Nog maar een paar jaar geleden was thuiswerken hooguit iets incidenteels en was je als werkgever vooral bezig met het naar de zin maken van je werknemers op kantoor of in de werkomgeving. Sta-zitbureaus, meer groen op de werkplek en soms zelfs de welbekende (en niet universeel geliefde) kantoortuin. De trend was vooral dat de werkplek best wat aandacht en liefde verdient en dat dit de productiviteit ten goede komt. Dat is allemaal nog steeds waar, al is die werkplek zelf dus een stuk minder statisch geworden.
Balans tussen thuis en kantoor
Tegenwoordig is de werkplek dus overal. Althans, in theorie. In de praktijk werken de meeste mensen vooral op kantoor en thuis, hybride dus. En eigenlijk is dat heel snel en heel natuurlijk gegaan. Opeens was het noodzakelijk, daarna vanzelfsprekend. Al waren velen natuurlijk blij om terug te keren naar kantoor, na de pandemie. Waarmee dus die hybride balans gevonden is die in de praktijk voor veel werknemers zo goed werkt.
Dat werknemers hiervoor kiezen spreekt voor zich. Zowel thuiswerken als werken op kantoor heeft voordelen en wie beide doet, heeft het beste van twee werelden. Die ene dag dat de kinderen uit school komen of thuis lunchen, vang je ze tussen het werken door op. Terwijl dat teamproject of die brainstorm gewoon op kantoor kan. Vooral omdat daar nu een stuk meer ruimte is. Veel werknemers kiezen hun thuiswerkdagen dan ook heel bewust. Sommige werkzaamheden zijn goed thuis te doen, voor andere werkzaamheden schiet je graag nog even een collega aan.
Meestal verloopt dit heel natuurlijk. Desondanks stellen werkgevers hier wel bewust beleid voor op. Zo zijn er bijvoorbeeld vaste kantoorwerkdagen of bestaat er een zeker minimum aan kantoorwerkdagen per week of maand. Zo houd je als werkgever grip op je personeel. Want veel werkgevers (én werknemers) beschouwen fysieke interactie als noodzakelijk om de organisatiecultuur en samenhang te bewaken.
Ideale werkplek
Binnen al deze voorkeuren voor het ‘waar’ van werken, zouden we bijna de fysieke werkplek vergeten. Het bureau, de laptop of het scherm en de printer binnen handbereik. Welke eisen precies gelden voor de fysieke werkplek, hangt van het werk en de werknemer zelf af. Maar feit is dat het geen uitgemaakte zaak is dat de thuiswerkende medewerker thuis een gelijkwaardige werkplek heeft aan kantoor, terwijl je als werkgever verantwoordelijk blijft voor een goede (ergonomische) werkplek. Oók als die werkplek het thuiskantoor is.
Dat betekent vooral dat je als werkgever niet blind vertrouwt op de goede werkplek van de werknemer, ook al is dat bij wijze van spreken een opengeklapte laptop aan de eettafel. Ook thuis zijn een zit-stabureau, een goede bureaustoel en een scherm op de juiste hoogte (en voldoende schermen) belangrijk om de productiviteit van de werknemer te bevorderen, maar ook om ziekteverzuim te voorkomen. Fysieke klachten als gevolg van het werk moeten natuurlijk worden voorkomen. En dan hebben we het over de minimale vereisten. Er zijn natuurlijk meer redenen te bedenken waarom een werknemer niet over een ideale thuiswerkplek beschikt. Wat te denken van een (voldoende) fysiek afgeschermde ruimte met daarin een prettig werkklimaat, bestaande uit leuke inrichting en voldoende daglicht? Dit zijn zaken waar werknemers niet zonder meer alleen zelf voor verantwoordelijk zijn.
Thuiskantoorbudget
Veel werkgevers komen werknemers tegemoet met een thuiskantoorbudget. Een budget dat min of meer vrij gebruikt mag worden om een thuiskantoor in te richten. Dat werkgevers die keuze maken – want verplicht is het niet – is logisch. Niet alleen om de productiviteit en de gezondheid van werknemers te waarborgen, maar ook omdat dit budget logischerwijs voorhanden is. Een deel van de apparatuur schaf je als werkgever tenslotte toch al aan. Daarbij dalen de lasten van het kantoor al snel. In eerste instantie door minder aanwezigheid, in tweede instantie omdat er simpelweg minder kantoorruimte nodig is.
Wanneer je als werkgever goederen, employee benefits of vergoedingen – het thuiskantoorbudget – ter beschikking stelt aan werknemers, dan is er (indirect) sprake van belonen. Dat werpt altijd de vraag op hoe dit in te richten, liefst zodat dit fiscaal voordelig kan. Vanuit de werkkostenregeling of WKR zijn er verschillende gerichte vrijstellingen om in thuiswerken te voorzien. Een thuiswerkbudget als zodanig valt niet onder de gerichte vrijstellingen, dus je moet goed kijken hoe je dit in de praktijk regelt.
Dat begint bij het vergoeden van kantoormeubilair. Dit mag je als werkgever direct beschikbaar stellen of je mag de werknemer (binnen bepaalde grenzen) de gelegenheid bieden om aanschaft meubilair te declareren. Hieraan worden ook nog bepaalde eisen gesteld in de context van ARBO en ergonomie, dus het is zaak enige controle te houden op wat er precies gekocht wordt. Vrijwel alle kantoormeubilair en gerelateerde elektronica (denk aan koptelefoons) kan in principe via de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling of WKR belastingvrij worden verstrekt of aangeschaft. Los hiervan staat een belastingvrije thuiswerkvergoeding (€2,35 per thuiswerkdag in 2024) die vooral is bedoeld voor consumptieve lasten (nutsvoorzieningen en eten) rondom het thuiswerken.
Het is niet ongebruikelijk dat werkgevers een clausule opnemen in het contract van werknemers dat eventueel verstrekte vergoedingen of kantoormeubelen dienen te worden geretourneerd, wanneer het dienstverband voor een bepaalde datum eindigt.
Een passend budget
Wat een passend thuiskantoorbudget is, hangt van de situatie af. Sommige functies vereisen veel meer hardware dan andere. Maar de grootste variabele is natuurlijk het budget van de werkgever zelf. Dit hangt samen met het thuiswerkbeleid en ook met de mogelijkheid om de lasten van het fysieke kantoor te beperken. De gerichte vrijstellingen (en anders de vrije ruimte in de WKR) bieden in ieder geval volop mogelijkheden om dergelijke budgetten te belastingvrij of op zijn minst fiscaalvriendelijk te verstrekken.
Zelfs thuiswerkbudgetten van tot wel €1500,- hoeven zo niet als vergoeding aan de werknemer te worden aangemerkt, met de bijbehorende loonbelastingverplichting. Dat maakt een thuiskantoorbudget ook een goede mogelijkheid om je als werkgever van je beste kant te laten zien en werknemers ruimschoots de mogelijkheid te bieden in een goede thuiswerkplek te voorzien. Dat is ook een prima secundaire arbeidsvoorwaarde om in vacatures te vermelden.
Pim Kiffen
Pim Kiffen
