Ist Ihre Reisekostenrichtlinie bereit für 2027?

Ist Ihre Reisekostenrichtlinie bereit für 2027?

Was eine Reisekostenrichtlinie regeln muss, wer sie verantwortet und wie Sie sie im Alltag durchsetzen. 30 Minuten für Finance und HR.

Warum sich diese 30 Minuten lohnen

Ihre Reisekostenrichtlinie liegt als PDF im Intranet, ist drei Jahre alt und niemand weiß genau, wer sie eigentlich pflegt? Oder es gibt gar keine, weil bisher informelle Absprachen gereicht haben? Dann kennen Sie die Folgen: Jede Führungskraft entscheidet anders, Belege trudeln Monate später ein, und ob das alles einer Prüfung standhält, weiß niemand so genau.

In diesem Webinar bekommen Sie keine allgemeinen Tipps, sondern eine Entscheidungsgrundlage. 30 Minuten Klartext von unserem Head of Finance und unserem Teamlead Compliance: warum eine Reisekostenrichtlinie sich lohnt, wann sie es nicht tut, welche Entscheidungen Sie dafür konkret treffen müssen – und woran Reisekosten in der Prüfung tatsächlich auffallen.

Was erwartet Sie?

Eine kompakte Session entlang der Fragen, die in der Praxis wirklich anstehen:

• Warum eine Richtlinie – und wann sie sich nicht lohnt: Was eine klare Regelung für Finance, HR und Reisende leistet. Und ehrlich eingeordnet: Wann ein 20-seitiges Regelwerk überdimensioniert ist und eine schlanke Regelung ausreicht
• Woran Reisekosten in der Prüfung auffallen: Verpflegungspauschalen, Drei-Monats-Regel, Belegnachweise, uneinheitliche Handhabung – die konkreten Punkte, die in der Lohnsteuer-Außenprüfung geprüft werden, und was ein Befund rückwirkend bedeutet
• Die Entscheidungen, die Sie treffen müssen: Einreichungsfrist, digitale statt Papierbelege, verbindliches Tool, benannte Ansprechpartner, Erstattungsgrenzen und Kommunikation vor der Reise – jeweils mit Praxis-Richtwert und typischem Fehler
• Wer die Richtlinie ownt: Warum weder „nur Finance" noch „nur HR" funktioniert und wie eine tragfähige Aufteilung der Verantwortung aussieht
• Durchsetzung im Alltag: Warum Richtlinien auf dem Papier scheitern und wie Sie Regeln im Freigabe- und Buchungsprozess verankern, statt nachträglich zu kontrollieren

Im Anschluss beantworten wir Ihre Fragen live.

Für wen ist dieses Webinar?

Für alle, die im Unternehmen mit Dienstreisen und deren Abrechnung zu tun haben – insbesondere:

• Head of Finance & Finance Manager, die wissen wollen, wo ihr aktuelles Setup angreifbar ist
• HR- & People-Teams und Travel Management, die Reiserichtlinien kommunizieren, Rückfragen beantworten und für die Sicherheit Reisender verantwortlich sind
• Buchhaltung & Reisekostenabrechnung, die täglich mit unvollständigen Belegen und Einzelfallentscheidungen arbeiten
• Alle, die gerade eine Richtlinie neu aufsetzen oder überarbeiten und nicht bei null anfangen wollen

Ihre Experten

Paul  Seifert– Head of Finance, Circula
‍Paul Seiffert verantwortet das Finanzteam bei Circula und kennt die Reisekostenrichtlinie aus beiden Perspektiven: als Dokument, das er selbst verantwortet, und als Grundlage für einen Monatsabschluss, der pünktlich stehen muss. Er ordnet ein, wann sich der Aufwand lohnt und wie die Verantwortung zwischen Finance und HR sinnvoll verteilt wird. [Beruflicher Hintergrund ergänzen]

Michael Hoffknecht – Teamlead Compliance & Integration, Circula
‍Michael Hoffknecht verantwortet bei Circula den Bereich Compliance und Integrationen und arbeitet täglich mit den steuerlichen Anforderungen, die hinter jeder Reisekostenabrechnung stehen. Er zeigt, welche Punkte in der Prüfung tatsächlich relevant werden und wie sich Regeln technisch so verankern lassen, dass sie im Alltag greifen. [Beruflicher Hintergrund ergänzen]

Nach dem Webinar

Sie wissen:

• Ob Ihre bestehende Richtlinie die Punkte abdeckt, die in einer Prüfung relevant werden
• Welche Entscheidungen Sie für Ihre Richtlinie treffen müssen – und welche davon bei Ihnen noch offen sind
• Wer die Richtlinie in Ihrem Unternehmen verantworten sollte und wie Sie sie durchsetzen

Alle Teilnehmenden erhalten im Nachgang:

• Die Aufzeichnung zum Nachschauen
• Den ausführlichen Leitfaden zur Reisekostenrichtlinie inklusive anpassbarer Mustervorlage

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