Laia Jo
Procesos propensos a errores, caos documental, pérdida considerable de tiempo y una comunicación laboriosa entre departamentos: los informes manuales de gastos de viaje presentan numerosos desafíos para la contabilidad.
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Eva Espinoza
Eva EspinozaEn este artículo, analizaremos los errores comunes que suelen ocurrir en la contabilidad manual de los gastos de viaje, así como las ventajas que se obtienen al digitalizar y automatizar dichos procesos.
La elaboración manual de informes de gastos de viaje presenta numerosos desafíos tanto para los empleados como para el departamento de finanzas. Por un lado, los viajeros a menudo se enfrentan a la laboriosa tarea de documentar todos los gastos durante un viaje de negocios, recopilar recibos y completar formularios. Esto no solo puede resultar una carga, sino que también puede ocasionar errores y retrasos en la facturación.
Por otro lado, el departamento de finanzas se ve obligado a encarar la tediosa tarea de revisar y corregir los informes presentados manualmente. Para ambas partes, la contabilización de los gastos de viaje no constituye una tarea sencilla en el día a día laboral.
La gestión de informes manuales de gastos de viaje consumen una cantidad significativa de tiempo, lo que representa una carga y estrés adicionales para el departamento de finanzas. Por un lado, esto se debe a que los empleados tienen consultas ad hoc sobre la presentación de recibos, y a menudo los presentan de manera no estructurada o incompleta. Esto interrumpe la rutina diaria normal del departamento de finanzas y dificulta el procesamiento de otras tareas.
Por otro lado, los viajeros de negocios ya destinan mucho tiempo a viajar. La necesidad de generar una documentación extensa de los gastos de viaje durante o después de un viaje de negocios incrementa aún más el tiempo requerido.
Las tareas manuales son susceptibles a errores, y los errores en la declaración de gastos de viaje pueden acarrear consecuencias negativas.
Al facturar manualmente los gastos de viaje, suele haber falta de control y transparencia sobre qué recibos faltan o en qué estado se encuentra el reembolso. Esto puede generar confusión y dar lugar a que los gastos operativos pasen desapercibidos o a que los reembolsos por parte del empleador se retrasen.
Los errores numéricos o de fórmula en las tablas de Excel, así como los pagos o reembolsos incorrectos, también son problemas comunes que ocasionan discrepancias financieras en la empresa. Estos errores no solo son molestos, sino que también generan frustración entre los empleados, quienes se ven afectados por la falta de reembolsos o los retrasos en la facturación. Como resultado, el departamento de finanzas se ve obligado a corregir los errores, lo que implica una carga adicional para la organización.
Los informes manuales de gastos de viaje a menudo resultan en retrasos innecesarios y largos ciclos de facturación. El proceso de aprobación es complejo y consume mucho tiempo, ya que las facturas suelen requerir revisión y aprobación manual por parte de varios superiores. Esto ralentiza y confunde el estado de las facturas y los reembolsos. Además, los viajeros generalmente no tienen acceso externo al sistema de facturación, lo que retrasa aún más la presentación de informes de gastos de viaje para usted y su equipo financiero.
Además, los procesos complicados basados en papel generan problemas internos: la información se transfiere a través de diferentes canales de comunicación, lo que dificulta el seguimiento y la coordinación para los equipos financieros. Estos retrasos causan insatisfacción entre los empleados, quienes deben esperar mucho tiempo para recibir sus reembolsos. En última instancia, todo esto impacta negativamente en la eficiencia del departamento financiero de su empresa.
La facturación manual conlleva un aumento en los costos debido a errores en la entrada de datos y su corrección. Esto no solo implica costos de personal, sino también el riesgo de pagos excesivos o discrepancias fiscales. Además, las empresas pueden verse tentadas a adquirir diversas herramientas o soluciones de software para agilizar el proceso, lo que genera gastos adicionales directos.
Adicionalmente, los empleados del departamento de finanzas deben recibir capacitación para garantizar que puedan gestionar el complejo proceso manual. Los costos de capacitación y el tiempo necesario para la formación representan cargas financieras que impiden aprovechar oportunidades para abordar proyectos innovadores o avanzar en la planificación estratégica.
La oficina de impuestos monitorea de cerca los asuntos fiscales, y los informes de gastos de viaje en papel presentan importantes riesgos de cumplimiento para los empleados de contabilidad. La falta de recibos de gastos de viaje o su incompletitud pueden levantar sospechas de evasión fiscal, lo que podría acarrear problemas legales para la empresa. La facturación manual es propensa a infringir involuntariamente las normas fiscales, especialmente cuando estas son complejas y cambian con frecuencia.
Estos cinco desafíos asociados con la gestión manual de gastos no solo suponen una carga para su departamento de finanzas, sino que también comprometen la eficiencia y el cumplimiento de la empresa. Si se identifica con las dificultades mencionadas, es momento de considerar la digitalización de su contabilidad.
Una plataforma de gestión de gastos como está revolucionando la forma en que se gestionan los informes de gastos de viaje en la actualidad. Este software permite un procesamiento eficiente y rápido de los gastos de viaje, aliviando la carga tanto de los viajeros como de los empleados de contabilidad. Gracias a esta solución, pueden centrarse en tareas verdaderamente significativas en lugar de dedicar tiempo a buscar recibos perdidos.
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Las soluciones digitales como Circula facilitan el registro y la gestión de datos de viajes de manera eficiente. Los empleados pueden registrar y cargar fácilmente sus recibos y gastos de viaje en tiempo real. Esta información está disponible de inmediato para su departamento de finanzas, agilizando los flujos de trabajo. Como resultado, se reduce la carga administrativa en casi un 80 por ciento y se permite el procesamiento rápido de todos los tickets de gastos de viaje.
Con Circula, ya no necesitas lidiar con hojas de cálculo de Excel confusas ni tener múltiples canales de comunicación para aprobar gastos de viaje. Con esta plataforma, puedes crear flujos de trabajo individuales que permiten aprobar y controlar el presupuesto con un solo clic. Esto ahorra mucho tiempo al equipo de finanzas, ya que no tienen que responder a preguntas individuales de cada persona.
Las herramientas digitales proporcionan acceso a información actualizada sobre los costos de viaje en cualquier momento. Esto facilita un mejor control de los gastos de viaje y la identificación temprana de excesos presupuestarios. La información en tiempo real es especialmente útil para los gestores financieros: los recibos se pueden cargar y clasificar directamente, eliminando así la necesidad de buscar información faltante para el próximo informe de gastos de viaje.
Los gastos de viaje, como parte de los gastos comerciales, están sujetos a un escrutinio riguroso por parte de la oficina de impuestos. Además, existen regulaciones legales que cambian con frecuencia, y su departamento de finanzas debe verificarlas para asegurarse de que estén actualizadas. Circula automatiza esta verificación. La herramienta cumple con los requisitos de la AEAT, lo que es especialmente importante en lo que respecta al archivo y la trazabilidad.
La integración de interfaces críticas, el acceso al almacenamiento en la nube desde cualquier lugar y los asistentes fáciles de usar convierten a las soluciones de aplicaciones de gastos de viaje en la opción preferida de muchas empresas. Esto permite que los empleados presenten cómodamente sus recibos durante sus viajes de negocios, evitando la necesidad de manejar facturas en papel. Tan pronto como los recibos y las facturas se escanean y cargan en la aplicación durante un viaje, el departamento de finanzas obtiene acceso inmediato para procesarlos.
La digitalización de los informes de gastos de viaje se ha convertido en una parte crucial de cualquier departamento financiero moderno para cumplir con las crecientes demandas de una gestión eficiente de los gastos de viaje. Con , como CFO, puedes estar seguro de que estás del lado rápido y seguro, lo que hace que la facturación de los gastos de viaje ya no sea un desafío.
En Circula, trabajamos para brindarte las mejores prácticas y herramientas para una gestión contable efectiva de tus gastos de viaje.
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