Laia Jo
Descubre en este artículo la importancia de la conciliación bancaria para garantizar la coherencia entre los registros contables y los estados de cuenta bancarios
Laia JoUno de los principales propósitos de la contabilidad es representar con precisión la verdadera situación de una empresa.
Esta premisa, en apariencia simple, representa un desafío significativo para las empresas contemporáneas, dada la gran cantidad de transacciones e información que deben gestionar en su día a día, por lo que existen ciertos procesos que ayudan a lograr este objetivo.
Entre ellos se destaca la conciliación bancaria, un procedimiento fundamental para reflejar con exactitud la disponibilidad de fondos de la empresa, por lo que hoy en te explicaremos qué implica, cómo llevarlo a cabo y la posibilidad de automatizarlo.
La conciliación bancaria es un procedimiento de validación destinado a asegurar la correspondencia entre las transacciones de los registros contables y las operaciones reflejadas en los estados de cuenta bancarios.
Cuando una compañía registra un depósito en su cuenta bancaria, debido al abono realizado por un cliente, este movimiento se refleja en los estados de cuenta de dicha entidad.
Paralelamente, las empresas deben dejar asentado en sus registros contables la emisión de la factura asociada a este ingreso, con el fin de cumplir con las normativas tributarias.
Durante el proceso de conciliación bancaria, se verifica que dicho movimiento esté debidamente anotado tanto en la cuenta bancaria como en los registros contables.
La conciliación bancaria es de vital importancia para las empresas, muchas de las cuales tienden a omitirla por parecer una tarea ardua y monótona.
Los beneficios de llevar a cabo esta actividad de manera regular son significativos para la salud financiera de tu negocio. Veamos en detalle por qué.
Al revisar de forma regular, usualmente cada mes, los estados de cuenta bancarios y los registros contables, se logra una supervisión efectiva sobre la situación financiera de la empresa.
Esto garantiza que la información contable sea precisa, ofreciendo así una representación fiable de la situación económica y financiera de la misma.
Este proceso impulsa la actualización constante de los registros contables, promoviendo un esquema de trabajo más organizado y sistemático.
La conciliación bancaria facilita la identificación de discrepancias o errores en los registros contables y permite hallar y corregir sus causas.
De esta forma, en el evento de una auditoría o revisión fiscal, se puede confiar en que los registros contables son un reflejo fiel de la realidad, minimizando la probabilidad de enfrentar inconvenientes.
La información constituye un activo estratégico crucial. Cuanto más precisa y actualizada sea la información disponible, más acertadas serán las decisiones tomadas.
En este sentido, la conciliación bancaria asegura el acceso a datos precisos y actualizados, fundamentales para la planificación y estrategia empresarial.
Mantener los registros contables lo más exacto y al día posible subraya la importancia de efectuar la conciliación bancaria regularmente, idealmente en tiempo real.
Comúnmente, las empresas llevan a cabo este proceso varias veces por semana, pero cuando el procedimiento es automatizado, se efectúa diariamente al recibir el estado de cuenta bancario, generalmente al comienzo del día laboral, reflejando las actividades del día anterior.
Por obligación legal, esta conciliación debe completarse antes de la declaración de impuestos, puesto que el ente fiscal demanda comprobantes de todas las transacciones efectuadas.
El encargado de efectuar el proceso de conciliación bancaria mensualmente es aquel que se encarga de las finanzas de la compañía.
Los miembros del equipo de finanzas son los más familiarizados con la posición financiera de la empresa, lo que les facilita identificar cualquier desviación, error, omisión o transacciones pendientes.
En el caso de las pequeñas y medianas empresas que delegan su contabilidad a firmas externas de asesoría o consultoría, estas últimas deberán llevar a cabo dicha tarea y enviar los resultados a la empresa para su verificación, e independientemente de si la conciliación se realiza internamente o por terceros, es crucial que los hallazgos no se ignoren.
El jefe del departamento financiero debe validar el informe final y, dependiendo de las políticas de la empresa o la necesidad percibida, este informe puede ser escalado y presentado a la dirección superior para su consideración.
A modo de ejemplo, se expone una conciliación bancaria simplificada:
Existe una diferencia de 8.000 € entre el saldo registrado por la empresa y el saldo reportado por el banco.
A lo largo del proceso de conciliación, se descubren varias diferencias:
Para el cheque aún no descontado, se debe reajustar este importe en la cuenta de deudores de la siguiente forma:
Para registrar las comisiones bancarias, que se deducen al momento del abono en la cuenta, se contabiliza así:
Con respecto al ingreso aún no reflejado en el banco, se ajusta llevando este importe a una cuenta transitoria de ajuste.
Tras aplicar estos ajustes, el saldo en la cuenta bancaria se corregirá a 81.000 €, coincidiendo con el saldo bancario reportado. Por lo tanto, se completa satisfactoriamente la conciliación bancaria.
Automatizar la conciliación bancaria significativa principalmente la reducción del tiempo necesario para su realización y del personal requerido para el proceso, mejorando así su eficiencia. Este avance representa un beneficio económico indirecto.
Otra ventaja derivada de la anterior es la posibilidad de incrementar la frecuencia de realización de la conciliación bancaria. Gracias a la agilización del proceso, se puede llevar a cabo con mayor regularidad.
Esto mejora la capacidad de identificar y corregir errores o discrepancias de manera oportuna y eficiente.
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Clientes, efectos por cobrar | 3.000 € | |
| Caja y bancos | 3.000 € |
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Gastos por servicios bancarios | 2.000 € | |
| Caja y bancos | 2.000 € |
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Ajuste de conciliación bancaria (cuenta transitoria) | 3.000 € | |
| Caja y bancos | 3.000 € |
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