Tim Haver Droeze
Ontdek hoe je de reiskostenvergoeding van je medewerkers berekent. Lees onze tips over hoe je met de complexe fiscale wetgeving in 2023 omgaat en voorkom onnodige kosten.
Tim Haver DroezeMedewerkers hebben wettelijk recht op een reiskostenvergoeding als dit in hun contract of in de cao is vastgelegd. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de betaling van deze vergoeding. Het berekenen van de reiskostenvergoeding kan echter best complex zijn.
Bovendien is de fiscale wetgeving in Nederland complex en veranderen de regels ieder jaar weer enigszins. In dit artikel lees je meer over de reiskostenvergoeding in 2023. Hoe moet je die berekenen en waar moet je rekening mee houden?
De reiskostenvergoeding dekt de kosten die medewerkers maken voor woon-werkverkeer. Het type vervoersmiddel is daarbij niet van belang. Of een medewerker nu fietsend naar het werk gaat of met de auto.
Het kan gaan om een kilometervergoeding als iemand gebruik maakt van een eigen auto. Maar het kan ook gaan om daadwerkelijk gemaakte kosten van treinreizen of busreizen. Medewerkers kunnen een reiskostenvergoeding voor vrijwel alle vervoersmiddelen ontvangen.
Er zijn er geen voorwaarden voor het aantal maximaal te vergoeden kilometers. Daarnaast hoeven medewerkers niet een minimaal aantal dagen op kantoor te werken. Dat is alleen relevant voor de belastingvrije berekening, maar niet voor de reiskostenvergoeding zelf.
Vanaf 1 januari 2023 geldt dat je €0,21 per kilometer onbelast mag vergoeden bij woon-werkverkeer. In 2022 was dit nog €0,19 per kilometer. Je hebt als werkgever ook de mogelijkheid te kiezen voor een vaste reiskostenvergoeding als de medewerker minimaal 76 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist.
Hoe bereken je de reiskostenvergoeding voor medewerkers in 2023? Hier vind je een voorbeeldberekening.
Stel dat je medewerker 50 kilometer op een werkdag reist (2x25 kilometer enkele reis). Dan vermenigvuldig je de reiskostenvergoeding met het aantal kilometers. Je krijgt dan de volgende berekening:
€0,21 x 50 = €10,5 per dag
Als de medewerker fulltime werkt, dan kun je uitgaan van 214 werkdagen per jaar. Dit is op basis van het gemiddelde aantal werkdagen per jaar. Je moet immers ook rekening houden met ziekte, vakantie en verlof. Als je de berekening compleet maakt, krijg je de volgende som:
€10,5 x 214 = €2.247
Dit bedrag deel je door twaalf maanden en dan zit je op een bedrag van €187,25 per maand.
Het is ook mogelijk dat de medewerker alleen daadwerkelijk gemaakte reiskosten declareert, bijvoorbeeld door het indienen van reeds betaalde vervoerskosten (voor bijvoorbeeld trein of bus).
Lees hier meer over .
Let op, het gaat bij het rekenvoorbeeld hierboven om zeer algemene situaties. Als je medewerker bijvoorbeeld parttime werkt, dan moet je ook het aantal werkdagen in je berekening aanpassen.
Daarnaast moet je de actuele wetgeving in de gaten houden. Medewerkers kunnen aan de berekening dan ook geen rechten ontlenen.
Het jaar 2023 is om meerdere redenen een vrij bijzonder jaar. Het is namelijk voor het eerst sinds jaren dat de belastingvrije reiskostenvergoeding wordt verhoogd. De nieuwe wetgeving is ingevoerd vanwege de stijgende brandstofprijzen.
De verwachting is dat in 2024 de onbelaste reiskostenvergoeding verder stijgt. Niet alleen werknemers en werkgevers kunnen profiteren van de onbelaste reiskostenvergoeding. Ook ondernemers mogen een deel van de reiskosten van de winst aftrekken.
Uiteraard mag je bij de berekening van de onbelaste reiskostenvergoeding niet uitgaan van een theoretisch model. Het gaat namelijk om het aantal daadwerkelijk gereden kilometers. Rijdt een medewerker minder kilometers, dan daalt zijn reiskostenvergoeding.
Om die reden is het belangrijk om zakelijke reizen en kilometers woon-werkverkeer te registreren. Die kun je dan ook overleggen als de inspectie bewijs wil zien.
Wil je een medewerker een hogere vergoeding geven dan de maximale onbelaste €0,21 per kilometer? Het deel boven de onbelaste vergoeding ziet de Belastingdienst als loon. Daar moet je als werkgever dus de reguliere loonheffing over betalen.
Je kunt dit bedrag soms wel aanwijzen als eindheffingsloon. Dit doe je via de werkkostenregeling. Als werkgever kom je daar soms voor in aanmerking. Het is verstandig om dit uit te zoeken, want soms blijft de verhoging dan ook onbelast.
Nee, een reiskostenvergoeding is niet verplicht ondanks dat veel mensen denken dat dit wel het geval is. Toch bieden veel werkgevers een reiskostenvergoeding als secundaire arbeidsvoorwaarde aan. Medewerkers hebben alleen recht op een reiskostenvergoeding als dit in het contract of de cao is vastgelegd.
Als werkgever ben je nooit verplicht om een reiskostenvergoeding aan je medewerker te geven, maar het is in Nederland wel gangbaar. In 2023 is de reiskostenvergoeding per kilometer verhoogd van €0,19 naar €0,21 per kilometer.
Meer weten over declaraties en zakelijke kosten?
Op zoek naar eenvoudige en een financieel platform om te beheren? Sluit vandaag nog een af!
