Laia Jo
Explora en el siguiente artículo cómo realizar un adecuado asiento contable para los gastos de viaje y asegurar la salud financiera de tu empresa.
Laia JoPara una gestión financiera eficiente, es crucial contabilizar dietas y gastos de viaje de manera precisa.
En , somos conscientes de que estos gastos representan una inversión significativa, a menudo alcanzando cifras promedio de 70.000 euros anuales por empresa.
Por ello, abordaremos cómo realizar un asiento contable para gastos de viaje para mantener a flote la salud financiera de tu empresa.
El registro contable de gastos de viaje debe reflejar de manera fidedigna todos los costos asociados a desplazamientos por motivos laborales. Estos incluyen alojamiento, manutención, transporte, entre otros.
Los gastos de viaje en contabilidad se agrupan generalmente bajo el subgrupo 62, conocido como “Servicios Exteriores” dentro del Plan General de Contabilidad.
La selección de la cuenta contable de gastos de viaje depende del tipo de gasto, siendo las más comunes las cuentas 627 y 629.
La cuenta 627 se usa para gastos de atención comercial y atención al personal, así como la captación y fidelización de clientes (incluyendo comidas).
Por otro lado, la cuenta 629 se reserva para gastos de alojamiento y transporte que no encajan en otras categorías.
Una práctica habitual es incorporar los en la nómina de los empleados. Pero, la liquidación de estos gastos no debe incluirse en la nómina, sino que se liquida directamente al empleado. Únicamente se liquida junto a la nómina el importe de kilometraje sujeto a tributación IRPF.
Aquí es fundamental entender que estos gastos tienen un carácter compensatorio y no forman parte del salario bruto, y para ello, se emplea la cuenta 640.
Un registro adecuado y detallado de los gastos de viaje del personal no solo proporciona una imagen clara y actualizada de la situación financiera de la empresa, sino que también asegura el aprovechamiento de posibles deducciones fiscales.
La gestión de los gastos de viaje en las empresas ha experimentado cambios significativos durante el 2023.
Con la , el ha realizado una actualización crucial en la compensación por kilometraje, afectando tanto a empleados públicos como al resto de los contribuyentes.
En un movimiento destinado a equilibrar los costos crecientes en combustible y mantenimiento vehicular, exacerbados por la situación geopolítica actual, el kilometraje exento de pagar IRPF se ha incrementado un 37%.
Esto establece el nuevo importe en 0,26 euros por kilómetro, una cifra que no había sido modificada desde 2005, cuando se fijó en 0,19 euros. Para el uso de motocicletas, la exención se ha ajustado a 0,106 euros por kilómetro.
La normativa distingue entre empleados públicos y otros contribuyentes. Para los primeros, el cambio se traduce en una indemnización de 0,26 euros por kilómetro, que se abonará directamente en su cuenta tras presentar justificantes.
En cuanto a los demás contribuyentes, pueden excluir de su declaración de IRPF los importes recibidos por kilometraje, hasta el límite mencionado, siempre que se justifiquen adecuadamente los desplazamientos.
Este aumento en la tarifa plantea interrogantes sobre cómo gestionar los gastos de viaje del personal a partir de ahora, especialmente en lo que respecta al IRPF y la coordinación entre las declaraciones de los contribuyentes y las empresas.
Es vital que tanto empleados como empleadores estén al día con estos cambios para evitar discrepancias en las declaraciones fiscales.
Implementar soluciones digitales para contabilizar dietas y gastos de viaje, facilita el seguimiento en tiempo real, asegura el cumplimiento de las normativas vigentes y optimiza los recursos, minimizando errores y gastos innecesarios.
El empleo de estas herramientas para la se vuelve aún más relevante bajo este nuevo escenario, dado que pueden adaptarse rápidamente a los cambios normativos, asegurando que los gastos de viaje se registren y reporten de manera precisa y eficiente.
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En Circula, trabajamos para brindarte las mejores prácticas y herramientas para una gestión contable efectiva de tus gastos de viaje.
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