Blog

Als bedrijven hun btw uit het buitenland willen terugvragen, gaat dat vaak alleen via een grote bureaucratische inspanning. Hoewel het mogelijk is de btw in meer dan 40 landen wereldwijd terug te vragen, zijn niet alle belastingtarieven, termijnen, processen en richtlijnen hetzelfde.

 bewijst dat het anders kan. Zij stellen bedrijven in staat hun buitenlandse en zelfs lokale btw volledig automatisch terug te laten vorderen. Sarah Fadida Razlan, Partnership Marketing Manager bij WAY2VAT, legt uit hoe dit werkt en waar bedrijven nog meer op moeten letten als het gaat om btw-teruggaaf.



Bewijsmateriaal nodig voor btw-terugvordering

Meer weten over declaraties en zakelijke kosten?


Veel bedrijven hebben Accounts Payable-systemen ontworpen en ingesteld om de btw op facturen van leveranciers vast te leggen. Diezelfde bedrijven hebben ook complexe systemen voor onkostenbeheer ter ondersteuning van administratie van personele onkosten en reiskosten. Deze systemen leggen de gegevens op een efficiënte manier vast met minimale overlast voor medewerkers.

Helaas negeren veel bedrijven de terugvordering van btw vaak volledig. Dat is jammer, want in principe kun je alle btw terugvorderen die je in het kader van bedrijfsactiviteiten betaalt.

Onkostenbeheer systemen laten deze mogelijkheid vaak links liggen. Gezien het feit dat het gemiddelde btw-tarief in de EU meer dan 20% bedraagt, leidt dit tot aanzienlijke bedragen. En zoals gezegd, wereldwijd lopen bedrijven elk jaar meer dan €18 miljard mis door niet-teruggevorderde btw op uitgaven.

In Nederland bedraagt het normale btw-tarief 21%. Een lager tarief van 6% geldt voor een reeks goederen waaronder voedingsmiddelen, water, agrarische goederen, geneesmiddelen en hulpmiddelen, boeken en magazines, en gas en minerale olie voor de tuinbouw. Ook voor een aantal diensten geldt het lagere btw-tarief.




Om btw terug te vorderen, moet je een geldige btw-factuur of douanedocument bij een terugvorderingsverzoek voegen. Let op, de belastingdienst staat mogelijk geen btw-terugvordering toe voor een factuur die niet voldoet aan de vereisten voor een btw-factuur. Onder bepaalde voorwaarden wordt een dergelijke factuur met terugwerkende kracht gecorrigeerd of gewijzigd.

Hieronder volgt een lijst van posten waarvoor de btw is terug te vorderen is als deze verband houdt met zakelijk gebruik:

Restaurantmaaltijden voor medewerkers op zakenreis;

100% aankoop, lease of huur van auto's door bedrijven (met btw-heffing op privégebruik door medewerkers);

De meeste bedrijven betalen btw als zij goederen en diensten kopen om hun bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Als algemene regel kunnen bedrijven in de Europese Unie de btw terugvorderen via hun btw-aangiften. Hiervoor is een btw-registratie nodig in hetzelfde land als waar de btw is betaald. Dit klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het is een belangrijk principe voor btw-terugvordering.

Een Nederlandse onderneming die in Nederland btw moet betalen, kan de btw terugvorderen via haar Nederlandse btw-aangiften. Dit betekent dat als het Nederlandse bedrijf Duitse btw moet betalen, het de Duitse btw niet kan terugvorderen op zijn Nederlandse btw-aangiften. In plaats daarvan bestaat er een speciaal EU-teruggaaf-mechanisme waarmee het Nederlandse bedrijf de btw kan terugvorderen van de Duitse belastingdienst en andere EU-landen. Hierop komen we later nog terug.

Niet alle bedrijven kunnen btw terugvorderen. Een bedrijf dat vrijgestelde prestaties verricht (zoals financiële diensten), kan zijn btw misschien niet of niet volledig terugvorderen.





Hoewel de regels ingewikkeld lijken, is het in de meeste gevallen waarschijnlijk dat de btw op personele onkosten is terug te vorderen. Zoals hierboven beschreven, is het belangrijk om de juiste bewijzen te bewaren, zoals facturen.

Heb je nog geen btw teruggevorderd, dan is het mogelijk een navordering in te dienen voor lokale btw. Over het algemeen kun je in Nederland tot 5 jaar btw terugvorderen.





Tot nu ging het over het terugvorderen van Nederlandse btw door een Nederlands bedrijf via Nederlandse btw-aangiften. Nu er weer meer internationaal zakenverkeer plaatsvindt, is het waarschijnlijk dat een Nederlands bedrijf medewerkers naar internationale conferenties, beurzen en tentoonstellingen in EU-landen stuurt. Medewerkers moeten in die landen btw betalen over hotelaccommodaties, maaltijden, vervoer, conferenties enzovoort. Deze btw is zoals gezegd niet terug te vorderen via de Nederlandse btw-aangifte.





In plaats daarvan kun je de btw terugvorderen in het kader van de EU-btw-teruggave regeling.

Stuurt een Nederlands bedrijf zijn medewerkers bijvoorbeeld naar een conferentie in België, dan zijn de kosten van de conferentie en de hotelaccommodatie volledig aan de Belgische btw onderworpen.

In dat geval kun je de EU-btw-teruggave regeling toepassen. Volgens die regeling kan het Nederlandse bedrijf dat voor de btw is geregistreerd, een verzoek om btw-teruggaaf indienen via het portaal van de Nederlandse belastingdienst. Hiervoor moet je facturen scannen en uploaden naar het portaal.

Na een eerste controle door de Nederlandse belastingdienst wordt het verzoek doorgestuurd naar de Belgische belastingdienst. Deze voert ook een aantal controles uit en betaalt de btw rechtstreeks terug.

Er zijn enkele strikte regels verbonden aan de indiening van dergelijke verzoeken.

Ten eerste kun je een dergelijke vordering alleen indienen als de Nederlandse onderneming niet verplicht is zich in België voor de btw te registreren.

Bovendien gelden er strikte termijnen voor het indienen van vorderingen. De claimperiode bestrijkt één kalenderjaar en de claim moet uiterlijk op 30 september na het einde van het kalenderjaar worden ingediend.

Je kunt btw alleen terugvorderen op basis van de regels van EU-lidstaten. Het is daarom belangrijk dat je begrijpt welke btw in welke lidstaat is terug te vorderen. De regels eromheen zijn complex.

Denk je dat je in aanmerking komt voor een terugvordering, neem dan 

 met ons op en wij bespreken graag de mogelijkheden van een dergelijke vordering met je.

Circula en WAY2VAT bieden bedrijven met zakelijke uitgaven in binnen- en buitenland de ideale oplossing voor geautomatiseerde btw-teruggave na zakenreizen.

Reeds gescande en ingediende bonnen van wereldwijde zakelijke uitgaven worden via een interface van Circula naar WAY2VAT overgedragen. Deze controleert ze automatisch en stuurt ze naar de betreffende buitenlandse belastingdiensten. Dit elimineert het (vroegere) tijdrovende proces van het aanvragen van een btw-teruggave.



Alles wat je moet weten over btw-aftrek

Lead Nederland

Tim Haver Droeze

SaaS fintech Circula schaalt directieteam op

Do's en don'ts van het opleidingsbudget

De beste werkomgeving, ook vanuit huis

Bedrijven verliezen elk jaar meer dan €18 miljard aan niet-geïnde btw. De btw terugvragen uit het buitenland kan een overweldigend proces zijn - maar dat hoeft niet.

Alles wat je moet weten over btw-aftrek

More from Circula

SaaS fintech Circula schaalt directieteam op

Do's en don'ts van het opleidingsbudget

De beste werkomgeving, ook vanuit huis