Reisenebenkosten: Arten, Abrechnung & Erstattung

Was sind Reisenebenkosten?

Als Reisenebenkosten gelten Kosten, die während einer Geschäftsreise entstehen, nicht privat bedingt sind und nicht in die Kategorien Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten fallen.

Wie bei den Reisekosten besteht auch bei Reisenebenkosten kein gesetzlich geregelter fester Anspruch auf eine Erstattung durch den Arbeitgeber. Falls dieser die Auslagen nicht übernimmt, können sie jedoch in der Steuererklärung der Beschäftigten Berücksichtigung finden.

Unter die Reisenebenkosten fallen bspw. Mautgebühren, Diensttelefonate oder auch Trinkgelder. Allerdings sind die Beträge vielfach so niedrig, dass sie von den Beschäftigten oft vernachlässigt oder vergessen und deshalb in ihrer Reisekostenabrechnung nicht angegeben werden. Ein Fehler, können sich diese doch rasch summieren, sodass den Antragstellern schnell mehrstellige Beträge entgehen.

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Welche Reisenebenkosten gibt es?

Grundsätzlich können viele Formen von Auslagen als Reisenebenkosten bei Geschäftsreisen gelten, wenn sie während und im Zusammenhang mit der Dienstreise entstanden sind. Beispiele für Reisenebenkosten sind:

• Parkgebühren und Straßengebühren (Maut, etc.)
• Telefongebühren für geschäftliche Gespräche
• Eintrittskarten für Seminare oder andere berufliche Veranstaltungen
• Gebühren für die Gepäckaufbewahrung
• Trinkgelder, bspw. im Restaurant oder Hotel
• Diebstahl oder Beschädigung des Gepäcks
• Unfallversicherung für die Dienstreise

Voraussetzung ist dabei stets, dass die Kosten dienstlich bedingt sind. Wenn es sich um das Trinkgeld nach einem privaten Essen mit Bekannten während der Reise handelt, kann dieses nicht als Reisenebenkosten abgerechnet werden.

Parkgebühren, Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel und Mautgebühren werden meistens bar und ohne Belege am Automaten bezahlt. Viele Einreichende vergessen deshalb, diese Kosten später mit in die Reisekostenabrechnung einzureichen. Daher achten Sie darauf, stets die Belege mitzunehmen.

Telefon- und Internetkosten sind meist private Mobilfunkverträge, die der Einreichende schon im Voraus eingeht. Einreichende denken nicht daran, den Teil des privat zu zahlenden Betrages für die berufliche Nutzung mit einzukalkulieren und mit der Reisekostenabrechnung einzureichen. Unter Umständen kann sich dieser Aufwand allerdings lohnen, wenn das Telefon und Internet in besonderem Maße – gerade im – genutzt wurde. Auch in diesem Fall sind die Aufwände per Beleg nachzuweisen.

Eintrittskarten für Seminare oder Workshops werden teils ohne Quittung erworben, welche trotz dessen durch die Reisekostenabrechnung erstattet werden können. Sie einen Eigenbelege erstellt und als vollzähligen Beleg einreichen können.

Gepäckaufbewahrungsgebühren und Reisegepäckschäden sind zwei versteckte Kosten, die von Reisenden oftmals vergessen werden. Alle Kosten rund um das Reisegepäck können erstattet werden, sofern Sie die entstandenen Kosten per Beleg nachweisen können.

Das Trinkgeld wird meist in bar und ohne Quittung gezahlt, weshalb Einreichende vergessen, es mit in der Reisekostenabrechnung anzugeben. Achten Sie also beim nächsten Restaurantbesuch auf einer Geschäftsreise darauf, dass das Trinkgeld auf dem Beleg angegeben ist.

Gesetzliche Regelung von Reisenebenkosten

Unternehmen sind gesetzlich nicht zur Erstattung der Reisenebenkosten verpflichtet. Allerdings übernehmen viele Unternehmen aus Fairness und Motivationsgründen die entstandenen Reisenebenkosten in voller Höhe oder zumindest anteilig. Dies ist für Unternehmen steuerfrei, da die Erstattung der Reisenebenkosten als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann.

Abrechnung der Reisenebenkosten

Unternehmen können bestimmen, welche Arten der Reisenebenkosten sie übernehmen und sollten dies ihren Beschäftigten vor Antritt einer Dienstreise mitteilen. Diese können ihre Auslagen dann in den genehmigten Kategorien beanspruchen. Wie bei den Reisekosten ist dafür die Einreichung von entsprechenden Originalbelegen und Quittungen erforderlich.

Wie bei anderen Erstattungsanträgen sollte daraus neben Datum, Ort und Höhe der Kosten auch der Grund der Ausgabe nachvollziehbar sein. Sollte Ihnen einmal ein Beleg für Reisenebenkosten fehlen, ist das kein Beinbruch. Sie können sich ganz einfach selbst einen sogenannten “Eigenbeleg” erstellen.

Erstattung über die Steuererklärung

Für den Fall, dass ein Unternehmen keine Erstattung der Reisenebenkosten vornimmt, bleibt Beschäftigten noch der Ausweg über die Steuererklärung. Dort können die Ausgaben als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Bei einer anteiligen Übernahme durch den Arbeitgeber gilt dies für den jeweiligen Restbetrag, wobei für beide Varianten ein Pauschalbetrag von 1.000 Euro festgelegt wurde. Liegt der Betrag höher, muss dieser durch Belege nachgewiesen werden. Auch beim Finanzamt ist die Abgabe von Eigenbelegen möglich. Diese kann die Behörde allerdings im Einzelfall ablehnen.

Der Gesetzgeber zieht zudem eine Grenze zwischen absetzbaren und nicht absetzbaren Ausgaben. Während Mautgebühren oder der Seminar-Eintritt angegeben werden können, ist dies bei Pay-TV-Gebühren oder Spa-Besuchen im Hotel nicht der Fall.

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Reisenebenkosten einfach abrechnen mit der Circula-App

Angesichts der vielen Positionen bleibt es für Beschäftigte schwierig, bei den Reisenebenkosten den Überblick zu behalten. Erschwert wird die umfassende Erstattung durch das umständliche manuelle Sammeln der Belege. Außerdem führen die folgende Prüfung und Abrechnung im Unternehmen zu einem hohen personellen Aufwand.

Die Software für Reisekostenabrechnungen von Circula bietet in dieser Hinsicht für alle Beteiligten Abhilfe. Dank dem automatisierten Handling gelingen Eingabe und Erfassung für die Beschäftigten im Handumdrehen. Auch das manuelle Sammeln der physischen Belege entfällt, denn mit der App lassen sich die Quittungen mit wenigen Klicks scannen und GoBD-konform einreichen. Mithilfe automatisierter Checks sind dabei Fehler durch vergessene und falsch oder doppelt eingereichte Belege ausgeschlossen.

Dank ihrer Schnittstelle zum Buchhaltungssystem gelangt die Abrechnung dann nahtlos zur richtigen Stelle im Unternehmen, wo sie nach der Prüfung digital freigegeben werden kann. Die automatisierten und digitalisierten Prozesse sorgen dabei dafür, dass Arbeitgeber mit dem Reisekosten-Tool bei der Bearbeitung bis zu 80 Prozent Zeitersparnis realisieren können.

Doch nicht nur in der Buchhaltung, sondern auch im Controlling sorgt die digitale Lösung für mehr Produktivität. So verschafft die Reisekosten-Software von Circula dem Unternehmen einen umfassenden Überblick über alle Ausgaben und liefert zugleich Hinweise auf Einsparpotenziale. Dank hoher Transparenz und Automatisierung profitieren sowohl Unternehmen als auch Beschäftigte von schnelleren Abläufen, was einerseits die Personalkosten senkt und auf der anderen Seite zu einer schnelleren Erstattung der Reisenebenkosten führt.

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