Laia Jo
La presentación de informes de gastos de viaje puede plantear varios desafíos para el departamento de finanzas, ya que los viajes de negocios pueden ser complicados para todos los involucrados. A menudo, se extravían recibos, se excede el presupuesto de viaje o se calculan tarifas fijas incorrectamente.
Laia Jo
Eva Espinoza
Eva EspinozaEn este artículo, exploramos siete costos ocultos que pueden surgir debido a una gestión ineficiente de los gastos de viaje y explicamos cómo una solución como Circula puede facilitar una gestión efectiva de los gastos de viaje.
Los empleados incurren en una variedad de costos como parte de un viaje de negocios. Estos costos incluyen:
Cada empresa cuenta con políticas de gastos de viaje que establecen los criterios para el reembolso de los costos incurridos durante los viajes de negocios. Después de un viaje, los empleados pueden solicitar el reembolso de estos gastos a su empleador, en lugar de tener que pagarlos de su propio bolsillo. Por lo tanto, es crucial que el departamento de finanzas mantenga una gestión de gastos bien organizada, con el fin de tener siempre un registro claro y actualizado de todos los costos de viajes de negocios pasados y futuros.
La gestión ineficiente de los informes de gastos de viaje puede generar una variedad de costos ocultos. Aquí explicamos los siete mayores desafíos para usted como director financiero y su departamento financiero, así como las consecuencias de una contabilidad de gastos de viaje ineficiente.
En ocasiones, obtener recibos de viaje completos y correctos puede resultar todo un desafío. Por ejemplo, una factura del último viaje en taxi puede olvidarse accidentalmente, lo que complica la reclamación de gastos de viaje.
Lamentablemente, este problema se agrava cuando se requiere hacer la reclamación sin la factura del taxi o sin el recibo de entretenimiento correctamente emitido. Los empleados a menudo olvidan guardar los recibos o los pierden mientras viajan, lo que dificulta aún más la facturación y el seguimiento de los gastos.
En el peor de los casos, los costos no serán reembolsados. Esto no solo puede causar complicaciones administrativas, sino que también puede provocar problemas con la oficina de impuestos. Dado que las oficinas de impuestos examinan minuciosamente los informes de gastos, cualquier infracción de cumplimiento puede resultar en consecuencias legales y posibles multas.
Aún hoy, alrededor del siguen procesando los informes de gastos de forma manual. Estos procesos manuales consumen mucho tiempo y generan frustración en los empleados que esperan su reembolso. Mientras tanto, el equipo de finanzas se ve obligado a buscar los recibos físicos que aún faltan para la facturación final. Como resultado, todos los involucrados experimentan estrés, desmotivación e insatisfacción.
Cuando los empleados y los directores financieros tienen que dedicar una cantidad considerable de tiempo a procesos manuales para introducir, verificar y aprobar un informe de gastos de viaje, se desperdicia un valioso tiempo de trabajo. Esta pérdida de productividad puede afectar negativamente los resultados comerciales a largo plazo.
A menudo, los empleados exceden su presupuesto de viaje previsto, lo que pone en aprietos al departamento financiero. Este exceso de costos no solo afecta el plan presupuestario de la empresa, sino que también implica una carga adicional para el departamento financiero.
Gestionar, rastrear y documentar los gastos no presupuestados requiere tiempo y recursos adicionales, lo que puede impactar negativamente en la eficiencia y el control de costos del departamento. Por lo tanto, es crucial establecer una política de gastos transparente para todos los involucrados con el fin de minimizar o evitar consecuencias graves.
Los procesos ineficientes aumentan significativamente el riesgo de errores en los informes de gastos, como entradas duplicadas o importes facturados incorrectamente. Estos errores suelen desencadenar retrabajos, disputas y correcciones que consumen mucho tiempo por parte del departamento de finanzas. Las normativas de viaje que cambian anualmente o que son muy complejas son particularmente propensas a errores.
Las dietas durante un viaje de negocios pueden variar según el país, el suministro de comidas, así como el número de horas y las horas de llegada y salida. Por lo tanto, es responsabilidad del departamento de contabilidad informarse y aplicar correctamente las tarifas planas adecuadas para evitar incumplimientos y errores en los informes de gastos.
Los sistemas de gestión ineficientes a menudo ofrecen una visibilidad y control limitados sobre el gasto, lo que dificulta que las empresas realicen un seguimiento de los gastos, cumplan con los presupuestos y detecten el fraude. Además, los empleados suelen no tener claridad sobre las políticas de viaje aplicables en la empresa.
Los procesos ineficientes para registrar y rastrear los gastos de viaje pueden provocar lagunas o retrasos en la documentación de los gastos. Como resultado, es posible que la empresa carezca de información actualizada o precisa sobre cuánto se gasta en viajes de negocios.
En consecuencia, esto puede dar lugar a una contabilidad incorrecta, retrasos en el proceso y, en los casos más graves, violaciones de las normas legales. Es crucial implementar sistemas de gestión eficientes que brinden una visibilidad clara y un control adecuado sobre los gastos de viaje para evitar estas consecuencias negativas.
Los costos de personal, suministros de oficina, licencias de software y capacitación de los empleados son todos adicionales cuando existen procesos ineficientes o manuales para la contabilidad de gastos de viaje. Según un estudio de , el 43 por ciento de los viajeros de negocios invierten hasta dos horas en planificar, reservar y gestionar un viaje de negocios.
Como resultado, se experimenta una reducción en los recursos disponibles, lo que significa más trabajo para usted como director financiero y costos adicionales elevados. Implementar soluciones eficientes para la gestión de gastos de viaje puede ayudar a reducir estos costos y liberar recursos para otras áreas prioritarias de la empresa.
Al final, una contabilidad de gastos de viaje ineficiente conlleva una serie de costos de oportunidad significativos: pérdida de tiempo, falta de enfoque estratégico en el negocio principal, pérdida de productividad e incluso falta de control de costos son algunos de los costos que pueden evitarse con una gestión eficiente y digital de los gastos de viaje.
Los costos de oportunidad evidencian que la gestión manual e improductiva de los informes de gastos de viaje no solo genera costos directos en forma de trabajo y recursos adicionales, sino también oportunidades perdidas y pérdida de valor. Esto ocurre cuando recursos valiosos no se utilizan de manera productiva y estratégica.
Por lo tanto, es crucial implementar procesos eficientes de gestión de gastos de viaje en el departamento de finanzas para minimizar los costos de oportunidad y asegurar que todos los recursos se utilicen de manera óptima y eficaz. De esta manera, la empresa puede maximizar su eficiencia y competitividad en el mercado.
Los siete desafíos mencionados anteriormente ilustran la amplitud de la gestión de gastos de viaje para su departamento de finanzas y las consecuencias de procesos ineficientes.
Por otro lado, la gestión de gastos de viaje basada en procesos automatizados y software moderno ayuda a abordar estos desafíos. Proporciona visibilidad en tiempo real, desgloses de costos precisos y la capacidad de monitorear los gastos de manera efectiva. Esto permite a las empresas tomar decisiones financieras informadas, planificar mejor los presupuestos y garantizar el cumplimiento de manera más eficiente.
Un software de gastos de viaje como Circula ofrece . Ayuda a digitalizar, acelerar y simplificar los informes de gastos de viaje.
Gracias a los procesos de automatización, el esfuerzo de los empleados en la elaboración de informes de gastos se reduce significativamente. Por ejemplo, la empresa de TI ha utilizado Circula desde 2019 y ha logrado ahorrar un 80 por ciento de tiempo y costos desde entonces.
Para evitar costos ocultos y consecuencias graves al declarar los gastos de viaje, aquí le ofrecemos cinco consejos sobre cómo los empleados del departamento de finanzas pueden aprovechar Circula para reducir gastos y prevenir errores en el futuro.
No más papeleo, no más perseguir recibos físicos: el reconocimiento de recibos digitales de Circula permite a los empleados cargar fácil y cómodamente sus recibos de viaje a través de la aplicación durante el viaje. Olvídate de las facturas olvidadas o perdidas: gracias al escaneo OCR (reconocimiento óptico de caracteres), todos los datos importantes del recibo se registran automáticamente y se gestionan adecuadamente en la aplicación Circula. Esto no solo ahorra una cantidad significativa de tiempo al departamento de finanzas, sino que también garantiza menos estrés para todos.
Ofrezca a los empleados su propia tarjeta de crédito empresarial, ya sea virtual o física, y establezca un presupuesto fijo general. Esto no solo, sino que también elimina la necesidad de que los empleados cubran los gastos durante el viaje y luego esperen largos periodos para ser reembolsados. Como director financiero, mantendrá una visión integral de todos los gastos y podrá realizar un seguimiento transparente de las reservas mediante la tarjeta de crédito de la empresa.
En los viajes de negocios, surgen una variedad de gastos, como comidas, tarifas de estacionamiento y viajes en taxi. Específicamente, el costo adicional de las comidas puede resultar opaco, especialmente en viajes al extranjero, presentando un desafío significativo para el departamento de finanzas. Herramientas de software como Circula calculan automáticamente estos gastos adicionales de alimentación y las dietas especificadas por el Ministerio Federal, brindando a los empleados una planificación más efectiva de su viaje. La herramienta establece una tarifa fija diaria basada en las fechas del viaje, simplificando el proceso de facturación para el equipo financiero.
Las políticas de gastos de viaje complicadas son un error común que puede resultar en costos adicionales evitables. Mantenerse actualizado con las normas de cumplimiento es fundamental, así como también garantizar una comunicación clara en toda la empresa. Establezca tarifas de gastos fijas para todos los viajeros y defina un marco dentro del cual los empleados puedan recibir reembolsos por sus costos. Una herramienta como Circula ayuda a garantizar el cumplimiento y le alerta automáticamente cuando el gasto se desvía de las pautas establecidas.
Con Circula, puede establecer flujos de trabajo de aprobación personalizados, donde los gerentes relevantes o su departamento de finanzas revisen y aprueben los informes de gastos de viaje. Esto garantiza que no se aprueben gastos indebidos durante un viaje de negocios.
Para garantizar la presentación precisa y transparente de los gastos relacionados con un viaje de negocios, es fundamental que un informe completo de gastos de viaje incluya toda la información pertinente y los recibos necesarios. Como director financiero, es crucial tener en cuenta los siguientes diez puntos:
Facturar los gastos de viaje puede ser un proceso que consume mucho tiempo. Por ello, es fundamental seguir los 7 pasos para la facturación de los gastos de viaje y además utilizar un software eficiente que aligere considerablemente la carga del departamento financiero en este aspecto.
El 19% de todas las declaraciones de gastos de viaje pueden contener errores, lo que a veces resulta en costos elevados. Con Circula, puedes reducir estos gastos durante los viajes de negocios y . Nuestra aplicación te permite, como director financiero, mantener el control de los gastos y hacer que el proceso de facturación sea más eficiente. ¡Empieza hoy mismo a digitalizar y optimizar tus gastos de viaje con Circula!
Índice
En Circula, te ofrecemos una plataforma sencilla e intuitiva para gestionar los gastos de tus empleados, que cumple con las normativas de la AEAT.
Solicita una demo
En Circula, nos encargamos de sincronizar tus registros financieros con los estados de tus cuentas bancarias, para que puedas llevar a cabo una gestión de gastos sencilla y conforme a la AEAT.
Solicita una demo