Sarah Fadida Razlan
Las empresas pierden más de 18.000 millones de euros no reclamados cada año. Reclamar el IVA de gastos incurridos en España y en el extranjero puede ser un proceso abrumador, pero no tiene por qué serlo.
Sarah Fadida RazlanSi las empresas quieren reclamar su IVA del extranjero, a menudo esto sólo puede hacerse a través de un gran esfuerzo burocrático. Aunque el IVA es reembolsable en más de 40 países en todo el mundo, cada país tiene sus tasas impositivas, plazos, procesos y pautas de gestión.
El partner de Circula, , ofrece recuperar el IVA de una manera mucho más sencilla. Permitiendo a las empresas automatizar el trámite del reembolso del IVA local o extranjero, y despreocuparse del proceso.
Muchas empresas tienen programas de cuentas por pagar diseñados y configurados para capturar el IVA en las facturas de los proveedores. Este tipo de empresas también suelen operar sistemas complejos de administración de gastos para gestionar los procesos de gastos de viajes y los gastos de los empleados. Estos aseguran que los datos se capturen de manera eficiente con una experiencia simple y organizada para los empleados.
A pesar de ello, un área que a menudo ignoran por completo es la recuperación del IVA. Esto es una pena porque, fundamentalmente, cualquier IVA incurrido en el curso de las actividades comerciales a menudo se puede recuperar. Los sistemas de gestión de gastos a veces ignoran esta oportunidad. Dado que el tipo medio del IVA es superior al 20 % en la UE, esto puede suponer cantidades significativas. A nivel mundial, las empresas pierden más de 18.000 millones de euros cada año debido al IVA no reclamado sobre los gastos.
Tomando a España como ejemplo, el tipo normal de IVA es del 21%. Y desde el 1 de enero de 2023, el gobierno español fijó una tasa menor del 0% y 5% a una gama de bienes de primera necesidad que incluyen: pan, leche, harina, queso, aceite, pasta, etc.
Para recuperar el IVA, una factura válida de IVA o un documento aduanero generalmente debe acompañar la solicitud de IVA soportado. Las autoridades fiscales españolas pueden no permitir la recuperación del IVA de una factura que no incluya toda la documentación relacionada con el gasto, como facturas y recibos de dichos pagos. La liquidación del IVA se realiza a través del
La siguiente es una lista de artículos para los cuales el IVA soportado es deducible si está relacionado con el uso comercial de la empresa:
La mayoría de las empresas incurrirán en IVA cuando compren bienes y servicios para poder operar sus actividades comerciales. Como regla general, las empresas en la Unión Europea ("UE") pueden recuperar el IVA a través de sus declaraciones de IVA si están registradas para el IVA en el mismo país donde se sufrió el IVA. Esto puede sonar obvio, pero es un principio importante para la recuperación del IVA. Una empresa española que incurre en IVA español puede recuperar el IVA en sus declaraciones de IVA en España. De ello se deduce que si la empresa española incurrió en IVA francés, no podría recuperar el IVA francés en sus declaraciones de IVA en España. En cambio, existe un mecanismo especial de reembolso de la UE en virtud del cual la empresa española puede recuperar el IVA de las autoridades fiscales francesas. Veremos este tema en detalle más adelante.
No todas las empresas pueden recuperar el IVA. Es posible que una empresa que realiza suministros exentos (como servicios financieros y seguros) no pueda recuperar una parte o la totalidad de su IVA. Cabe destacar que la mayoría de las empresas pueden recuperar el IVA.
El IVA soportado no se puede recuperar en compras de bienes y servicios que no se utilizan para fines comerciales (por ejemplo, bienes adquiridos para uso privado). Esta es la posición en toda la UE. Los siguientes gastos no son deducibles en España:
Aunque las reglas pueden parecer complejas, la realidad es que es probable que haya IVA que se pueda recuperar de los gastos de los empleados. La clave necesaria para recuperar el IVA es conservar las pruebas correctas como las facturas. Si aún no has recuperado el IVA, no todo está perdido. A menudo, es posible presentar una reclamación atrasada por el IVA local que podría haberse recuperado. Generalmente, la regla en España es que es posible reclamar por un período que se remonta a 4 años.
Hasta ahora, hemos explicado casos en los que una empresa española incurre en IVA español y cómo puede recuperarlo en sus declaraciones de IVA español. Como las restricciones de Covid-19 han disminuido drásticamente desde 2020, estamos comenzando a ver más viajes de negocios internacionales. Por lo tanto, es probable que una empresa española envíe a sus empleados a viajes de negocios, conferencias, ferias y exposiciones que tengan lugar en países de la UE. Los empleados incurrirán en IVA en dichos países por alojamiento en hoteles, comidas, ciertos transportes, conferencias, etc. Gracias a Circula y WAY2VAT, puedes reclamar el IVA de tus facturas en más de 40 países en todo el mundo.
El IVA puede recuperarse en el marco del Plan de devolución del IVA de la UE. Por ejemplo, si una empresa española envía a su equipo a una conferencia celebrada en Bélgica y el coste de la conferencia y el alojamiento en el hotel están todos sujetos al IVA belga. Según el esquema, la empresa registrada en el IVA español tiene derecho a presentar una solicitud de devolución del IVA a través del portal de su autoridad fiscal, es decir, la autoridad fiscal española. Las facturas deben presentarse a través del en el sitio web de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Las facturas deberán escanearse y cargarse en el portal. Después de una verificación inicial por parte de las autoridades fiscales españolas, la reclamación se enviará a las autoridades fiscales belgas, que realizarán algunas comprobaciones y cualquier reembolso del IVA lo realizarán directamente las autoridades fiscales belgas.
Existen plazos estrictos para la presentación de reclamaciones. El período de reclamación cubre un año natural, y la reclamación debe presentarse a más tardar el 30 de septiembre siguiente al final del año natural en el que se realizaron los pagos. Una vez presentada la reclamación, el proceso toma alrededor de cuatro meses.
El IVA solo puede recuperarse según las normas de ese Estado miembro de la UE. Por tanto, es importante asegurarse de que el IVA reclamado es recuperable en ese Estado miembro. Las reglas son complejas y si consideras que puedes ser elegible para una reclamación atrasada, te puedes comunicar con nosotros y te ayudaremos a analizar el alcance y la posibilidad de dicha reclamación.
Circula y WAY2VAT ofrecen a las empresas la solución ideal para tramitar la devolución automática del IVA después de presentar sus gastos de viaje tanto en su país como en el extranjero.
Los tiques o facturas de gastos comerciales en el extranjero ya escaneados y enviados a la plataforma de Circula se transfieren automáticamente a la interfaz de WAY2VAT, antes de ser verificados y transferidos a las autoridades fiscales extranjeras.
Esto elimina el proceso manual que requería mucho tiempo para solicitar un reembolso del IVA y se automatiza con WAY2VAT después de que el informe de gastos de viaje haya sido verificado con Circula.
