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Anna Lischke
Die Betriebsprüfung ist für viele Unternehmen eine nervöse Angelegenheit. Mit der richtigen Vorbereitung und wissenswerten Tipps können Sie der Finanzprüfung jedoch ganz gelassen gegenüberstehen.
Anna LischkeWir klären alle wichtigen rechtlichen Details rund um das Thema Betriebsprüfung und wie Sie mithilfe digitaler Tools wie Circula eine sorgfältige Buchführung jederzeit nachweisen können.
Eine Betriebsprüfung ist eine Kontrolle, die durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine Steuern korrekt berechnet und abgeführt hat. Dabei prüfen die Steuerprüfer:innen die Bücher, Aufzeichnungen und Finanzunterlagen des Unternehmens.
Betriebsprüfungen stellen einen starken Eingriff in die Rechte von Steuerbürger:innen dar. Deshalb ist es wichtig, dass gewisse Vorschriften und Anforderungen gelten. Diese Informationen sind in der vom Bundesfinanzministerium festgehalten.
Das Finanzamt führt Betriebsprüfungen mit einer von zwei möglichen Methoden durch:
Die Deutsche Rentenversicherung prüft dagegen die Richtigkeit der Sozialabgaben, die der Arbeitgeber abgeben muss. Die Prüfungen erfolgen stets mit Ankündigung und in der Regel alle vier Jahre.
In Deutschland wird die Durchführung von Betriebsprüfungen vor allem durch die Abgabenordnung (AO) geregelt. Gemäß kann das Finanzamt eine Betriebsprüfung bei jedem oder jeder Steuerpflichtigen ansetzen.
Die Prüfung kann sowohl bei Unternehmen als auch bei freiberuflich Tätigen und Selbstständigen stattfinden, unabhängig von der Rechtsform wie GbR oder GmbH und der Unternehmensgröße.
Wie häufig es zu einer Betriebsprüfung kommt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören die Größe des Unternehmens, die Branche, die Art der Geschäftstätigkeit, der Umsatz und die Ergebnisse früherer Prüfungen.
Die Größenkategorien und die Unternehmen, auf die sie zutreffen, sind in § 3 der Betriebsprüfungsordnung (BpO) 2000 festgelegt. Generell lässt sich sagen, dass größere Unternehmen mit komplexen Geschäftsaktivitäten und höherem steuerlichem Risikopotenzial tendenziell häufiger geprüft werden als kleinere Unternehmen. Kleinere Unternehmen und freiberuflich Tätige werden nur selten und eher nur nach Anlass einer Betriebsprüfung unterzogen.
Wird ein Unternehmen als Großbetrieb eingestuft, ist es durchgehend zu prüfen, das heißt, es ist jährlich mit Betriebsprüfungen zu rechnen. Mittlere Betriebe haben in der Regel circa alle zwölf Jahre eine Steuerprüfung vor sich.
Betriebsprüfungen finden meistens aus zweierlei Gründen statt: Zum einen greift das Zufallsprinzip – dadurch möchte das Finanzamt erreichen, dass Unternehmen jederzeit geprüft werden könnten, und zwar ganz unabhängig von der Größenklasse.
Zum anderen sind Auffälligkeiten oder Unverständlichkeiten in den Unterlagen ein Anlass dafür, bestimmte Sachverhalte genauer zu prüfen. Vor Ort können sich Prüfer:innen meist ein besseres Bild machen als vom Schreibtisch aus.
Es gibt jedoch noch weitere Anlässe für eine Außenprüfung, derer Sie sich als CFO bewusst sein sollten:
Eine Abweichung von den Vorjahreswerten oder den üblichen Richtwerten für Betriebe gleicher Größe und Branche kann Aufmerksamkeit beim Finanzamt erregen und Anlass für eine Außenprüfung sein.
Unternehmen, die in früheren Betriebsprüfungen hohe Nachzahlungen hatten, werden häufig erneut überprüft, ob steuerliche Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllt werden.
Wenn das Vermögen eines Unternehmens signifikant wächst, ohne dass dies durch entsprechende Einnahmen erklärt werden kann, ist eine Betriebsprüfung der Weg, um mehr Licht ins Dunkel zu bringen.
Umsatzschwankungen, die nicht durch offensichtliche Gründe erklärt werden, können eine Prüfung auslösen.
Nach einer Geschäftsaufgabe oder Gewerbeabmeldung wird oft vom Finanzamt kontrolliert, ob alle ausstehenden Zahlungen beglichen wurden.
Wenn Unternehmen über längere Zeiträume die Steuererklärung zu spät einreichen, kann dies ein Grund für eine Überprüfung aller Unterlagen sein.
Der Gesamteindruck, den ein Unternehmen hinterlässt, einschließlich ordentlicher Unterlagen und Belege, kann die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung beeinflussen. Eine saubere Buchführung und Auflistung aller Ausgaben wertet das Unternehmen auf und macht eine Überprüfung eher unwahrscheinlich.
Eine Prüfung durch das Finanzamt kann jederzeit möglich sein. Deshalb empfiehlt es sich, dass Ihre Finanzabteilung von Anfang an auf eine saubere Buchführung achtet und auf Besuche durch das Finanzamt vorbereitet ist.
Ein Anzeichen für eine Prüfung kann bereits der Steuerbescheid liefern: Wenn Unternehmen nicht als Großbetrieb gelten, aber alle Bescheide den Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO in der Betreffzeile aufweisen, deutet das oft darauf hin, dass das Finanzamt eine Prüfung vorbereitet.
Kleiner Hinweis am Rande: Eine Betriebsprüfung weist nicht zwangsläufig darauf hin, dass ein Unternehmen etwas falsch gemacht hat. Sie dient vielmehr dazu, sicherzustellen, dass die steuerlichen Verpflichtungen erfüllt werden und alles im Einklang mit den Gesetzen steht.
Das Finanzamt kann alle möglichen Steuerarten prüfen, die bei Gewerbetreibenden gesetzlich vorgeschrieben sind. Auch Abschreibungen, Reisekostenabrechnungen oder die private Nutzung von Firmenwagen können Teil der Überprüfung sein. Ihre Finanzabteilung sollte sich auf die Einsicht folgender Unterlagen vorbereiten und alle nötigen Belege griffbereit haben:
Reisekostenabrechnungen gehören zu den Betriebsausgaben und werden bei einer Betriebsprüfung ganz genau unter die Lupe genommen. Bei Dienstreisen ist es wichtig, zu dokumentieren, dass es sich tatsächlich um geschäftliche Aktivitäten handelt und kein Privaturlaub dahintersteckt. Nur mit einer GoBD-konformen Dokumentation lassen sich Dienstreisen steuerfrei erstatten. Das bedeutet, dass alle Spesenbelege zeitnah erfasst und revisionssicher archiviert werden müssen.
Zudem sollten manipulationssicher sein – eine Excel-Tabelle reicht nicht aus und kann bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.
Als CFO müssen Sie sicherstellen, dass Reisekostenabrechnungen den steuerlichen Anforderungen bezüglich Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten entsprechen. Demnach lohnt es sich, eine anzuschaffen, die nicht nur eine volle Kostenkontrolle und Transparenz, sondern auch Rechtssicherheit ermöglicht.
Mithilfe von als ganzheitliche Expense-Management-Plattform können Sie abrechnen und mögliche Probleme während einer Betriebsprüfung vermeiden.
Die Betriebsprüfung besteht aus drei wesentlichen Schritten und dauert je nach Größe des Unternehmens (und somit Umfang der Unterlagen) zwischen ein bis zwei Tagen und mehreren Wochen.
In der Regel wird eine Betriebsprüfung 14 Tage im Voraus angekündigt. Als CFO erhalten Sie in der Regel die Prüfungsanordnung vom Finanzamt, in welcher alle relevanten Informationen enthalten sind. Dazu zählen Name der prüfenden Person, Termin und Ort, Prüfungsbeginn, Prüfungszeitraum und welche Unterlagen geprüft werden.
Der Tag der Betriebsprüfung startet mit einem kurzen Einführungsgespräch und der Übergabe aller Unterlagen. Hierzu zählt auch der digitale Zugang einer Buchhaltungssoftware. Die Finanzabteilung sollte an den Tagen jederzeit für die steuerprüfende Person, im Fall von Rückfragen, erreichbar sein. Wenn Sie mit einer externen Steuerberatung zusammenarbeiten, holen Sie diese auf jeden Fall mit ins Boot. Richten Sie für die Prüfung einen separaten Raum ein, der für die Durchsicht aller Unterlagen genutzt werden darf.
Nach Abschluss der Prüfung findet eine Schlussbesprechung statt. Dabei werden die Ergebnisse der Prüfung mit Ihnen besprochen. Die prüfende Person erstellt zudem einen schriftlichen Prüfungsbericht, worin die Feststellungen der Prüfung dokumentiert werden. Wenn notwendig, werden auch Korrekturen oder Änderungen an den Steuerbescheiden vorgenommen und, falls notwendig, festgesetzte Steuerbeträge sowie Zinsen und Bußgelder vermerkt.
Wichtiger Hinweis: Sie haben das Recht auf ein Abschlussgespräch, das durch das Gesetz (§ 201 AO) geregelt ist. Das Finanzamt muss Ihnen mindestens eine Woche im Voraus Bescheid geben. Sie können auch beantragen, die Ergebnisse der Prüfung vorab zu sehen. Das hilft Ihnen, sich gut auf das Gespräch vorzubereiten. Das Abschlussgespräch soll dazu dienen, offene Fragen zu klären und die Prüfung mit einem Ergebnis abzuschließen, das für beide Seiten in Ordnung ist.
Eine Betriebsprüfung lässt sich nicht gänzlich vermeiden. Allerdings kann Ihre Finanzabteilung eine Außenprüfung dank einfacher Tipps für alle Beteiligten angenehm gestalten.
Hierzu zählt vor allem eine : Digitale Lösungen wie Circula erleichtern den gesamten Prozess der Buchhaltung, verbessern die Dokumentenverwaltung und unterstützen Ihre Finanzabteilung dabei, den Anforderungen der Prüfung erfolgreich zu begegnen.
Mit diesen 5 Tipps steht dem erfolgreichen Bestehen einer Betriebsprüfung nichts mehr im Wege:
Vorbereitung ist alles. Wer von Anfang an den Papierkram der Buchhaltung beseitigt und auf digitale Software wie Circula setzt, der hat Abrechnungen und Belege jederzeit zur Hand. Die Nutzung von Circula spart Ihrer Finanzabteilung eine Menge Zeit in der Verwaltung von Ausgaben und ermöglicht eine geordnete und lückenlose Dokumentation aller Unterlagen. So kann die steuerprüfende Person im Rahmen der Betriebsprüfung schnell und einfach auf alle Informationen zugreifen.
Verspätete Steuererklärungen erwecken keinen guten Eindruck bei der Finanzbehörde und stellen einen Anlass für eine Außenprüfung dar. Achten Sie deshalb auf eine ordentliche, am besten , die Ihre Finanzabteilung an Abgabefristen und Vorschriften erinnert.
Circula hilft dabei, den Überblick über alle Belege zu behalten und erinnert automatisch an anstehende Fristen. Die einfache Einreichung und Verarbeitung von Belegen beschleunigt den Prozess der Steuererklärung, sodass Sie sie immer pünktlich abgegeben können.
Gemäß sind Unternehmen dazu verpflichtet, Ein- und Ausgangsrechnungen für zehn Jahre aufzubewahren. Der Prüfungszeitraum, der in der Prüfungsanordnung angegeben wird, beträgt in der Regel drei Wirtschaftsjahre.
Das kann eine Menge an Aktenordnern bedeuten. Verspätete, fehlende oder fehlerhafte Unterlagen führen nicht nur zu Verzögerungen bei der Betriebsprüfung, sondern bringen auch Geldstrafen von mindestens 2.500 Euro mit sich.
Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie alle Belege und . Die digitale Archivierung von Circula ermöglicht Ihrer Finanzabteilung eine effiziente und sichere Auffindbarkeit während Betriebsprüfungen sowie eine reibungslose Weiterleitung an das Finanzamt.
Zeigen Sie sich von Beginn an kooperativ und halten Sie den Termin für die Betriebsprüfung ein. Da sich eine Neuterminierung schwierig gestaltet und keinen positiven Eindruck hinterlässt, sollten Sie sich als CFO mit Ihrer Finanzabteilung bestens koordinieren. Lediglich bei Krankheiten oder Umbauarbeiten im Betrieb ist in der Regel ein Ersatztermin möglich.
Reservieren Sie rechtzeitig einen Raum für die Betriebsprüfung und statten Sie diesen mit einem Laptop und allen relevanten Unterlagen aus. Zudem sollten Sie gleich zu Beginn die richtigen Ansprechpartner:innen an die prüfende Person kommunizieren, die für Rückfragen jederzeit zur Verfügung stehen. Das können Sie selbst sein oder jemand aus Ihrer Finanzabteilung.
Circula hilft Ihnen und der gesamten Finanzabteilung, sich perfekt auf eine mögliche Betriebsprüfung vorzubereiten. Finanzprozesse werden durch eine effiziente digitale Erfassung und Verwaltung von Belegen erleichtert, insbesondere in der Reisekostenabrechnung.
Die App automatisiert den Abrechnungsprozess, minimiert Fehler und gewährleistet genaue, gesetzeskonforme Abrechnungen. Zudem garantiert Circula die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und ermöglicht eine schnelle Dokumentenverfügbarkeit bei Betriebsprüfungen. Am Ende des Tages spart sich Ihre Finanzabteilung nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch unnötigen Stress und Frustration. Entdecken Sie noch heute alle Vorzüge von Circula und vereinbaren Sie eine .
Eine Betriebsprüfung ist eine vom Finanzamt durchgeführte Steuerkontrolle in Unternehmen. Hierbei wird geprüft, ob Unternehmer:innen ihren steuerlichen Pflichten nachkommen und Steuern vorschriftskonform abführen.
Das Finanzamt kann eine Betriebsprüfung aus verschiedenen Gründen veranlassen. Dazu zählen Unklarheiten in den Steuererklärungen, Zweifel an der Richtigkeit der Angaben, Zufallsauswahl und auffällige Entwicklungen in den finanziellen Kennzahlen. Ein deutlicher Hinweis auf eine mögliche Betriebsprüfung ist der Vorbehalt der Nachprüfung in den Steuerbescheiden. Auch nach einer Geschäftsaufgabe oder Gewerbeabmeldung kann eine Betriebsprüfung erfolgen.
Die Betriebsprüfung startet meistens angekündigt und mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung. Am Tag der Prüfung werden alle steuerlich notwendigen Unterlagen an die prüfende Person übergeben. Die Betriebsprüfung endet mit einem Prüfungsbericht und einer Schlussbesprechung. Bei Unstimmigkeiten oder wenn Unternehmen mit den Ergebnissen der Betriebsprüfung nicht einverstanden sind, können innerhalb bestimmter Fristen Rechtsbehelfe eingelegt werden, um die Angelegenheit zu klären.
In der Regel werden die letzten drei Wirtschaftsjahre bei einer Betriebsprüfung kontrolliert. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Drei-Jahres-Regelung als allgemeiner Standard gilt und in bestimmten Fällen, je nach den Umständen und den Bestimmungen der Steuergesetze, ausgedehnt werden kann.
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