Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De werkkostenregeling is een fiscale regeling die het eenvoudiger maakt voor werkgevers om onbelaste vergoedingen aan werknemers te verstrekken. In feite is het een verzamelterm voor twee dingen: gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte, waarvoor geen specifiek bestedingsdoel geldt.
De achterliggende gedachte van de werkkostenregeling is dat werknemers kosten maken in verband met hun werkzaamheden die soms niet geheel aan werk toe te schrijven zijn maar ook privé voordeel opleveren. Voorbeelden daarvan zijn een auto van de zaak of kinderopvang. Ook is de WKR bedoeld voor zaken die meer als beloning of secundaire arbeidsvoorwaarde gezien moeten worden. Daaronder vallen zaken als gratificaties, kerstpakketten, bedrijfsfeesten, door werkgevers aangeboden reizen zonder zakelijk doel, en andere benefits.
Al deze zaken worden in beginsel gezien als beloning. De werknemer heeft er voordeel bij en er is sprake van de besteding van geld door de werkgever, ten gunste van de werknemer. Omdat sommige van deze zaken zich in een grijs gebied bevinden tussen werk en privé en ook omdat de overheid werkgevers niet wil ontmoedigen om goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden, is de werkkostenregeling in het leven geroepen. Deze maakt het zowel fiscaal als administratief aantrekkelijk om bepaalde vergoedingen aan werknemers te verstrekken. Zowel (deels) werk gerelateerd als recreatief.
Wat zijn gerichte vrijstellingen?
Gerichte vrijstellingen zijn een van de twee componenten van de werkkostenregeling. Het betreft specifieke bestedingsdoelen die vaak direct verband houden met het (kunnen) verrichten van werkzaamheden. De bekendste gerichte vrijstelling is de onbelaste kilometervergoeding. Deze bedraagt in 2023 €0,21 en stijgt per 1 januari 2024 naar €0,23. Andere voorbeelden zijn het aanbieden van maaltijden op het werk, apparaten en gereedschap, cursussen en thuiswerkvergoedingen.
Kenmerkend aan gerichte vrijstellingen is dat er per vrijstelling specifieke kaders gelden. In de meeste gevallen is dat een maximumbedrag dat belastingvrij voor dat doel mag worden verstrekt. Ook kan een gerichte vrijstelling specifieke richtlijnen hebben over hoe deze administratief verwerkt moet worden.
Een aparte categorie hierbinnen zijn de zogeheten nihilwaarderingen. Voorbeelden hiervan zijn koffie en thee op het werk, bedrijfskleding en sportfaciliteiten op het werk. Dergelijke voorzieningen zijn niet alleen onbelast, ze hoeven ook niet administratief verwerkt te worden als beloning aan de werknemer omdat de waarde ervan door de Belastingdienst als te gering wordt ingeschat.
Wat is de vrije ruimte?
Het tweede component van de WKR is de vrije ruimte. Zoals de naam al suggereert kunnen werkgevers deze ruimte in principe naar eigen inzicht gebruiken voor het verstrekken van onbelaste vergoedingen aan werknemers. Deze ruimte is een vast percentage van de fiscale loonsom. In 2023 bedraagt dit percentage tijdelijk 3 procent over de eerste €400.000 aan loonsom. Binnen de WKR Regeling 2024 is dat percentage 1,92 procent over de eerste €400.000. Voor het deel daarboven blijft de vrij in te vullen ruimte onveranderd op 1,18 procent.
De vrij in te vullen ruimte bestaat om werkgevers flexibiliteit te bieden in het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden, zonder dat dit al te zware administratieve lasten met zich meebrengt. De administratieve verlichting komt vooral door het feit dat alle uitgaven binnen deze ruimte op één hoop gegooid worden. Daarin verschillen ze van de gerichte vrijstellingen, waarvoor specifieke administratieve eisen gelden per vrijstelling.
Het is van groot belang dat je als werkgever goed let op de kosten die je maakt in dit deel van de WKR. Enerzijds is het zonde om deze ruimte te weinig te benutten. Het is tenslotte een fiscaal aantrekkelijke faciliteit om werknemers te belonen. Anderzijds is het kostbaar om de vrije ruimte te overschrijden. Alle kosten die boven de genoemde percentages uitstijgen, worden met 80 procent belast.
Wat verandert er in de WKR Regeling 2024 ten opzichte van 2023?
Wat er verandert aan de WKR regeling in 2024? Het betreft vooral indexaties en veranderingen van percentages. Een verandering die veel aandacht krijgt is de verhoging van de onbelaste kilometervergoeding. Deze stijgt van €0,21 naar €0,23. Dit betreft de vergoeding voor alle zakelijke kilometers, ongeacht vervoermiddel. Ook kun je er als werkgever nog steeds voor kiezen om een kilometervergoeding te verstrekken of de werkelijk gemaakte kosten te vergoeden, in het geval van zakelijke reizen per ov.
Ook in de vrije ruimte verandert in 2024 het nodige. Deze bedraagt in 2023 3 procent van de totale loonsom tot €400.000. Dat percentage bedroeg in 2022 nog 1,7 procent en zou oorspronkelijk tot 1,92 procent worden verhoogd in 2023. Dit is tijdelijk verhoogd tot de genoemde 3 procent en zakt in 2024 weer tot het eerder beoogde percentage van 1,92. In alle gevallen geldt dit voor de eerste €400.000 aan totale loonsom. Voor het deel van de loonsom hierboven bedraagt de ruimte in 2024 1,18 procent. Dat is ongewijzigd ten opzichte van 2023 en 2022. Voor bedrijven met relatief veel werknemers heeft dat dus weinig gevolgen. Voor kleinere bedrijven neemt de vrij in te vullen ruimte in 2024 sterk af.
Pim Kiffen
Pim Kiffen
