Reisekostenrecht: Wichtig für Unternehmen und Geschäftsreisende

Das Reisekostenrecht hat sowohl für Unternehmen als auch Geschäftsreisende eine größere Bedeutung, wenn eine Geschäftsreise geplant wird und stattfindet. Firmen richten sich nach dem Reisekostenrecht, um einerseits von steuerlichen Vorteilen zu profitieren und zum anderen eine fehlerhafte Abrechnung zu vermeiden. Aus dem Grund ist es wichtig, über die gesetzlichen Vorgaben und das Reisekostenrecht im Jahr 2026 informiert zu sein.

Relevant ist das Reisekostenrecht ebenfalls für Geschäftsreisende. Diese haben die Gelegenheit, die auf einer Geschäftsreise angefallenen Kosten steuerlich geltend zu machen. Das bezieht sich insbesondere auf Übernachtungs-, Fahrt- und Verpflegungskosten. Durch eine effiziente Abrechnung können zudem die Kosten der Bearbeitung gesenkt werden. 

Grundlagen des Reisekostenrechts

Definitionsgemäß handelt es sich bei den Reisekosten um Ausgaben, die Arbeitnehmenden und Selbstständigen aus dienstlichen Gründen außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Ein klassisches Beispiel sind Fahrtkosten, die auf dem Weg zur und im Rahmen von einer geschäftlich bedingten Dienstreise anfallen. In dem Zusammenhang gibt es einige wichtige Begriffe, die Sie bezüglich der Reisekosten kennen sollten.

Fahrtkosten: Es handelt sich um Kosten, die im Zusammenhang mit der An- und Abreise sowie im Zuge der Dienstreise entstehen.

Verpflegungskosten: Verpflegungskosten sind entweder Pauschalen oder alternativ angefallene Ausgaben, die aufgrund von Mahlzeiten während der Dienstreise entstanden sind.

Übernachtungskosten: Es handelt sich um die Aufwendungen für eine Unterkunft, die während der Dienstreise benötigt wird. Mitunter kann eine Übernachtungspauschale abgerechnet werden. 

Nebenkosten: Reisenebenkosten sind in erster Linie Aufwendungen für die Nutzung des Internets, Parkgebühren oder Eintrittskarten für beruflich bedingte Events wie Messen.

Erste Tätigkeitsstätte: Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, an dem Arbeitnehmende für gewöhnlich und damit regelmäßig tätig sind. Findet die berufliche Tätigkeit vorübergehend an einem anderen Ort statt, können Sie Reisekosten geltend machen.

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Welches Gesetz regelt die Reisekosten?

Grundlage des Reisekostenrechts sind verschiedene gesetzliche Regelungen und Gesetze. Relevante Vorschriften finden sich insbesondere hier:

• Einkommensteuergesetz, vor allem §§ 9 und 4
• Lohnsteuerrecht
• BMF-Schreiben (Bundesministerium der Finanzen)
• Bundesreisekostengesetz (BRKG)

Im Einkommensteuergesetz wird zum Beispiel in § 9 definiert, welche Art von Reisekosten als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden dürfen. Die steuerliche Behandlung ist dort ebenso geregelt. Dem Lohnsteuerrecht ist zu entnehmen, in welchem Umfang das Erstatten der Reisekosten steuerpflichtig ist und welche Pauschalen existieren. Darüber hinaus ist das BMF-Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen relevant, da dort regelmäßig Informationen im Hinblick auf die Abrechnung von Reisekosten veröffentlicht werden. Für Beamte, Richter, Soldaten und Angehörige des öffentlichen Dienstes gilt im Zusatz das Bundesreisekostengesetz, kurz BRKG.

Eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung ist vor allem deshalb von großer Bedeutung, damit Unternehmen die steuerlichen Vorschriften einhalten. Dadurch sind Nachteile zu vermeiden. Kommt es zum Beispiel zu einer fehlerhaften Abrechnung, können seitens des Finanzamtes Nachforderungen entstehen. Für Arbeitnehmende ist die gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung wichtig, damit sie die entstandenen Ausgaben erstattet bekommen. Deshalb ist zum Beispiel für Außendienstler das Reisekostenrecht ebenfalls von Bedeutung. Generell sollte eine Änderung im Reisekostenrecht stets Beachtung finden, wie zum Beispiel eine Reform des steuerlichen Reisekostenrechts.

Die Entwicklung des Reisekostenrechts: Wichtige Gesetzesänderungen

Das Reisekostenrecht für 2014 ist in einigen wichtigen Punkten verändert worden. Die Änderungen betrafen in erster Linie die Übernachtungskosten sowie die Verpflegungspauschale auf einer Dienstreise als Arbeitszeit. Bei den Übernachtungskosten gab es eine deutliche Vereinfachung der Regelungen, insbesondere dadurch, dass eindeutige Pauschalen auch bei längeren Dienstreisen sowie Auslandsreisen angewendet werden. Das beinhaltet sowohl für Unternehmen als auch Geschäftsreisende den Vorteil, dass die Aufwendungen leichter und korrekt abgerechnet werden. 

Bei den Verpflegungspauschalen gab es ebenfalls eine Erleichterung und Vereinfachung. Der im Reisekostenrecht verankerte Verpflegungsmehraufwand wird durch die Änderung in 2014 so gestaltet, dass eine pauschale Abrechnung pro Tag möglich ist. So gibt es zum Beispiel eine einheitliche Pauschale für alle Tage, an denen Geschäftsreisende mehr als acht Stunden abwesend waren. Eine weitere Änderung im Reisekostenrecht 2014 war der Austausch des Begriffes der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch den neuen Fachbegriff „erste Tätigkeitsstätte“. 

Aktuelle Entwicklungen 2026

Aktuell gibt es für das Jahr 2026 ebenfalls Änderungen im Reisekostenrecht, die allerdings nicht umfangreich sind. Es geht vor allem um neue Pauschalen im Hinblick auf die Reisekostenabrechnung bei Auslandsreisen, während sich die Beträge im Inland nicht verändern. Lediglich für eine Dienstreise in einige Länder wird die Pauschale geändert, wie zum Beispiel:

• Japan
• Norwegen
• Kanada
• USA

Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmenden

Beim Reisekostenrecht nach dem Bund gibt es sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende Rechte und Pflichten. So ist der Arbeitgeber insbesondere verpflichtet, die Reisekosten zu erstatten, die Arbeitnehmenden tatsächlich entstanden sind. Das gilt unter der Voraussetzung, dass die Aufwendungen im Zusammenhang mit einer dienstlichen Reise stehen. Verpflichtet ist der Arbeitgeber ebenfalls dazu, dass die Abrechnung ordnungsgemäß stattfindet und die Vorschriften des Reisekostenrechts eingehalten werden. Die Dokumentationspflicht für Betriebsausgaben müssen Arbeitgeber ebenso einhalten. Demgegenüber haben Arbeitgeber das Recht, dass Arbeitnehmende die entstandenen Kosten (auf Verlangen) nachweisen.

Zu den Pflichten der Arbeitnehmenden zählt vor allem, die Reisekostenabrechnung wahrheitsgemäß und korrekt einzureichen. Selbstverständlich ist es nicht erlaubt, nicht angefallene Kosten anzugeben oder rein private Ausgaben als Reisekosten zu deklarieren. Auf der einen Seite besitzen Arbeitnehmende das Recht, dass ihnen Arbeitgeber die Aufwendungen erstatten, die während der Dienstreise angefallen sind und mit denen die Mitarbeitenden in Vorleistung gegangen sind.

Häufige Fehler und Compliance-Risiken für Unternehmen

Im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung kommt es häufiger zu Fehlern. Es existieren ebenso Compliance-Risiken für Unternehmen. Zu vermeiden sind nach dem Reisekostenrecht vor allem folgende Fehler:

• Fehlende oder unvollständige Belege
• Falsche Verpflegungspauschalen oder Kilometerpauschalen
• Nicht dokumentierte oder zu spät eingereichte Reisekostenabrechnungen

Wird zum Beispiel eine veraltete Kilometerpauschale angesetzt, kann dies später zu Problemen mit dem Finanzamt führen. 

Digitale Lösungen für eine effiziente Reisekostenabrechnung

Bei der manuellen Abrechnung der Reisekosten gibt es einige Herausforderungen. Dazu zählen zum Beispiel der nicht unerhebliche Zeitaufwand sowie die höhere Anfälligkeit für Fehler. Das kann zu Problemen führen, wie zum Beispiel Nachzahlungen an das Finanzamt oder dass Mitarbeitende ihre Reisekosten nicht korrekt erstattet bekommen. 

Es gibt jedoch eine sehr gute Möglichkeit, wie Unternehmen durch die Automatisierung der Reisekostenabrechnung Kosten sparen und zudem die Einhaltung der Compliance-Richtlinien sicherstellen können. Die Lösung ist eine digitale Reisekostenmanagement-Software mit Vorteilen für die HR-Abteilung und die Buchhaltung. Fehler werden deutlich reduziert und der Zeitaufwand ist wesentlich geringer als bei manuellen Abrechnungen.

Fazit: Gesetzeskonforme und effiziente Reisekostenabrechnung mit digitalen Tools

Zusammenfassend enthält das Reisekostenrecht in Deutschland einige wichtige Regeln und vor allem in 2014 festgeschriebene Änderungen. Das betrifft zum Beispiel die Verpflegungspauschalen und unter welchen Bedingungen die Reisekosten wie abzurechnen sind, damit Arbeitgeber diese steuerlich geltend machen können. Das Reisekostenrecht ist ein komplexes, jedoch wichtiges Thema für Unternehmen sowie Geschäftsreisende und erfordert eine korrekte Bearbeitung der Reisekostenabrechnung mit einem oft größeren Zeitaufwand. 

Um Aufwand und Fehler zu minimieren, ist das Nutzen einer digitalen Reisekosten-Software hilfreich. Informieren Sie sich gerne über die digitale Software für Reisekostenabrechnungen mit Circula, um mehr über die Vorteile zu erfahren.