Wat zijn gerichte vrijstellingen?
De WKR valt uiteen in twee delen; een deel vrije ruimte, dat geheel naar eigen inzicht kan worden ingezet, en zogeheten gerichte vrijstellingen. Het verschil is dat gerichte vrijstellingen specifieke bestedingsdoelen kent. Het bekendste voorbeeld is de belastingvrije kilometervergoeding (€0,23 per kilometer, per 1 januari 2024). Deze stelt een werkgever in staat om kosten van de werknemer belastingvrij te vergoeden, binnen de specifieke grenzen van deze vrijstelling.
Kenmerkend aan gerichte vrijstellingen is dat elke vrijstelling eigen voorwaarden heeft. Ook geldt natuurlijk niet elke uitgave of vergoeding ten bate van de werknemer als gerichte vrijstelling. Vergoedingen die niet zijn opgenomen als gerichte vrijstelling kunnen eventueel via de vrije ruimte alsnog belastingvrij worden aangewend ten gunste van werknemers. Dat geeft werknemers meer vrijheid in het aanbieden van employee benefits, ook als deze niet zijn aangemerkt als gerichte vrijstelling.
Wat dan wel is aangemerkt als gerichte vrijstelling? Hieronder noemen we enkele belangrijke.
Reizen & werken
Hierboven noemden we al de onbelaste kilometervergoeding. De gerichte vrijstelling geldt echter niet alleen voor autokilometers. Vrijwel iedere medewerker is eraan gewend om reiskosten vergoed te krijgen. Dit gaat via een gerichte vrijstelling. Werkgevers kunnen de reiskostenvergoeding op verschillende manieren aanbieden aan medewerkers. Zo kunnen ze vergoeden op basis van het aantal gereisde kilometers, door de daadwerkelijk gemaakte OV kosten te vergoeden of door een OV abonnement te vergoeden.
Thuiswerkvergoedingen zijn de laatste jaren in opkomst. Met het 'nieuwe werken' is hybride, en soms zelfs volledig remote, eerder regel dan uitzondering en steeds meer werkgevers bieden dan ook de thuiswerkvergoeding aan. In 2024 bedraagt deze €2,35 per dag. Het staat werkgevers vrij om meer of minder te geven dan deze bedragen. Als ze minder vergoeden is er niks aan de hand, maar vergoeden ze meer, dan is er belasting verschuldigd over het deel erboven. Dat is de voorwaarde van de gerichte vrijstelling voor thuiswerkvergoedingen en reiskostenvergoedingen.
Verbeteren kennis & vaardigheden
Kennis en opleidingen is een prima voorbeeld van een bestedingsdoel dat zakelijk nut heeft – een werknemer met meer kennis is waardevoller – maar ook privé voordeel oplevert. Diezelfde werknemer kan tenslotte ook een hoger salaris bedingen, hetzij bij zijn huidige werknemer of ergens anders. Ook het volgen van opleidingen is een gerichte vrijstelling.
Medewerkers die zichzelf ontwikkelen zijn van grote waarde voor je organisatie. Investeren in je medewerkers kan dus nooit kwaad en daarom bieden veel bedrijven dan ook een opleidingsbudget. Werkgevers kunnen dit bedrag belastingvrij vergoeden. Deze specifieke gerichte vrijstelling wordt vaak niet optimaal gebruikt. Veel werkgevers en medewerkers zijn in de veronderstelling dat dit budget uitsluitend gebruikt kan worden voor dure cursussen en opleidingen. Het tegendeel is waar. Ook vakliteratuur in de vorm van bijvoorbeeld een boek, of een educatieve app als Duolingo kan worden gefinancierd via een gerichte vrijstelling. Als redelijkerwijs aannemelijk gemaakt kan worden dat het bestedingsdoel bijdraagt aan de kennispositie van werknemers, valt het binnen deze vrijstelling.
Apparatuur & gereedschappen
Of het origineel en aantrekkelijk is om te vermelden in een vacaturetekst is maar de vraag, maar wat de fiscus betreft zijn een laptop en telefoon van de zaak wel degelijk employee benefits die belastingvrij aan de werknemer verstrekt kunnen worden. Goed om hierbij te vermelden is dat dit specifiek betrekking heeft op situaties waarin dergelijke apparatuur als eigendom aan medewerkers verstrekt wordt.
Veel werkgevers stellen apparaten ter beschikking aan hun werknemers, zonder dat deze op enig moment (privé) eigendom worden van de werknemer of dat de werknemer deze apparaten voor privédoeleinden mag gebruiken. In deze gevallen blijven de apparaten eigendom van de werkgever en zijn het reguliere zakelijke investeringen of kosten. In dat geval is er dus geen sprake van employee benefits volgens de definitie van de WKR.
Korting op eigen producten
Als het gaat om iets extra's geven aan je medewerkers kun je behalve een populaire employee benefit ook kiezen voor je eigen producten. Dat is een logische keuze, want die producten heb je toch al en verwerf je relatief voordelig. In de detailhandel is het zeer gebruikelijk om korting te geven aan medewerkers op je eigen producten. Voor het verstrekken van (korting op) eigen producten is ook een gerichte vrijstelling in het leven geroepen. Zoals bij deze vrijstellingen gebruikelijk is, gelden er specifieke voorwaarden daarbij. Zo mag een product niet in zijn geheel gratis verstrekt worden. In plaats daarvan mag er maximaal 20 procent korting gegeven worden. De totale korting is bovendien gemaximeerd op €500,- op jaarbasis. Daarboven is sprake van een vergoeding aan werknemers waarover belasting is verschuldigd.
Gerichte vrijstellingen thuiswerkplek
Nu het steeds normaler is dat medewerkers vanuit huis werken, is ook dit meegenomen in de WKR. We hebben het al kort gehad over de thuiswerkvergoeding en apparatuur en gereedschappen, maar het gaat nog iets verder dan dat. Onder die apparatuur en gereedschappen kan namelijk ook het meubilair vallen voor het inrichten van de thuiswerkplek, mits dit redelijkerwijs als noodzakelijk wordt gezien, zoals een bureau en stoel. Wederom gaat het hier dan om voorzieningen die weliswaar noodzakelijk zijn voor de (thuis)werkplek van de werknemer, maar wel diens eigendom worden.
Ook bepaalde vaste lasten, zoals een internetabonnement kunnen vergoed worden. Vooral bij bedrijven die volledig remote werken zijn dit soort vergoedingen gebruikelijk. Dit omdat hun werknemers geen alternatief hebben. Vanzelfsprekend bespaart de werkgever natuurlijk ook kosten op de eigen huisvesting. Dat vergroot de ruimte voor dergelijke vergoedingen. Als een medewerker een combinatie-abonnement heeft, waarbij internet wordt gecombineerd met een vaste telefoon en/of televisie, dan is het aan de werkgever om te bepalen hoeveel van dat bedrag wordt vergoed.
Uiteindelijk resteert voor de overige vergoedingen nog de vrije ruimte. Dat is een vast percentage van de totale loonsom (tot een maximum bedrag) dat naar eigen inzicht kan worden gebruikt voor belastingvrije vergoedingen aan werknemers. Daarvoor kunnen zaken worden verstrekt waarvoor geen gerichte vrijstelling bestaat. Daaronder vallen bijvoorbeeld bedrijfsfeesten of reizen met een (deels) recreatief doel..
Pim Kiffen
Pim Kiffen
