Wat is het opleidingsbudget?
Laten we bij het begin beginnen. Dit budget stelt de werkgever beschikbaar aan werknemers om zich te verbeteren via een cursus, leertraject of ander leermiddel, op een manier die bij voorkeur relevant is voor het werk dat de werknemer doet. In beginsel is het een individueel budget en is de werkgever vrij om het wel of niet ter beschikking te stellen. Er zijn weliswaar twee gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling of WKR, specifiek voor het (belastingvrij) vergoeden van opleidingen, maar het is aan de werkgever om te bepalen of hij deze gebruikt. Als werknemer heb je dus niet zonder meer een recht om op kosten van de werkgever kennis te verwerven.
In de praktijk bieden de meeste werkgevers natuurlijk een vorm van opleidingsbudget aan. Soms in de vorm van een specifiek jaarlijks bedrag, al dan niet zoals afgesproken in een CAO. Soms in een vrijere vorm, waarbij werknemers zelf opleidingen of cursussen kunnen aandragen en de werkgever zich welwillend opstelt voor dit soort verzoeken. Er is dan geen sprake van een formeel budget maar de werknemer kan nog steeds een beroep doen op een (gedeeltelijke) vergoeding van scholingskosten vanuit de eerder aangehaalde gerichte vrijstellingen.
Welke policy je als werkgever hanteert, bepaal je zelf. Maar er zijn wel een aantal zaken om rekening mee te houden.
Do: Maak iedereen bekend met het opleidingsbudget
Een veelgehoorde klacht over werkgevers die geen formeel opleidingsbudget hebben, is dat werknemers weinig geneigd zijn om daadwerkelijk scholing bij de werkgever aan te dragen. Dat gebeurt ook vaak wanneer er wel een budget is, maar hier wordt eigenlijk geen aandacht aan geschonken. De meeste werknemers zijn niet heel bewust bezig met opleiding en scholing en zonder een klein beetje aanmoediging zullen ze er niet over beginnen. Dat is zonde, want in beginsel is het opdoen van relevante kennis voor beide partijen interessant.
Het is vooral belangrijk om hier als werkgever consequent in te zijn. Als je het budget noemt als employee benefit in een vacaturetekst, zorg er dan ook voor dat je organisatie iets met dit budget doet. Dat hoeft niet groots, in neonletters. Het benoemen ervan tijdens beoordelingsgesprekken en het opnemen ervan in de bijbehorende documentatie betekent al veel. Zeker als leidinggevenden ook worden aangemoedigd zelf mee te denken over opleidingen. Dit is ook relevant wanneer een nieuwe vacature ontstaat. Het is verstandig om altijd even bewust het denkproces te doorlopen met daarbij de vraag of de gevraagde kennis ook intern kan worden gecreëerd.
Ook op andere manieren kun je met medewerkers meedenken over hun opleidingsmogelijkheden. Een informatiepunt of vragenuurtje bij HR. Een flyer met de beschikbare regeling en wellicht ook wat relevante opleidingen. Tot slot kun je als werkgever natuurlijk zelf cursussen of opleidingen inkopen en deze intern actief promoten.
Don't: beperken tot opleidingen en cursussen
Tot nu toe hebben we het gemakshalve vooral gehad over opleidingen en cursussen, maar leren – zeker nu – is veel breder dan dat. Daarom is verstandig om de doelen waaraan het opleidingsbudget kan worden besteed niet te versmallen tot zoiets als een traditionele cursus. Boeken, webinars, podcasts en zelfs learning apps kunnen evengoed een nuttige besteding zijn. Het geeft de werknemer ook meer lucht en mogelijkheden, want niet iedereen loopt warm voor het perspectief om in een ‘klasje’ plaats te nemen.
Een brede opzet van het budget geeft medewerkers meer vrijheid en is ook volledig consistent met de werkkostenregeling of WKR. De gerichte vrijstellingen spreken onder andere van ‘onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking’. Een definitie die kennisverwerving in de brede zin omvat.
Do: gebruik de werkkostenregeling (WKR)
Hij kwam al even voorbij: de werkkostenregeling. De overheid (of beter: de fiscus) denkt graag met je mee waar het aankomt op kennisverwerving bij je medewerkers. Dat werkt als volgt: elke vorm van vergoeding, hetzij financieel, hetzij materieel, geldt in beginsel als beloning en dus is de werknemer hierover loonbelasting schuldig.
Dit principe ontmoedigt een hoop extra ‘beloningen’ die de overheid als nuttig beschouwt, zoals een vergoeding voor opleidingen en kennisverwerving. Maar ook reiskosten en de inrichting van een gezonde thuiswerkplek. Daarom bestaat de werkkostenregeling (WKR). Hierin zijn een aantal specifieke bestedingsdoelen opgenomen die, onder bepaalde voorwaarden, niet worden aangemerkt als verloning aan de werknemer. Dit zijn de zogeheten gerichte vrijstellingen. Daarnaast is er een vrij deel voor alles dat niet onder deze vrijstellingen valt.
Het gebruiken van deze vrijstellingen is voor werkgevers aantrekkelijk, omdat er uiteindelijk toch sprake is van employee benefits. Je wordt een aantrekkelijkere werkgever, zonder dat je (of de werknemer) voor die benefits extra belasting betaalt. Dat nog los van het inherente voordeel van extra kennis, in het geval van een opleidingsbudget.
Don't: opleidingen opleggen
Ondanks dat een volkomen passieve omgang met scholing en opleiding niet is aan te raden, is ook het andere uiterste onverstandig. Laat medewerkers zoveel mogelijk vrij in de keuze van het gebruiken van het opleidingsbudget en de invulling daarvan. Zoals gezegd zit niet iedereen erop te wachten en is het budget zelf niet verplicht.
Natuurlijk zijn er uitzonderingen. Als een bepaalde opleiding noodzakelijk is voor het werk, blijkt die noodzaak vaak ook voldoende uit de context en functie-eisen. Daarmee raken we ook aan een belangrijke voorwaarde voor het stimuleren van het opdoen van kennis: communicatie. De meeste werknemers zijn goedwillend en staan open voor feedback en stimulans van hun werkgever. Het opperen van een bepaalde opleiding, plus het vergoeden daarvan, zal in de meeste gevallen precies de ‘nudge’ zijn die werknemers nodig hebben.
Do: geef vertrouwen en vrijheid
Wat volgt uit de vrijheid om géén cursus of opleiding te volgen, is ook de vrijheid om dat wél te doen. Of, beter gezegd, dat naar eigen inzicht te doen. Het is goed om werknemers te stimuleren en dat doe je mede door enige vrijheid te bieden. Bijvoorbeeld door in beginsel weinig eisen te stellen en een ruime definitie van scholing en opleidingen te hanteren. Kleine opleidingskosten of kosten voor learning apps (denk Duolingo), podcasts of boeken zouden een formaliteit kunnen zijn. Nog vooruitstrevender is een benefit card, waarmee werknemers direct voor bepaalde leermiddelen kunnen betalen. Dat is praktisch, maar ook een blijk van vertrouwen in het vermogen van de werknemer om de regie te pakken bij de eigen kennisverwerving.
Pim Kiffen
Pim Kiffen
