Wat is de Vrije Ruimte en hoe wordt deze berekend?
De vrije ruimte is een component van de . Deze regeling – in de praktijk een verzameling van regelingen – regelt hoe werkgevers werknemers buiten regulier loon kunnen belonen. Voorbeelden van zulke beloningen zijn een auto van de zaak, apparaten die aan werknemers worden verstrekt, bedrijfsfeesten en -reizen, en andere employee benefits. Deze employee benefits vertegenwoordigen economische waarde, worden door de werkgever verstrekt en leveren eventueel ook privé voordeel op voor werknemers. Daarom is er in beginsel sprake van beloning waarover belasting betaald moet worden.
Tegelijk legt het een onevenredige administratieve last op werkgevers als zij voor al van dergelijke zaken belasting moet afdragen. Ook ontmoedigt het voorzieningen en secundaire arbeidsvoorwaarden die in beginsel heel nuttig of zelfs noodzakelijk voor het werk zijn. De WKR vereenvoudigt de administratie en biedt in de praktijk ook fiscale vrijstellingen voor specifieke bestedingen, binnen bepaalde voorwaarden. Deze specifieke bestedingsdoelen heten ‘gerichte vrijstellingen’. Samen met de vrije ruimte vormen deze de werkkostenregeling. De vrije ruimte daarentegen is meer een soort sluitpost. Een percentage van de totale loonsom die een werkgever belastingvrij mag gebruiken ten gunste van werknemers, zonder dat er specifieke bestedingsdoelen zijn. Simpel gezegd: als werkgever mag je de vrije ruimte naar eigen inzicht benutten.
De hoogte van de vrije ruimte is een percentage van de loonsom van het hele bedrijf. Daarbij is sprake van twee schijven, wat vooral bedoeld is om kleine ondernemers iets meer ruimte te geven. In 2023 bedraagt de vrije ruimte 3 procent van de loonsom tot €400.000. Voor het deel van de loonsom daarboven bedraagt de vrije ruimte 1,18 procent. Het percentage van 3 in de eerste schijf betreft een tijdelijke verhoging die alleen voor 2023 geldt. In 2022 bedroeg dat percentage nog 1,7. De vrije ruimte 2024 bedraagt 1,92 procent over de eerste €400.000 en eveneens 1,18 procent over het deel daarboven.
Waar kun je de vrije ruimte voor gebruiken?
Een van de voordelen van de vrije ruimte is de brede toepasbaarheid. Als werkgever kun je deze ruimte inzetten voor vrijwel alle soorten vergoedingen. Of het nu gaat om kerstpakketten, bedrijfsfeesten of andere secundaire arbeidsvoorwaarden, de vrije ruimte biedt ruimte voor creativiteit en flexibiliteit. Het is een instrument om werknemers op diverse manieren te belonen zonder dat hier direct belasting over verschuldigd is.
Ondanks dat de vrije ruimte in theorie voor vrijwel alles te gebruiken is, zijn er voor de hand liggende bestedingen. Zo zijn veel fietsregelingen in de vrije ruimte ondergebracht, maar ook de bekende employee benefits in de richting van vitaliteit, zoals sportschool abonnementen en bedrijfsfitness. Naast benefits kunnen ook gratificaties en sommige extra beloningen via de vrije ruimte verstrekt worden. In de regel kan elke vorm van beloning of het verstrekken van goederen in natura worden aangemerkt als invulling van de vrije ruimte. De voorwaarde daarvoor is wel dat het verstrekken ook als zodanig wordt aangemerkt in de financiële administratie. Gebeurt dat niet, dan is er sprake van (aanvulling op) regulier loon, wat in de regel fiscaal onaantrekkelijker is.
Hoe benut je de vrije ruimte optimaal?
Het optimaal benutten van de vrije ruimte begint met het gebruiken ervan. Een groot aantal Nederlandse werkgevers benut de ruimte niet of slechts gedeeltelijk. Daarmee doen zij zowel zichzelf als hun werknemers tekort. De vrije ruimte is bedoeld om, zonder al te zware administratieve en financiële lasten, aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en employee benefits aan te bieden. Een fiscaal aantrekkelijke manier om goede werknemers aan te trekken en te behouden. Of, anders gesteld: een werkgever met minder goede secundaire arbeidsvoorwaarden moet dezelfde werknemers met betere primaire arbeidsvoorwaarden over de streep trekken en is daardoor per saldo duurder uit.
Tegelijk is de vrije ruimte natuurlijk beperkt. Daarom past ook een goede planning en doorrekening van scenario’s bij het optimaal benutten van de vrije ruimte. Idealiter heb je vóór het begin van een nieuw jaar een aardig idee van welke voorzieningen je werknemers wil bieden en wat de financiële en fiscale consequenties daarvan zijn. Hou er daarbij rekening mee dat er veel zaken zijn die niet uit de vrije ruimte hoeven te komen. Het bieden van beloningen of voorzieningen uit de gerichte vrijstellingen of met zogeheten ‘nihilwaardering’ (bijvoorbeeld koffie en thee), gaat niet ten koste van de vrije ruimte.
Tot slot zal het regelmatig voorkomen dat, tegen het einde van het jaar, de vrije ruimte niet volledig benut is. Juist dan zijn er tal van bestedingen denkbaar om deze ruimte te benutten, van een kerstcadeau tot een eindejaarsbonus. Dat hoeft natuurlijk niet, maar het is een eenvoudige en aantrekkelijke manier om je een goed werkgever te tonen. Omgekeerd kan het natuurlijk ook voorkomen dat je de vrije ruimte overschrijdt. Dat brengt extra kosten met zich mee, maar dat hoeft geen probleem te zijn. Aangezien de vrije ruimte 2024 (in de eerste schijf) een stuk daalt, is het goed mogelijk dat bedrijven die in 2023 de vrije ruimte (bijna) volledig hebben benut, deze in 2024 zullen overschrijden.
Wat als je de vrije ruimte overschrijdt?
Voor overschrijdingen van de toegekende vrije ruimte als percentage van de loonsom, geldt een eindheffing van 80 procent. Simpel gezegd: als je €100 te veel besteed in de vrije ruimte, zul je €80 aan belasting moeten betalen. Mede daarom zijn veel bedrijven bang om de vrije ruimte te gebruiken, wat erin resulteert dat de vrije ruimte zelfs niet in zijn geheel wordt gebruikt. Toch is het in de meeste gevallen voordeliger om te belonen via de vrije ruimte in vergelijking met belonen via het loon, voor zowel de werkgever als de werknemer. Hoe zit dat?
Wanneer een werknemer een extra beloning krijgt via het loon, betalen zowel de werknemer als de werkgever daar belasting over. Afhankelijk van het salaris van de werknemer, betaalt deze in 2024 36,93 procent of zelfs 49,50 procent belasting. Als werkgever varieert de belasting en kan deze oplopen tot 35 procent. In het geval dat een werkgever een extra beloning van €100 netto wil verstrekken aan een werknemer, houdt dit in dat dit de werkgever liefst tussen de €184,75 en €267,33 kost. Via de vrije ruimte is dit maximaal €180, gezien de 80 procent eindheffing.
Als je nog een stap verder wil gaan heeft iedere beloning via loon ook impact op het totale brutoloon dat een werknemer ontvangt. Veel werknemers maken gebruik van toeslagen voor bijvoorbeeld de huur, zorg of kinderopvang. Een verhoging in het brutoloon betekent ook dat de kans bestaat dat een werknemer in een hogere schijf belandt en daardoor minder toeslag ontvangt. Zo kan een beloning in de realiteit zelfs geld kosten voor de werknemer.
Het belangrijkste voor iedere werkgever is om een duidelijk plaatje te schetsen voor 2024. Voor bedrijven is het pas een probleem als kosten onverwacht zijn. Dus ongeacht of je de vrije ruimte 2024 wel of niet gaat overschrijden, zorg ervoor dat je een helder beeld hebt van je plannen voor het nieuwe jaar.
Pim Kiffen
Pim Kiffen
