Buchhaltung Geschäftsreisen12. Mai 2022

Belege per OCR-Scan erfassen

Lyonel Krolle-Reinhardt

Mit einem OCR-Scan lassen sich Belege einfach und schnell erfassen, speichern und archivieren. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.

Um die einzuhalten, müssen Belege sorgfältig gesammelt, gebucht und archiviert werden. Das kann gerade bei Belegen in Papierform sehr aufwändig sein. Wir zeigen Ihnen, wie sich mit einem OCR-Scan Belege erfassen lassen und wie die Technik dabei hilft, in der Buchhaltung wertvolle Zeit einzusparen.

Was ist OCR?

Das Kürzel OCR steht für Optical Character Recognition. Direkt übersetzt heißt das so viel wie „Optische Zeichenerkennung“. In einem weiteren Sinn handelt es sich um eine automatisierte Erkennung von Zeichen bzw. einer bestimmten Variante der automatischen Texterkennung.

OCR wird in vielen Bereichen eingesetzt, wenn es darum geht, Dokumente automatisiert auszulesen. So nutzen auch viele handelsübliche Scanner die Software. OCR ermöglicht es Computerprogrammen, Texte oder andere Inhalte auf Dokumenten aus Papier zu lesen.

Die Optical Character Recognition erfolgt in mehreren Abschnitten. Die Software selbst kann in einem Scanner oder einem Smartphone integriert sein. So können Apps wie die Circula App die Kamera des Smartphones nutzen, um beispielsweise Belege oder Rechnungen für die zu scannen.

So funktioniert ein OCR-Scan

Ein OCR-Scan läuft in mehreren Schritten ab.

Das müssen Sie bei der Belegerkennung mit OCR beachten

Damit ein OCR-Scan Belege erfolgreich erfassen kann, sollten einige Dinge beachtet werden:

Wird der OCR-Scan mittels Smartphone-Kamera durchgeführt, sollten die Lichtverhältnisse gut sein und das Smartphone möglichst senkrecht über dem Dokument ausgerichtet werden.

TIPP:

Vorteile von OCR in der Buchhaltung

OCR-Scans haben viele Vorteile für Ihre Buchhaltung. Gescannte lassen sich digital lesen und archivieren. Gleichzeitig machen Sie Ihre Belege durchsuchbar. So können die extrahierten Daten bequem in der App ausgelesen werden und Sie haben schneller einen Überblick über Ihre Ausgaben.

Dank der digitalen Scans sparen Sie im Office viel Papier. Die Arbeit wird zudem erleichtert, denn die digitalen Belege und Daten lassen sich in der Cloud speichern oder bequem in andere Formate wie PDFs konvertieren und in Programmen wie Excel für Reports aufarbeiten.

Die Technik ermöglicht es Ihnen, die Grundsätze der ordentlichen Buchführung einzuhalten. A propos: Möchten Sie noch mehr über die GoB erfahren? Dann laden Sie doch hier unser herunter.

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