Essensmarken: Das sind die rechtlichen Bedingungen

Digitale Essensmarken

Seit dem 02.02.2016 sind neben physischen Essensgutscheinen auch digitale Essenszuschüsse möglich (BStBl 2016 I S. 238). Digitale Essensmarken haben den klaren Vorteil, dass sie überall eingesetzt werden können, egal ob im Supermarkt, Restaurant, Lieferdienst oder beim Bäcker um die Ecke. Dies ist vor allem im Home Office ein Benefit, den Unternehmen ihren Mitarbeitern ohne Einschränkungen zur Verfügung stellen können.

Dieser Artikel verschafft Ihnen einen Überblick über die aktuell gültige Gesetzeslage zum Thema Essensmarken.

Erhöhung des Sachbezugswertes 2025

Der Essenszuschuss setzt sich aus zwei Teilen zusammen, einem steuerfreien und einem steuerpflichtigen. Der Sachbezugswert für eine Mittagsmahlzeit liegt seit dem 01. Januar 2025 bei 4,40 €. Der gültige, amtliche Sachbezugswert für Mahlzeiten wird anhand der Entwicklung der Verbraucherpreise des Vorjahres vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales ermittelt und ändert sich somit jährlich.

Dieser Sachbezugswert stellt die Basis des Essenszuschusses dar und ist mit einem festen Steuersatz von 25 % steuerpflichtig für den Arbeitgeber. Zusätzlich kann der Arbeitgeber bis zu 3,10 € steuerfrei zur Verfügung stellen. Somit beträgt der maximale Zuschuss pro Tag 7,50 € (2025).

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Gesetzesgrundlage Essensmarken

Am 18. Januar 2019 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen ein Schreiben mit dem Titel: Sachbezugswert für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten. Dieses Schreiben stellt die rechtliche Grundlage für (digitale) Essensmarken dar und ersetzt somit das BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 (BStBl I Seite 238) es ist in allen offenen Fällen anzuwenden.

Ansatz des maßgebenden amtlichen Sachbezugswerts

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass:

• tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind
• für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich beansprucht werden kann
• der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt
• der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt
• wenn der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate (§ 9 Absatz 4a Satz 6 und 7 EStG) noch nicht abgelaufen sind (BMF-Schreiben vom 5. Januar 2015, BStBl I Seite 119).
  
  

Dies gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen wie einem Restaurant, einer Bäckerei oder einem Lieferdienst, welches die bezuschusste Mahlzeit bereitstellt, bestehen. Zudem besteht eine monatliche Grenze von maximal 15 Essenszuschüssen im Kalendermonat.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu prüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen wie z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen.

Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren.

Zuschüsse zu Mahlzeiten für Home Office Mitarbeiter und für Teilzeitkräfte

Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.

Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit

Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt.

Erwerb auf Vorrat

Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.

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