Kilometerpauschale 2023 – Alles, was Sie wissen müssen

Kilometerpauschale 2023 für Dienstreisen

Wenn Mitarbeitende im Auftrag ihres Unternehmens eine Dienstreise unternehmen, können neben den Aufwendungen für die Verpflegung und Übernachtung die entstandenen Fahrtkosten ebenfalls als Reisekosten rückerstattet werden. Das gilt auch für den Fall, dass die Person mit ihrem privaten Pkw anstatt mit einem Firmenwagen fährt.

Kilometerpauschale 2023

Grundsätzlich unterscheidet man bei der Vergütung von Fahrtkosten zwischen der Art des Transportmittels. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Fahrt im In- oder Ausland zurückgelegt wurde:

Ganz wichtig: Die Höhe der Fahrtkostenpauschale ist in den letzten Jahren gleich geblieben. Auch in den Jahren 2024 und 2025 ist es trotz der gestiegenen Kosten nicht zu einer Anhebung gekommen.

Achtung: Die Kilometerpauschale und die Pendlerpauschale unterscheiden sich in der Berechnung der einfachen Strecke zum Arbeitsort. Während die Kilometerpauschale für jede gefahrene Strecke gilt, berücksichtigt die Pendlerpauschale nur den Arbeitsweg und bietet eine finanzielle Entlastung für Arbeitnehmer.

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Die Kilometerpauschale über die Jahre

• Kilometerpauschale 2025
• Kilometerpauschale 2024
• Kilometerpauschale 2021
• Kilometerpauschale 2020

Beispiel für die Berechnung der Kilometerpauschale 2023

Schauen wir uns die Berechnung der Kilometerpauschale 2023 und die damit verbundene Fahrtkostenerstattung anhand eines Beispiels einmal genauer an: Unternehmensberaterin Stefanie Müller reist für einen Geschäftstermin mit ihrem privaten Pkw vom Berliner Stadtzentrum nach Hannover. Die Distanz für den Hin- und Rückweg der Dienstreise beträgt 580 km.

Damit hat sie Anspruch auf die Erstattung der Fahrtkosten in Höhe von 580 x 0,30 Euro = 174,00 Euro. Dabei spielt es bei der Berechnung grundsätzlich keine Rolle, ob die dienstlichen Kilometer im In- oder Ausland zurückgelegt wurden.

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Die Erstattung der Fahrtkosten über die Kilometerpauschale kommt ausschließlich bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs zur Anwendung. Bei allen anderen Verkehrsmitteln (z. B. eigener Dienstwagen, Zugfahrten, Flüge, Taxis oder Busse), die geschäftlich Reisende nutzen, müssen Originalbelege für die Abrechnung beim Arbeitgeber eingereicht werden.
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Automatische Berechnung mit Reisekosten-Apps

Die Abrechnung von auf Dienstreisen entstandenen Auslagen gestalten sich sowohl für die Angestellten als auch die Finanzbuchhaltung oftmals mühsam. So ist das Führen eines Fahrtenbuches, die manuelle Berechnung von Verpflegungsaufwänden oder das Abtippen von Reisedaten in Formulare für die Reisekostenabrechnung mit erheblichem zeitlichem Mehraufwand verbunden.

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Hier kann der Einsatz von intelligenter Reisekosten-Software helfen. Sie ermöglicht es Unternehmen, das Reisekosten- und Spesenmanagement zu digitalisieren, wodurch Mitarbeitende von der wiederkehrenden Mehrarbeit bei der Reisekostenabrechnung entlastet werden.Die Reisekosten-App von Circula bietet Benutzern die Möglichkeit zur automatischen Ermittlung der zurückgelegten Distanz und zur Berechnung sämtlicher Pauschalbeträge. Die Entfernung wird dabei nach Eingabe der Start- und Zieladresse anhand von Google Maps errechnet. Auch für eventuell gefahrene Umwege wird vorgesorgt, denn diese können durch eine separate Eingabe in der App ergänzt werden.

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