ABOUT YOU kiest Circula voor declaratiebeheer

Een nieuwe kijk op online shoppen

Het bedrijf

Kleding, schoenen, accessoires - voor online shoppen kom je als modeliefhebber al snel bij ABOUT YOU terecht. ABOUT YOU, een in 2014 opgerichte dochtermaatschappij van Otto, is een van de snelst groeiende Europese e-commerce bedrijven. Een opmerkelijk succesverhaal: in 2018 was het de eerste “unicorn” in Hamburg, in 2021 volgde de beursgang. In het boekjaar 2021-22 maakte ABOUT YOU een omzet van 1,73 miljard euro. En nu is een team van 1500 medewerkers uit 77 landen hard aan het werk om klanten op hun smartphone een gepersonaliseerde shopervaring te bieden.

De financiële afdeling van het bedrijf bestaat uit Controlling, Taxes, Treasury en Accounting. ABOUT YOU heeft 35 medewerkers bij de afdelingen verspreid over de verschillende accounting afdelingen.

Topprestaties kunnen niet zonder state-of-the-art technologie

De motivatie

Voor ABOUT YOU is het gebruik van moderne technologie een centraal thema als het om werknemerstevredenheid gaat. Als onderdeel van de digitale transformatie van het bedrijf was de online-retailer op zoek naar een oplossing die de reis- en onkostendeclaratie vereenvoudigt, zowel voor degene die declareren als voor de medewerkers van accounting en HR. ABOUT YOU zocht een moderne en aanpasbare tool die perfect bij het systeemlandschap past en voortdurend geoptimaliseerd wordt door de leverancier.

Ook state-of-the-art declaratiebeheer

De uitgangssituatie

Door de snelle groei van het bedrijf besloot ABOUT YOU het systeemlandschap op HR-gebied naar een hoger niveau te tillen. Als eerste werd het systeem voor stamgegevens opnieuw ingericht, onder leiding van Marcel Ziebold die bij ABOUT YOU verantwoordelijk is voor HR Controlling, Data & Systems.

Om bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen en zo veel mogelijk te automatiseren richtten Marcel Ziebold en zijn collega's zich vervolgens op het stroomlijnen van het bestaande systeemlandschap. Al snel werd duidelijk dat de bestaande oplossing voor declaratiebeheer niet gebruiksvriendelijk was en bij iedereen tot frustratie leidde: het hele proces was uitermate omslachtig en tijdrovend. Medewerkers moesten om te declareren eerst een e-mail sturen aan de loonadministratie. Deze voerde vervolgens de gegevens van de medewerker in en ‘activeerde een gebruiker’, wat met 1500 medewerkers een enorme hoeveelheid werk voor het team betekende. Maar ook voor de medewerkers zelf - en vooral voor degenen die vaak reizen - was het proces verre van aangenaam. Bovendien vond ABOUT YOU de ondersteuning van de dienstverlener onder de maat.

Ook Katharina Baldus zag een duidelijke behoefte aan verbetering. Bij ABOUT YOU is ze als senior accountant verantwoordelijk voor Group Accounting, en lonen en salarissen, en fungeert ze als contactpersoon tussen HR en Accounting. Ook binnen Accounting zorgde dit proces voor een hoop handmatig werk, door een gebrek aan interfaces. Zo was er geen koppeling met SAP of de interne verloning tool. Verder kost het handmatig indienen en vooral het opsplitsen van de verschillende kosten op een bon veel tijd en gedoe voor de medewerkers.

Vandaar dat er een nieuwe oplossing nodig was om de processen te automatiseren en zo het Payroll-team en Accounting te ontlasten. Tegelijkertijd moet de oplossing gebruikersvriendelijk zijn en zo voor een positieve user experience zorgen als werknemers hun bonnen indienen.

Gevraagd: individueel geconfigureerde interfaces voor naadloze integratie

De uitdaging

Op zoek naar de best-in-class oplossing voor declaratiebeheer kwam de declaratie software van Circula als duidelijke winnaar uit de bus. Niet alleen de gebruiksvriendelijkheid voor de medewerkers was doorslaggevend, maar ook de al bestaande interfaces, waardoor de declaratie software van Circula perfect past in het systeemlandschap van ABOUT YOU. Die kunnen hun bonnen nu makkelijk onderweg scannen met de smartphone-app of met één klik per e-mail indienen.

De invoering van de declaratie software van Circula was onderdeel van een grotere verandering van het systeemlandschap van ABOUT YOU. Met dit in het achterhoofd was een soepele integratie ontzettend belangrijk. Voor Accounting was hierbij vooral de interface met SAP en de verloning tool belangrijk, om zo handmatige processen uit te bannen. Het boeken van kosten moet zowel belastingtechnisch als in SAP zonder problemen verlopen. Voor product wner Marcel Ziebold was de verbinding met het salarisadministratiesysteem DATEV en het systeem voor stamgegevens Personio essentieel - waarbij natuurlijk ook aan alle wettelijke voorschriften moet worden voldaan. Zowel binnen Accounting als HR moet de oplossing van Circula het personeel met geautomatiseerde processen ontlasten. De nauwe band tussen ABOUT YOU en moederbedrijf Otto zorgde hierbij voor een extra uitdaging. Enerzijds waren er meerdere stakeholders bij het beslissingsproces betrokken en anderzijds lagen bepaalde structuren en processen vooraf al vast.

Een van de belangrijkste eisen van ABOUT YOU was om de reis- en onkostendeclaratie met de nieuwe declaratie software van Circula zo eenvoudig mogelijk te maken. De oplossing moet passen bij een reeks moderne tools die het bedrijf voor de werknemers beschikbaar stelt om een motiverende werkomgeving te creëren.

Individuele oplossing snel en makkelijk geïmplementeerd

De implementatie

Ideeën slim realiseren, de handen uit de mouwen, en slimme, ongecompliceerde oplossingen - dat kenmerkt de bedrijfscultuur van zowel ABOUT YOU als Circula. Ook de implementatie van de declaratiesoftware verliep volgens die principes. Volgens Katharina Baldus verliep de samenwerking tijdens de implementatie dan ook goed en was deze uiterst doelgericht en ongecompliceerd: ze kon die makkelijk afronden naast haar dagelijkse werkzaamheden.

Na een gezamenlijke kick-off werden door de partijen de noodzakelijke stappen bepaald, maar ook de huidige én toekomstige eisen. Ook werd een inventarisatie gedaan voor het maatwerk dat benodigd was aan de bestaande koppelingen met SAP en Personio, om zo te kunnen voldoen aan de speciale behoeften van ABOUT YOU. Aangezien Circula zelf de implementatie verzorgde konden deze maatwerk-aanpassingen snel worden gerealiseerd. Al binnen enkele weken na de kick-off voerden Circula en ABOUT YOU een grootschalige test uit. Voor het ‘go-live-moment’ werden diverse scenario’s getest en werd uitvoerig gecontroleerd of alle koppelingen naar wens functioneerden. Sinds september 2022 is de declaratie software van Circula in gebruik bij ABOUT YOU.

Gestroomlijnde processen en tevreden werknemers

De resultaten

ABOUT YOU ziet de beslissing om met Circula in zee te gaan voor de invoering van hun nieuwe declaratie software als een groot succes. De oplossing van Circula voldoet volledig aan de gestelde eisen: het past perfect in het bestaande systeemlandschap en communiceert probleemloos met iedereen, deels via individueel geconfigureerde interfaces. Bovendien zijn ook de medewerkers uitermate tevreden met de nieuwe declaratie software. Inmiddels gebruiken 639 van de 1500 medewerkers de nieuwe oplossing. Hun feedback is zonder uitzondering positief, aangezien het indienen van bonnen met de app echt zeer eenvoudig is. Bepaalde variabelen, zoals de kostenplaats, zijn vooraf al ingesteld en de bonnen worden met een slimme OCR-technologie uitgelezen, waarbij de declaratie automatisch verder wordt ingevuld. De uitstekende user experience, voor ABOUT YOU een belangrijk criterium bij de keuze voor Circula, is daarmee voor de volle honderd procent waargemaakt.

Ook voor de verantwoordelijke medewerkers bij HR en Accounting heeft de implementatie van de nieuwe tool tot tal van verbeteringen geleid. Enerzijds krijgen ze door de gebruikersvriendelijkheid van de tool duidelijk minder vragen. Anderzijds is het volledige user-management weggevallen, aangezien gebruikers nu automatisch worden aangemaakt via de integratie met Personio. Hierdoor is er geen handmatig werk meer en niemand hoeft zich meer aan te melden voor een account. Ook het opsplitsen van bonnen is nu een stuk eenvoudiger. Kortom, het hele proces van indienen tot uitbetalen is goed gestroomlijnd en zo veel mogelijk geautomatiseerd.

De samenwerking tussen Circula en ABOUT YOU gaat ook na de succesvolle implementatie van de declaratie software door. In nauwe samenwerking geven ze de digitale transformatie vorm, werken ze aan de verdere optimalisatie van de tool en groeien ze zo gezamenlijk verder.