¿Qué son los gastos de viaje?

Los viajes de negocios forman parte de la vida laboral cotidiana de muchas personas. Pero en lo que respecta a los gastos de viaje, surgen muchas preguntas: ¿qué gastos puedo contabilizar, cómo presento los recibos, qué cantidades a tanto alzado hay? Muchas de las normas relativas a los viajes de negocios son complejas.

A continuación, te presentamos todas las cuestiones relativas a los gastos de viaje y todo lo referente a su contabilidad. Según nuestro enfoque, los gastos de viaje no tienen por qué ser complicados si se siguen unos principios simples. Con las herramientas (digitales) adecuadas, una buena planificación y aplicando las normas de contabilidad, los viajes de negocios resultan aún más sencillos para los empleados que viajan y sus equipos de contabilidad. Utilizar una app gastos de viaje adecuada puede marcar la diferencia en la gestión eficiente de estos procesos.

¿Qué son los gastos de viaje?

Para entender los gastos de viaje, primero debemos definir el concepto de viaje de negocios. Un viaje de negocios se realiza por cuenta de la empresa y puede llevarse a cabo, por ejemplo, para asistir a una feria o conferencia, recibir formación continua, acudir a una cita con un cliente o visitar una sucursal de la propia empresa.

Por regla general, los viajes de trabajo se organizan con la empresa y las normas sobre el tiempo de trabajo en los viajes de negocios suelen figurar en el contrato de trabajo. Además, en lo referente a la jornada diaria, es importante tener en cuenta que los viajes de negocios están contemplados en la legislación laboral.

¿Qué gastos pueden reclamarse?

Los viajes de negocios son una actividad que se realiza en beneficio de la empresa y, por tanto, los gastos generados suelen ser asumidos por la organización. Durante un viaje de negocios se pueden presentar gastos de transporte, alojamiento, manutención y otros gastos adicionales, como propinas, tasas de aparcamiento o teléfono. Por lo general, la empresa es la encargada de reembolsar los gastos del viaje de negocios sin generar impuestos sobre el salario del trabajador, ya que se trata de un gasto realizado como consecuencia de la actividad laboral, como se recoge en la Ley del Estatuto de los Trabajadores.

Para que una empresa pueda justificar los gastos realizados, los empleados deberán conservar todos los documentos, como facturas y recibos, y presentarlos en el plazo y la forma requeridos por la política de gastos determinada por el departamento de administración o contabilidad de la compañía, que normalmente es de tres a seis meses.

Las empresas deben llevar una contabilidad en gastos de viajes precisa que sirva como prueba para el reembolso de los gastos sin la carga de impuestos sobre el salario y para la deducción del IVA soportado. Este proceso puede resultar un tanto burocrático, ya que es necesario recopilar y presentar los recibos correspondientes para obtener el reembolso.

Además, existen diversas tarifas a tanto alzado para las comidas en los viajes de negocios y normativas para los viajes de negocios más largos. Si el viaje de negocios se realiza en el extranjero, se aplicarán otras tarifas a tanto alzado, que difieren según el país y, a veces, también según la región.

Gastos comunes de viajes de negocios

• Transporte: billetes de tren, avión o bus, alquiler de coches, peajes, aparcamiento, kilometraje, facturas de taxi, combustible
• Dietas y manutención: restaurantes
• Alojamiento: hoteles y otros establecimientos similares
• Otros gastos de viaje: pases a conferencias, propinas, etc

¿Cuál es la diferencia entre viáticos y gastos de viaje?

Es común que se utilicen indistintamente los términos «viáticos» y «gastos de viaje» cuando se habla de los viajes de negocios, pero en realidad se refieren a conceptos diferentes.

Los viáticos son las cantidades de dinero que se entregan a un empleado como anticipo antes del viaje para cubrir los gastos de alojamiento, comida, transporte y han sido previamente presupuestados. En cambio, los gastos de viaje son aquellos que se refieren a los costes reales que el trabajador hace frente en el viaje y no necesariamente estaban previstos en el presupuesto con anterioridad, como pueden ser gastos de taxi, tasas de aparcamiento, etc.

Ninguno de ellos tiene diferencias a nivel fiscal, pero están sujetos a regulaciones, por lo que su correcta gestión y justificación son fundamentales para evitar posibles problemas financieros o legales.

Cómo planificar un viaje de negocios

Las políticas de gastos

¡Pongámonos en marcha! ¿Sabías lo que es una política de gastos de empresa? Se refiere a un conjunto de directrices y procedimientos establecidos por una compañía con el objetivo de gestionar y controlar los viajes de negocios que realizan sus empleados. Esta política establece los límites de gastos, las opciones de transporte, entre otros.

Muchas empresas tienen políticas internas que les permiten planificar de manera organizada los viajes de negocios, pero no deben ser documentos sobrecargados, sino que deben ser claros y ofrecer transparencia y seguridad tanto a la empresa como a los empleados.

La política de gastos de viaje puede servir como una guía para trazar un mapa de los procesos internos de la empresa, proporcionando información sobre los diversos métodos contables y ofreciendo un marco para el control de los gastos relacionados con los viajes de negocios.

En España no existe una única política de gastos para todas las empresas, ya que cada negocio establece la suya propia, según sus objetivos y necesidades. Sin embargo, existen ciertas prácticas comunes en muchas empresas.

Ejemplos de políticas de gastos:

• Mencionar qué tipos de gastos son reembolsables y cuáles no para que los empleados lo sepan antes de realizar su viaje.
• Establecer límites máximos para los gastos de transporte, alojamiento y manutención, así como explicar el mecanismo de reembolso.
• Fijar un tiempo límite para presentar las facturas y justificantes que respalden los gastos realizados durante el viaje.
• etc.

¿Qué medio de pago debe utilizarse en el viaje de negocios?

Básicamente, hay dos formas de realizar pagos en un viaje de negocios.

1. Los empleados pagan con sus propios medios

Los trabajadores adelantan el pago en efectivo o con su propia tarjeta para luego solicitar su reembolso a la empresa.

2. Los empleados utilizan una tarjeta de empresa

Los empleados reciben una tarjeta de la empresa para utilizar durante su viaje de negocios. De esta manera, los empleados no tienen que adelantar dinero, ya que todos los gastos se liquidan a través de una cuenta de empresa.

Además, los gastos pueden comprobarse más fácilmente a través del extracto de la tarjeta y requiere un trabajo menos laborioso. A la hora de escoger una tarjeta, existen muchas opciones, desde las de débito a las de crédito clásicas, pasando por las digitales que solo se utilizan para pagos online.

La gestión de viajes simplifica los procesos

La gestión de los desplazamientos de los empleados por negocios es mucho más simple si se realiza mediante una plataforma de gestión de viajes como TravelPerk. La función principal de esta herramienta es la de encargarse de todos los procesos relacionados con los viajes de empresa, desde la reserva del transporte y el alojamiento hasta el mantenimiento y actualización de la política de gastos.

En empresas donde los viajes de negocios son habituales, su gestión es crucial y, a menudo, recae en el office manager o el departamento de Recursos Humanos. Además de supervisar los gastos de viaje, también se encargan de crear y actualizar las políticas de gastos de la empresa, utilizando programas informáticos especializados para una gestión más eficiente.

Lista de control para viajes de negocios

• Dónde: ¿El trayecto es suficiente para un viaje de negocios? ¿Dentro o fuera del país?
• Duración: ¿Cuánto dura el viaje de negocios? ¿Se va a pernoctar?
• Medios de desplazamiento: ¿Qué medios de transporte se utilizarán?
• Medios de pago: ¿Cómo se efectúa el pago?
• Motivos del viaje: ¿Cuál es el motivo del viaje de negocios? (cliente, feria, etc.)
• Centro de costes: ¿Cómo se contabiliza el viaje?

Informe de gastos de viaje

El informe de gastos de viaje sirve de base para el reembolso de los gastos en que haya incurrido el empleado en un viaje de trabajo. Para ello, se enumeran todos los gastos y se justificarán con facturas, recibos y justificantes. El propio informe de gastos de viaje también contiene más información:

• Participante en el viaje de negocios (nombre, número de empleado)
• Duración del viaje de negocios
• Inicio y fin del viaje de negocios
• Destino del viaje
• Objetivo del viaje
  
  

Aunque no existen normas prescritas legalmente para la elaboración de un informe de gastos de viaje, la experiencia ha demostrado que la información anterior es la estándar. Un formulario de gastos de viaje puede ayudar a agrupar y calcular gastos de viaje eficientemente.

Transporte

Por lo general, en un viaje de negocios se pueden utilizar los medios de transporte más habituales: avión, transporte público, tren, taxi o coche de alquiler. En este caso, el billete, el recibo o la factura son suficientes como prueba y se reembolsará la cantidad íntegra al empleado.

Cuando se utiliza un vehículo particular en un viaje de negocios, la compañía suele compensar al trabajador con una tarifa de kilometraje. Esta tarifa puede estar estipulada en el convenio colectivo de la empresa. Si no es así, se puede acoger a lo que establece la Agencia Tributaria, la cual fija el precio que debe abonar la empresa al trabajador hasta 0,26 €/km.

Dietas por comidas

Las dietas por comidas son una compensación económica que la empresa ofrece a los trabajadores cuando realizan viajes de negocios y se encuentran fuera de su lugar de trabajo habitual. Según la ley, estos gastos tienen relación con el trabajo de un empleado y, por lo tanto, el reembolso que realiza la empresa no debe ser considerado como un ingreso sujeto a impuestos. Sin embargo, existen ciertos límites y condiciones que deben cumplirse para evitar que las dietas sean consideradas como ingresos gravables.

Según la legislación, la cantidad que se puede deducir en el IRPF por concepto de manutención diaria es de 26,67 € si el empleado se encuentra en territorio español, pero aumenta a 48,08 € en caso de estar en el extranjero. Si los límites se superan, se deberán declarar los excedentes correspondientes.

¿Gastos de viaje o publicidad?

Las empresas pueden deducirse los gastos de propaganda y publicidad de proyección plurianual para lanzamiento de productos, de apertura y prospección de mercados en el extranjero y de concurrencias a ferias, exposiciones y manifestaciones análogas, incluyendo las celebradas en España con carácter internacional.

La deducción será de un 15 % cuando el importe neto de la cifra de negocios de la empresa en el período impositivo anterior no supere los 10 millones de euros y la plantilla media no exceda las 50 personas. O del 10 % si la cifra de negocios neta no supera los 50 millones de euros y el promedio de empleados no supera los 250.

Gastos no relacionados con viajes

¿Una tarde en la sauna después de una reunión con un cliente o una copa del minibar? No todos los gastos incurridos en un viaje de negocios pueden deducirse y, por ello, es fundamental que la empresa cuente con una política que establezca los gastos permitidos.

Los gastos de viaje que no son deducibles serían todos aquellos que no tengan una relación directa con la actividad empresarial. Algunos ejemplos serían gastos en tintorería, multas, souvenirs, peluquería, gimnasio, museos o espectáculos.

Hasta ahora hemos hablado mucho de normativas y recibos, pero ¿qué hay de una solución digital?

La Agencia Tributaria Española permite almacenar una copia digital de los recibos, permitiendo un proceso completamente digitalizado para los trabajadores y el departamento de contabilidad. Los comprobantes y recibos pueden escanearse in situ con un smartphone, y una aplicación permite compartir y asignar la documentación correspondiente. Además, la app lee automáticamente los campos básicos del recibo y elimina la necesidad de la tediosa recopilación de recibos y el seguimiento por parte del departamento de contabilidad y los empleados que viajan por negocios.

Qué ventajas aporta una solución digital

Una solución digital para la declaración de gastos de viaje debería, sobre todo, trasladar muchos de los procesos existentes del papel al ámbito digital. El procesamiento de recibos, facturas y otros documentos lleva mucho tiempo, y el propio informe de gastos de viaje suele realizarse en Excel, lo que no solo lleva mucho tiempo, sino que también es propenso a errores. Una solución digital como el informe de gastos de viaje con Circula simplifica estos procesos.

En este caso, basta con escanear el recibo del restaurante o el billete de metro y presentarlo como corresponde en el sistema. El departamento de contabilidad tiene acceso inmediato a los recibos y puede clasificarlo todo en consecuencia.

Ventajas de un informe digital de gastos de viaje:

• Se puede utilizar desde cualquier lugar con una app
• Los escaneos permiten un proceso sin papel. Por tanto, menos trabajo manual
• Permite un reembolso más rápido para los empleados
• Tarjeta de empresa vinculada a la aplicación
• Ahorra tiempo y esfuerzo en la contabilidad
• Puede sustituir a las hojas de cálculo de Excel

Nuestro cliente SportScheck ya ha digitalizado y acelerado con éxito sus procesos de gestión de los gastos de viaje. Como uno de los mayores proveedores de todo lo relacionado con la experiencia deportiva en la región DACH, SportScheck tiene tanto una tienda online como muchas sucursales. En consecuencia, los viajes de negocios son importantes y frecuentes en la empresa.

Marcin Kronkowski, que viaja mucho para SportScheck como director regional, describe el proceso de elaboración de informes de gastos de viaje antes de la integración de Circula como bastante lento. Recopilar recibos, presentarlos en papel y demás le costaba mucho tiempo. La estructura de la empresa hacía necesario que siempre hubiera una instancia intermedia para aprobar los recibos. Para él, el proceso digital es un gran alivio porque el esfuerzo es mucho menor e implica menos trabajo manual. Ahora ahorra mucho tiempo. El escaneado de los recibos se realiza durante el viaje, se deposita inmediatamente y si, en el peor de los casos, el recibo se pierde, el recibo digital está disponible.

Ramona Rasche, que trabaja como asistente de la dirección de SportScheck, nos cuenta su experiencia con la contabilidad digital de los gastos de viaje. Gracias a la función de asistente de Circula, puede presentar los documentos de sus compañeros a sus superiores, lo que ahorra tiempo y esfuerzo a todos los implicados. A Rasche le resulta práctico no tener que ir detrás de los recibos en papel, ya que lo encuentra todo en la aplicación. Puede establecer su propio sistema de archivo y tiene menos que lidiar con el caos del papel. Puede pasar de un usuario a otro y mantener así una mayor estructura que con los archivos de Excel.