster Arbeitgeber können Sie dem z. B. mittels geeigneter Tools und ausreichender Information Ihrer Mitarbeiter Abhilfe verschaffen.

Eintrittskarten für Seminare oder Workshops werden teils ohne Quittung erworben, welche trotz dessen durch die Reisekostenabrechnung erstattet werden können. Sie einen Eigenbelege erstellt und als vollzähligen Beleg einreichen können.

Gepäckaufbewahrungsgebühren und Reisegepäckschäden sind zwei versteckte Kosten, die von Reisenden oftmals vergessen werden. Alle Kosten rund um das Reisegepäck können erstattet werden, sofern Sie die entstandenen Kosten per Beleg nachweisen können.

Das Trinkgeld wird meist in bar und ohne Quittung gezahlt, weshalb Einreichende vergessen, es mit in der Reisekostenabrechnung anzugeben. Achten Sie also beim nächsten Restaurantbesuch auf einer Geschäftsreise darauf, dass das Trinkgeld auf dem Beleg angegeben ist.

Was tun, wenn Belege verloren gegangen sind oder das Trinkgeld nicht in der Quittung enthalten ist?

Quittungen und Belege sind folglich Hauptbestandteil jeder Reisekostenabrechnung und notwendig, um die angefallenen Beträge nachzuvollziehen und erstatten zu können. Sollte Ihnen einmal ein Beleg für Reisenebenkosten fehlen, ist das kein Beinbruch. Sie können sich ganz einfach selbst einen sogenannten “Eigenbeleg” erstellen. Und zwar so.

Ihr Eigenbeleg sollte folgende Informationen enthalten:

1. Kaufdatum
2. Gegenstand im geschäftlichen Zusammenhang
3. Name und Adresse des Zahlungsempfängers
4. Gezahlte Summe mit beigefügtem Konto oder Kreditkartenabrechnungen
5. Ausstellungsdatum des Eigenbeleges

Dieser Eigenbeleg dienst als Quittung und kann zu Ihrer Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden.

Noch ein paar Tipps für Ihre Reisekostenabrechnung:

Halten Sie alle Ausgaben Ihrer Geschäftsreise einem Dokument fest, sammeln Sie alle Belege an einem Ort und Erstellen Sie sich ggf. Eigenbelege für fehlende Belegen. Dadurch können auch die Kosten, die in bar gezahlt wurden, mit der Reisekostenabrechnung einfach erstattet werden.

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