HR09 feb 2024

De impact van een thuiswerkvergoeding in 2024

Pim Kiffen

de-impact-van-een-thuiswerkvergoeding-in-2024

Het lijkt alweer heel lang geleden dat iedere werknemer vijf dagen per week op de werkplek verscheen. Al dan niet voorafgegaan door het aansluiten in een file van alle andere werknemers, op weg naar hun werk. Thuiswerken was iets zeldzaams en, als het al gebeurde, beperkt tot één of twee dagen per week. Inmiddels kunnen we ons dat haast niet meer voorstellen. Remote, hybride, thuiskantoor en thuiswerkvergoeding voelen al veel vertrouwder. Maar vertrouwd is nog niet vanzelfsprekend. Hoe ga je als werkgever om met een vergoeding voor thuiswerken en hoe organiseer je dat fiscaal het beste? Welke mogelijkheden heb je hiervoor?

Faciliteren flexibel werken

Het faciliteren van thuiswerken is voor werkgevers aantrekkelijk. Allereerst omdat je wil zorgen dat iedereen prettig werkt. Als het niet nodig is dat een werknemer (altijd) fysiek op locatie is, ligt het voor de hand om thuiswerken te faciliteren. De meeste werkgevers hebben daar een policy in. Vaak is het zo dat er een of enkele verplichte kantoordagen zijn, of dat aanwezigheid dan op zijn minst wordt aangemoedigd. De consensus onder Nederlandse werkgevers is dat hybride werken in de praktijk het beste van twee werelden biedt. Werknemers krijgen de mogelijkheid om thuis te werken, zoals ze vaak willen. Tegelijk zorgen ‘kantoordagen’ voor voldoende binding met de rest van de organisatie.

Dergelijk hybride werken biedt hele concrete voordelen voor beide partijen. Werknemers besparen zich reistijd. Werkgevers kunnen wellicht met minder kantoorruimte toe en maken ook niet de kosten voor reizen die niet worden afgelegd. Daar staat tegenover dat een thuiswerkvergoeding tegenwoordig gebruikelijk is. Een vergoeding specifiek voor thuiswerkdagen, die in principe bedoeld is om de kosten te dekken die een werknemer thuis maakt om daar te kunnen werken. Dan gaat het nadrukkelijk om zaken als energie en internet. De zorgplicht van de werkgever om voor een goede, fysieke thuiswerkplek te zorgen, staat hier los van.

Goed werkgeverschap

Goede werkgevers – zeker op een krappe arbeidsmarkt – geven om het welzijn van hun medewerkers en proberen hen te faciliteren. Als dat vanuit een gedeeld belang kan, zoals dat er bij hybride of remote werken zeker is, is dat een extra reden om dit te faciliteren. Niet voor niets zijn allerlei vormen van (gedeeltelijk) thuiswerken sterk in opkomst. Vrijwel alle organisaties waar het kan faciliteren dit ook in zekere mate. Dat leidt ertoe dat werknemers dit in toenemende mate verwachten. Niet alleen in het toestemmen met thuiswerken, maar ook in het faciliteren ervan in praktische en financiële zin.

Met de trend van thuiswerken ontstaat dus een verschuiving van kosten en employee benefits. Weg van reiskosten en facilitaire randvoorwaarden op kantoor (fysieke werkplekken, koffie, lunches etc.) en meer naar de kosten van het thuiswerken zelf. Want ondanks dat veel werknemers de kans om thuis te werken met beide handen aangrijpen, kost thuiswerken natuurlijk ook iets. We noemden al de kosten voor elektriciteit en internet, maar ook thuis drinkt een werknemer koffie en dient er daarnaast ook een goede werkplek te zijn. Dat lijkt allemaal triviaal, maar over langere tijd telt dat op.

Zorgen voor een goede thuiswerkplek is deels de verantwoordelijkheid van de werkgever. Dit strekt zich dan met name tot de fysieke middelen, zoals een bureau, laptopstandaard en bureaustoel. Net zoals op de werkvloer aandacht is voor ergonomie en een goede werkhouding om gezondheid te stimuleren en ziekteverzuim te beperken, zo dient die aandacht er ook te zijn voor de thuiswerkplek. Veel van de mogelijkheden die je als werkgever hebt, vallen onder de zogeheten . Dit is een verzamelterm voor diverse mogelijkheden om werknemers fiscaal voordelig bepaalde faciliteiten te bieden.

Thuiswerkvergoeding & extra compensatie

In de werkkostenregeling of WKR zijn onder andere een reeks bestedingsdoelen opgenomen. Dat zijn kostenposten voor de werkgever die ten bate komen van de werknemer. Kenmerkend hieraan is dat de werknemer hier ook privé profijt van kan hebben en dat het zakelijke voordeel en het privévoordeel administratief moeilijk van elkaar te scheiden zijn. Via de WKR is het, binnen bepaalde grenzen, mogelijk om deze baten fiscaal voordelig (meestal belastingvrij) aan de werknemer te verstrekken. Er bestaat een concrete lijst met baten die via de WKR verstrekt mogen worden () en daarnaast een (gemaximeerd) vrij deel in de vorm de .

Het voordeel van de WKR is niet alleen financieel van aard. Het scheiden van zakelijk en privégebruik zou ook een onevenredige administratieve last inhouden voor zowel werkgever als werknemer. Met de WKR biedt de overheid dus een zeer gericht pakket aan mogelijkheden om de administratieve rompslomp rondom bepaalde gebruikelijke vergoedingen te vermijden. Al is het wel degelijk noodzakelijk om het gebruik van gerichte vrijstellingen goed te documenteren.

Een thuiswerkvergoeding is een gerichte vrijstelling. Dat betekent dat er in 2024 tot maximaal €2,35 per thuisgewerkte dag belastingvrij aan een werknemer mag worden uitgekeerd. In 2023 bedroeg dit bedrag nog €2,15. Werkgevers mogen hiervan afwijken en zijn niet verplicht een vergoeding voor thuiswerken te verstrekken. Bij een lagere vergoeding geldt de gerichte vrijstelling eveneens. Bij een hogere vergoeding betaalt de werkgever belasting over het deel boven €2,35. Verder is het van belang dat enkel daadwerkelijk thuisgewerkte dagen worden vergoed. Een deugdelijk administratie van thuiswerkdagen is dus een vereiste om van deze vrijstelling gebruik te maken.

Los van een algemene vergoeding voor thuiswerken, kun je als werkgever voor specifieke doelen vergoedingen verstrekken of materiaal ter beschikking stellen. Het gaat hier om bijvoorbeeld communicatiemiddelen en meubilair voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ook kunnen gedeeltelijke kosten voor een internetabonnement vergoed worden. Naast gerichte vrijstellingen kun je ook de gerichte vrijstellingen uit de WKR gebruiken voor het faciliteren van thuiswerken. De consequentie daarvan is wel dat de benodigde ruimte daarmee niet ingezet kan worden voor andere bestedingsdoelen ten bate van de werknemer.

Wat bied jij je medewerkers?

Er zijn ruime en flexibele mogelijkheden om thuiswerken te faciliteren in praktische en fiscaalvriendelijke zin. Daarbij geldt wel dat dit vrijwel altijd vrijwillig is. Vergoedingen uit de werkkostenregeling gelden als employee benefits of secundaire arbeidsvoorwaarden. Een leuk extraatje dat werknemers kan verleiden om bij je te (blijven) werken, maar uiteindelijk ook de keuze van de werkgever. Het ruime pakket van specifieke gerichte vrijstellingen en een vrije ruimte om te benutten, maakt het wel aantrekkelijker. Want hoe meer vergoedingen je aan werknemers verstrekt, hoe aantrekkelijker een baan bij jouw organisatie wordt. Als dat op fiscaal aantrekkelijke wijze kan, is dat zeker een stimulans om er werk van te maken.

De impact van een thuiswerkvergoeding in 2024

Faciliteren flexibel werken

Goed werkgeverschap

Thuiswerkvergoeding & extra compensatie

Wat bied jij je medewerkers?

More from Circula

SaaS fintech Circula schaalt directieteam op

Do's en don'ts van het opleidingsbudget

De beste werkomgeving, ook vanuit huis

Faciliteren flexibel werken

Goed werkgeverschap

Thuiswerkvergoeding & extra compensatie

Wat bied jij je medewerkers?