Wie Circula das Reisekostenmanagement bei idalab optimierte

In einem Gespräch mit Paul von Bünau, erzählt der Geschäftsführer von idalab von der Zeit vor der Implementierung von Circula und berichtet was sich danach alles geändert hat.

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idalab ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen für Künstliche Intelligenz mit Schwerpunkt auf Fragestellungen in den Bereichen Health Care, Biotech und Life Science.

In einem Gespräch mit Paul von Bünau, erzählt der Geschäftsführer von idalab von der Zeit vor der Implementierung von Circula und berichtet was sich danach alles geändert hat.

Die Ausgangssituation

Vor der Implementierung von Circula, setzte idalab auf einen sehr manuellen Prozess für die Reisekostenabrechnung. Die Mitarbeiter mussten dabei Belege von Geschäftsreisen oder Außenterminen sammeln und diese in einen Ablagekorb deponieren. Für eine erste Zuordnung sorgten Post-its, die von den Mitarbeitern auf die Belege geklebt wurden und lediglich Zweck der Reise und Mitarbeiternamen auswiesen.

Im zweiten Schritt wurden die Original-Belege von einer Mitarbeiterin auf A4 Blätter geklebt und wiederum eingescannt und danach abgeheftet.

Aus den eingescannten Reisekosten wurde im Nächsten Schritt eine XML-Datei erstellt, die den Namen, den Betrag und den Verwendungszweck der Reisekosten beinhaltete. Diesem, laut Paul, „grauenhaften“ Prozess, musste Juliane Gottschlag, Assistenz der Geschäftsführung, pro Woche ca. 2-3 Stunden Ihrer Zeit widmen. Da die Komplexität der Tages- und Übernachtungspauschalen diesen Prozess gesprengt hätte, wurden diese von idalab nicht berücksichtigt, jedoch die Ausgaben der Mitarbeiter vergleichbar erstattet. Außerdem wurden Reisekosten in erheblichem Umfang nicht an die Kunden weitergereicht, obwohl dies selbstverständlich möglich gewesen wäre.

Die Herausforderung

Als wachsendes Beratungsunternehmen hat sich der „Ausgaben Korb“ soweit gefüllt, dass sogar ein zweiter Korb angeschafft werden musste. Als auf allen Seiten zunehmend wichtige Zeit für diesen Prozess verloren ging, hat sich idalab auf die Suche nach einer digitalen Lösung für die Reisekostenabrechnung gemacht. Wichtige Voraussetzungen dabei waren:

✅ die Möglichkeit, die Ausgaben im PDF-Format zu exportieren

✅ die Generierung von SEPA-Dateien

✅ und die automatische Berechnung von Tages- und Übernachtungspauschalen

Auf der Suche nach einem passenden Tool, wurde Paul Circula empfohlen. Nach der 2- wöchigen Testphase war die Entscheidung nicht mehr schwer...

Die Lösung

Durch das Video Onboarding und die anschließende Q&A Session vor Ort, konnte Circula innerhalb von wenigen Stunden implementiert werden und alle Mitarbeiter waren noch am selben Tag startklar. Paul erzählt, dass sich die Mitarbeiter mit dem vorher schwierigen Thema Reisekostenabrechnung mittlerweile gerne auseinandersetzen und es ihnen Spaß macht Circula’s App mit Belegen zu füttern und diese anschließend vernichten zu können.

Außerdem schätzt er den Kundensupport von Circula, der sogar zur späten Stunde innerhalb von Minuten antwortet. Juliane schafft es unter anderem bis zu 10 Abrechnungen in weniger als 2 Minuten zu bearbeiten und für die Weiterleitung an den Kunden zu archivieren. Besonders hilfreich finden die Mitarbeiter den OCR-Belegscanner, der die Daten der gescannten Belege automatisch ausliest und in die App überträgt. Paul betont, dass die Unverhältnismäßigkeit des Themas nun behoben ist und sich das Team nun auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren kann.

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